基于數(shù)據(jù)資源管理的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)問題研究

王亞旭

摘 要：隨著企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的日益發(fā)展，數(shù)字館藏資源呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多、利用高效等特點，從根本上改變了傳統(tǒng)檔案館的工作模式和服務(wù)方式，使得檔案工作從業(yè)者角色從傳統(tǒng)意義上的“管檔案”向“管數(shù)據(jù)”方面拓展，為檔案服務(wù)工作的開展提供了更為廣闊的發(fā)展空間。本文對企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中如何對構(gòu)建數(shù)據(jù)資源管理體系進行了研究。介紹了數(shù)字檔案館建設(shè)中數(shù)據(jù)資源管理方面存在的問題，并分別從管理層面、數(shù)據(jù)的長期保管和高效利用等技術(shù)層面對數(shù)據(jù)資源管理體系的建設(shè)等進行探討與分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；數(shù)據(jù)資源；問題研究

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中的數(shù)據(jù)資源是指通過對企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲的各種數(shù)據(jù)檔案信息。是企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營活動的重要見證和記錄，是一種不可再生的信息資源，具有重要的社會價值和經(jīng)濟價值。近年來，大數(shù)據(jù)、云計算、云存儲技術(shù)作為新興計算機信息技術(shù)受到社會的高度關(guān)注，對傳統(tǒng)的生產(chǎn)、生活方式帶來了巨大的沖擊，檔案管理工作同樣也不例外，在數(shù)字檔案館建設(shè)背景下如何做好館藏數(shù)據(jù)資源的管理，推動檔案管理服務(wù)工作的核心業(yè)務(wù)和管理模式向數(shù)字化、信息化進行轉(zhuǎn)變，具有十分重要的研究意義。

1 數(shù)字檔案館下館藏數(shù)據(jù)資源的特征

大數(shù)據(jù)時代背景下數(shù)字檔案館建設(shè)能夠?qū)崟r捕獲具有歸檔價值的電子文件，能夠?qū)崟r對電子文件進行自動標引，使得檔案的歸檔范圍得以進一步擴大，各種類型的檔案資源庫建設(shè)也日趨成熟。檔案收集由傳統(tǒng)模式下的移交歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shù)據(jù)實時、自動歸集的接收，歸檔范圍的擴大和大量信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的積累使得企業(yè)數(shù)字檔案館中的數(shù)據(jù)資源同樣具有通常人們所認為的大數(shù)據(jù)的4V特征。

1.1 大量（Volume）

2013年10月10日，楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上的指出，至2012年底，北京市和各區(qū)縣檔案館共完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化8759.5萬頁，接收電子檔案約48TB（萬兆字節(jié)），市檔案館已完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化4397萬頁，占館藏63%。上海17個區(qū)縣檔案館檔案數(shù)字化共超過3.6億頁，占館藏50%以上，部分區(qū)縣達90%以上，民生檔案數(shù)字化率全部達100%。數(shù)據(jù)資源存儲單位從過去的GB到TB，直至PB、EB。隨著信息化技術(shù)手段的不斷完善和應(yīng)用，企業(yè)辦公自動化（OA）、計算機輔助設(shè)計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）等方面等多種信息系統(tǒng)的應(yīng)用，伴隨著大量的數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，這些都將成為數(shù)據(jù)資源的來源。

1.2 高速（Velocity）

數(shù)字檔案館利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，使館藏數(shù)據(jù)資源信息實現(xiàn)共享化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，用戶可以突破傳統(tǒng)檔案館在時間和空間上的限制，借助于網(wǎng)絡(luò)終端來獲取所需的各種數(shù)據(jù)信息，加快了信息傳遞的速度。在數(shù)字檔案館環(huán)境下，人們不用到檔案館就能夠查詢到所需要的檔案信息，滿足人們多方面的信息需求，甚至可以通過分析用戶行為主動提供個性化信息定制推送服務(wù)。

1.3 多樣（Variety）

大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)據(jù)格式越來越多樣化，涵蓋了文本、音頻、圖片、視頻等不同類型的數(shù)據(jù)。目前，國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）中規(guī)定了8種電子文件類型作為長期保存推薦格式，包括文本文件（T）、圖像文件（I）、圖形文件（G）、影像文件（V）、聲音文件（A）、超媒體鏈接文件（O）、程序文件（P）和數(shù)據(jù)文件（D）。從數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)專業(yè)分類的上呈現(xiàn)出多樣性的特點。

