大數據時代建筑工程檔案管理信息化建設研究

梁秀云

摘 要：檔案資料作為建筑單位的信息集中處，現如今傳統紙質檔案管理辦法早已無法滿足現代社會的發展需求。本文從建筑工程檔案管理信息化存在的問題進行分析，并根據實際情況就大數據時代如何有效進行信息化檔案管理提出具體措施，希望能對建筑工程的檔案管理工作起到促進作用。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；建筑工程

大數據時代背景下，信息技術已被廣泛應用于各行各業，大幅度提升了企業工作效率。對于建筑單位而言，檔案作為記錄工程進度的重要資料的載體，科學的管理檔案，能夠實現建筑工程高效穩健運轉的目標。目前，部分建筑單位由于缺乏信息化建設，導致建筑單位檔案管理工作效率持續降低。

1 建筑工程信息化檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理信息化建設速度緩慢

科技飛速發展的同時，建筑工程檔案信息化建設也在加快進程，雖然大多數建筑企業已經加大了重視程度以及資金的投入，但根據調查結果可以發現，目前我國建筑工程檔案信息化管理的發展速度仍然落后于經濟建設的腳步，并未建立好工程建設的相關標準。由于檔案來源地區不同，導致信息分散難于管理。除此之外，許多建筑企業仍然依賴傳統的紙質檔案，而忽略了信息化建設。

1.2 對檔案管理信息化的重視度不夠

現階段，我國建筑工程檔案信息化管理建設還處于起始階段，存在諸多不足，具體包括：案卷質量不高，缺乏搜索工具，專業檔案管理人員技能不過關，從業數量不多，處理檔案管理事務時違規操作，嚴重阻礙了檔案信息化管理建設的進程。同時，國家相關法律制度不夠完善，檔案信息安全得不到保障。許多建筑企業存在著“重施工，輕管理”的現象，造成檔案收集、整理、移交、存檔等工作無法與工程施工同步，檔案管理工作僅僅流于形式。

1.3 檔案庫房不足

檔案庫房不足是當前建筑工程企業檔案管理面臨的問題之一，盡管絕大多數建筑工程企業都配備了管理檔案的辦公設施，但專門用于存放工程檔案的辦公用房卻嚴重不足，甚至沒有，工程檔案與公司的文秘、行政檔案一同存放，難以對其進行有效的保護與管理，檔案庫房的不足為建筑企業工程檔案的采集、整合、使用造成了很大影響。

2 大數據時代信息化建設建筑工程檔案管理的措施

2.1 增強建筑工程管理層的信息化意識

隨著大數據、互聯網、信息技術等新興科技的發展，信息化建設在建筑工程檔案管理中的作用日益突出，應用信息化管理手段能夠簡化檔案管理程序，減輕工作量，促進檔案管理高效化。但現階段我國信息化建設的應用還不到位，建筑企業管理層對其重視度不夠。為了提升建筑企業的檔案管理水平，企業管理層領導的信息化管理思維模式需要培養，不斷轉變傳統管理理念，認識到檔案管理工作的重要性，在思想認知上推進檔案管理工作，將日常生活中的檔案管理模式過渡到網絡管理模式，營造出安全、高效的檔案管理平臺，重視信息化技術實際應用到企業檔案管理中出現的問題，不斷完善檔案管理流程，嚴格按照相關制度把控管理過程中的各個環節，并對管理人員的專業技能進行檢測，同時安排技術人員對新科技設備進行定期檢測，確保檔案信息的完整與真實，為建筑企業檔案信息化管理帶來益處，實現信息化管理檔案的發展目標。