1.4 價值（Value）

這是企業(yè)數(shù)字檔案館中館藏數(shù)據(jù)資源的核心所在，其包含的社會價值和經(jīng)濟價值無法估量。因此需要對這些寶貴的數(shù)據(jù)資源信息開展安全、有效地存放與保管，做好備份工作，確保數(shù)據(jù)資源的安全、長期可用和高效利用。

2 數(shù)字檔案館下數(shù)據(jù)資源管理存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)資源的長期存取問題

技術(shù)的發(fā)展使得檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量急劇增長，但是關(guān)于數(shù)字檔案長期保存的問題仍然沒有得到全面的解決，數(shù)字檔案信息是記錄在一定物理載體上，需要借助一定的軟硬件才能被讀取和利用，其存儲時間的長短在很大程度取決于物理載體性能的好壞，而計算機技術(shù)的更新?lián)Q代速度很快，在過時的計算機軟硬件平臺上能讀取出的不一定能在當前或未來的平臺上讀取出，這種不能被存取的信息，其壽命再長也是無用，因此，如何延長數(shù)字檔案的壽命成為數(shù)字檔案館建設(shè)研究的重要問題。

2.2 電子文件的真實性問題

“原始記錄性”作為檔案的本質(zhì)屬性，正是由于這一特性 ，使得檔案區(qū)別于其他事物從而具有了憑證作用，具有了法律效力。然而，在大數(shù)據(jù)背景下，電子文件的表現(xiàn)形式則多種多樣，如音頻、視頻文件，圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫文件，以及超媒體文件等，內(nèi)容和載體的可分離性，如何確保此類電子文件在產(chǎn)生、處理、保管和遷移過程中能夠繼續(xù)保持原有的固化形式，確保內(nèi)容信息完整且不被篡改，具備紙質(zhì)檔案的原始性、完整性和真實性，成為數(shù)字檔案館建設(shè)中數(shù)據(jù)資源管理需要解決的首要問題之一。

2.3 潛在的網(wǎng)路安全風險

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下影響數(shù)字檔案館正常運行的因素主要有以下幾個方面：一是計算機軟硬件及相關(guān)組件故障產(chǎn)生的問題。如元器件老化或損壞，系統(tǒng)不穩(wěn)定等；二是人為破壞與干擾產(chǎn)生的問題。如黑客侵入、惡意信息等，導(dǎo)致非法訪問、非授權(quán)訪問，竊取、篡改或者偽造相關(guān)數(shù)據(jù)信息，造成文檔泄密。三是木馬病毒和間諜程序所產(chǎn)生的安全問題，通過截獲、竊取、破譯等手段來獲得重要機密信息。這些潛在的安全隱患是數(shù)字檔案館建設(shè)過程中不可回避而且要需要解決的。

2.4 重大自然災(zāi)害的威脅

在數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，同時要面臨一個重要的問題，即數(shù)字檔案館遇到自然災(zāi)害破壞時所帶來的巨大損失。構(gòu)成數(shù)字檔案館的計算機硬件、軟件及其相關(guān)組件對環(huán)境具有較強的依賴性，在其使用和保管過程中會受到主客觀因素的影響，一旦發(fā)生如水災(zāi)、火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害時，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有續(xù)存儲狀態(tài)，就會對數(shù)字檔案館館藏數(shù)據(jù)資源產(chǎn)生很大的破壞，有的甚至是毀滅性的。

3 具體應(yīng)對措施

數(shù)字檔案館下數(shù)據(jù)資源的長期有效保存與維護，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。在建立一套技術(shù)與管理并重的數(shù)據(jù)資源安全保障體系的同時，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子文件的特點等綜合條件，制訂好應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難備份、恢復(fù)機制，提高應(yīng)急處置能力，建立一套科學的、可行的、指導(dǎo)性的數(shù)據(jù)管理安全規(guī)范，使數(shù)字檔案館的建設(shè)有章可循，有法可依，確保數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法篡改等，確保檔案數(shù)據(jù)原始記錄性的本質(zhì)屬性。

3.1 管理層面

從管理層面上來說，關(guān)鍵是要建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的數(shù)據(jù)資源管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞數(shù)據(jù)資源在信息安全上可能存在的漏洞，這些環(huán)節(jié)包括從電子文件形成、處理、傳輸、收集、積累、歸檔，到電子檔案的保管、提供利用的全過程，即電子文件全生命周期管理，任何一個環(huán)節(jié)疏于管理，都有可能導(dǎo)致電子文檔信息的丟失或失真。