2.2 培訓建筑工程檔案管理人員的專業技能

建筑施工企業檔案管理中應用信息化技術，能夠有效提升檔案管理工作的效率。因此需要正確認識當前檔案管理人員的不足，優化信息化技術在檔案管理工作中的優勢發揮，提高建筑企業檔案管理的質量。企業檔案管理工作內容繁多且工作量大，管理人員的專業能力與素質水平極為重要，能否熟練運用新科技設備會直接影響檔案管理的水平。目前，部分建筑工程企業檔案管理人員計算機技術水平偏低，嚴重降低了檔案管理的工作效率。近日，國網棗莊供電公司按照檔案管理新要求，認真總結分析傳統檔案管理存在的弊端后，堅持以信息化建設為導向，大力推進企業檔案信息化建設，著重加強對企業檔案管理人員專業水平以及計算機網絡技術的培訓。在其位謀其職，檔案管理人員要保持對工作的高度熱情，以良好的態度積極對待日常工作，嚴格履行檔案管理的職責。并開展了檔案管理宣傳工作，提高建筑企業其他部門的在職員工對檔案管理一職的正確認知，優化檔案管理隊伍的內部結構。此外，對檔案管理人員的專業技能水平和服務態度進行評估檢測，并根據測試結果給予相應的獎勵和懲戒，以此促進每位檔案管理人員自主提升操作技能、熟練掌握現代化檔案信息處理工具的決心[1]。檔案管理人員的業務能力、素質高低與檔案管理工作的質量與效率有直接關系，加強檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識，對檔案管理工作科學化、規范化發展具有積極作用。

2.3 自動化檔案管理模式的建設

檔案管理工作的自動化模式建設是完成建筑施工企業檔案管理信息化改革的重要組成。為實現企業自動化檔案管理建設目標，各建筑企業可以通過購進新科技設備的方式加快檔案管理進程，提升檔案管理的工作效率。自動化技術包含數碼掃描識別技術、電子標簽以及OCR識別技術等，以OCR識別技術為例，OCR識別技術又稱光學字符識別技術，通過數碼相機或掃描儀等電子設備檢查打印紙上的印刷體字符，然后通過檢測明、暗的模式確定其形狀，采用光學的方式將紙質文檔中的文字轉換成黑白點陣的圖像文件，最后通過字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字的自動化技術，運用此技術不僅可以除錯，還能輔助信息提高識別正確率。以自動化技術為基礎，檔案管理自動化包括信息數據自動采集、自動篩查、自動搜索以及關鍵詞自動提取等程序，可有效實現檔案信息資料批量、自動處理功能，改進傳統檔案管理中各個檔案信息只能對應一份信息的弊端，促進了建筑施工企業檔案管理信息化建設進程。

2.4 實現檔案網絡化管理

由于計算機科技與網絡信息化時代的到來，互聯網技術已經被應用于社會發展的方方面面，建筑施工企業檔案管理工作也要迎合時代節奏，將網絡信息化平臺與檔案管理工作有效結合，從而不斷提高其工作效率。傳統的檔案管理以紙質文件的形式進行保存，極易造成信息資料損壞與丟失，所以現如今各大企業可以采用網絡信息化平臺處理信息資料的方法保存文件。例如，目前杭州市人民政府關于本市各級建筑工程企業檔案管理信息化建設下放通知，為能夠方便、安全、迅速的管理檔案，企業應引進相關計算機設備，將傳統紙質文件資料通過掃描、錄入等方法轉換成電子檔案或圖像的形式保存到網絡平臺，檔案管理人員統一在企業局域網上進行日常辦公，只需鼠標和鍵盤就可以完成檔案管理工作，這樣既能節省存儲空間，又能相較于傳統紙質文件保存模式保證信息資料的安全，與此同時還有便于查找和調取所需檔案文件的優點，一舉多得[2]。認清檔案管理信息化的新形勢，適應其形勢下的管理模式，達到提高檔案管理工作效率的目的。

3 結論

總而言之，根據當前大數據時代下的檔案管理現狀以及社會的發展需要，應用信息化管理檔案能夠提升建筑工程企業檔案管理的效率與水平，是我國信息化建設發展的必然趨勢。

參考文獻

[1]古穎偉.基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法探析[J].山東工業技術，2016（13）：156.

[2]林文艷.信息化工程建筑檔案管理方法研究[J].信息化建設，2016（04）：268.