具體措施應(yīng)該包括加強對與電子文件形成、傳輸、管理、保存等活動相關(guān)的責任者的管理；電子文件的全生命周期必須是可控的或者是可以追溯的，防止電子文件被非法的更改或破壞；電子文件形成后要及時積累；建立和執(zhí)行科學的歸檔制度；制定和嚴格執(zhí)行電子文檔的鑒定、保管制度和標準；加強對電子文件利用活動的管理；建立數(shù)據(jù)資源管理記錄系統(tǒng)等。

3.2 技術(shù)層面

1）建立用戶訪問控制體系。訪問控制是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔信息安全防范和保護的主要措施和手段，主要是為了保證包括電子文檔信息在內(nèi)的數(shù)據(jù)資源不被非法訪問和非法使用。具體措施包括：（1）訪問控制。根據(jù)用戶角色（工作性質(zhì)、崗位職責、涉密等級、職務(wù)等級等）對用戶數(shù)據(jù)權(quán)限進行限定，通過系統(tǒng)管理員配置，實現(xiàn)對用戶ip地址身份進行自動識別來控制訪問內(nèi)容和時間；（2）權(quán)限控制。用戶對于被授權(quán)訪問的內(nèi)容（目錄、文件和其它資源）能夠執(zhí)行哪些操作，如只讀、修改、創(chuàng)建、刪除、復(fù)制和打印等。（3）防火墻控制。通過設(shè)置安全策略，對用戶客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進行判斷和識別或?qū)梢蓴?shù)據(jù)包進行檢測過濾，控制（允許、拒絕、檢測）出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包，實現(xiàn)限制未被授權(quán)的用戶進入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包，保證整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運行。

2）加密技術(shù)。通過加密技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的安全傳輸，以確保電子文檔內(nèi)容的非公開性。在多數(shù)情況下，通常采用“雙密鑰碼”的方式進行加密，將常規(guī)密碼和公鑰密碼結(jié)合在一起進行使用，發(fā)送方使用公開的加密密鑰對文件加密，收方使用嚴格保密的解密密鑰對收文進行解密，由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內(nèi)容，從而確保電子文檔在傳輸過程中的安全。

3）數(shù)字簽名技術(shù)。通過符合《電子簽名法》中規(guī)定要求的第三方機構(gòu)提供的簽名及簽名驗證技術(shù)，給電子文件附加一些特征固化的標識性信息，以便對電子文件的完整性和真實性進行驗證，來確認其內(nèi)容是否被篡改或是否為偽造。其目的是通過數(shù)字簽名技術(shù)可對網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臄?shù)據(jù)信息進行加密和解密、數(shù)字簽名和簽名驗證，來阻止非法用戶和合法用戶的非合法操作，確保傳遞過程中數(shù)據(jù)信息的保密性、完整性，以及信息交換實體身份的真實性、簽名信息的不可否認性，從而保障數(shù)據(jù)資源信息的安全性。

4）備份和恢復(fù)技術(shù)。通過在線備份，本地備份、異地保存，異質(zhì)異地保存等多種技術(shù)手段建立備份與恢復(fù)機制，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)信息丟失或失真，也能做到有備無患，只要啟動該機制，系統(tǒng)就能重新恢復(fù)到原來的面貌。這是一種防止電子文檔信息丟失或失真的補救措施，可以在應(yīng)急和重大災(zāi)害發(fā)生時保障重要數(shù)據(jù)的安全、有效可用。

4 結(jié)論

數(shù)字檔案館的建設(shè)使得傳統(tǒng)理論下對實體保管對象的關(guān)注，轉(zhuǎn)變成對文件、文件形成者及其過程的有機聯(lián)系和可靠性的關(guān)注，即我們所說的“后保管時代”。這些超出了傳統(tǒng)檔案管理范疇，給檔案工作也帶來了諸多挑戰(zhàn)，檔案工作者要適應(yīng)未來的工作挑戰(zhàn)，必須要加強對數(shù)字檔案館建設(shè)背景下數(shù)據(jù)資源管理問題的研究，盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技術(shù)以適應(yīng)未來檔案工作的新變化。

參考文獻

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