淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

周惠

摘 要：時(shí)下，日常的檔案工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不符合新形勢下的要求，基于形式變化，我國事業(yè)單位內(nèi)部管理提出了更高的要求。針對檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的改革，積極采取新型的檔案管理方法，以提高管理力度。本文針對規(guī)范化的檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)分析，從檔案管理工作應(yīng)當(dāng)具備的個(gè)人原則入手，對于所存問題提出了相應(yīng)舉措，以期對新形勢下的檔案管理工作提供一定參考效果。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化

檔案管理是事業(yè)內(nèi)部管理的重要工作，其包含了大量的憑證價(jià)值和參考意義，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展，所產(chǎn)生的檔案資料已不在少數(shù)，管理工作變得越來越復(fù)雜。處于網(wǎng)絡(luò)社會的當(dāng)今，檔案管理工作問題的影響愈加嚴(yán)重，規(guī)范化管理相關(guān)檔案，已具有越來越大的現(xiàn)實(shí)意義。為了更好地適應(yīng)當(dāng)前形式，規(guī)范檔案管理工作的流程是不可或缺的重要任務(wù)，所以檔案管理人員需要做好這項(xiàng)工作，為事業(yè)的發(fā)展奠定劣實(shí)基礎(chǔ)。

1 新形勢下我國檔案管理工作的問題

1）不重視檔案管理工作。上級領(lǐng)導(dǎo)單位對檔案工作的不重視，對檔案管理工作人員的管理松懈，放任了檔案管理工作人員不端正的態(tài)度，限制了檔案管理工作的成效。檔案管理中顯著的檔案缺失問題便是相關(guān)人員不重視所造成的。而由于檔案本身繁雜眾多，相關(guān)人員若是沒有積極的工作心態(tài)，便會使檔案整理工作無功而返。

2）可供完善的檔案管理制度。當(dāng)前的文檔管理制度情況不容樂觀，很多單位有關(guān)檔案管理方面的制度仍不夠完善獨(dú)立，使得相關(guān)工作人員在工作方面的操作始終不夠規(guī)范。還有的管理制度并不全面，乃至于以辦公室管理制度為標(biāo)準(zhǔn)。不因不斷變革的新形勢而革新傳統(tǒng)的檔案管理制度，這不單單降低了檔案管理工作相關(guān)的質(zhì)量和效率，更影響了檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展。在檔案管理過程中，檔案管理人員要擁有深度應(yīng)用新型技術(shù)的能力以提高檔案資料的利用率與保管程度。但就目前情況，各大事業(yè)單位尚缺少相關(guān)的新型檔案管理結(jié)構(gòu)體系，這嚴(yán)重影響了檔案的有效與完整性。

3）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)略低。由于過去對檔案管理工作的傳統(tǒng)認(rèn)知，可能會讓人誤以為該工作簡單易做，不過是進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的專業(yè)教育與培訓(xùn)，甚至在一些單位中這通常是給老弱病殘職工的“福利工作”。可以看出即便人事管理人員在這方面的誤區(qū)也較為嚴(yán)重，不合理的人員安排常使得檔案管理人員缺少相應(yīng)的工作素養(yǎng)，影響了檔案工作的有序開展。重視檔案管理人員的素養(yǎng)問題，不斷進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)教育，讓其擁有先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)將能更好推動事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的進(jìn)程。

4）管理工作的現(xiàn)代化水平較低。由于檔案管理分散且管理人員意識的不到位，檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用較為緩慢、傳統(tǒng)的檔案管理方法通過人工收集整理并采取書面記錄的方式進(jìn)行分類保存。而個(gè)別檔案室由于儲存空間較少、檔案資料較多，傳統(tǒng)方式收集而來的資料有時(shí)會因拮據(jù)的空間而無法全部良好的保存下來。而書面資料一旦被刪選，則會造成該部分資料的永久遺失，出現(xiàn)資料不全乃至于檔案缺失的情況。同時(shí)手工繪制人工收集等方式難免出現(xiàn)錯(cuò)漏，難以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不符合新形勢下的發(fā)展需求。

2 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的舉措

1）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。重視檔案管理是新形勢下規(guī)范檔案管理工作的新方法，所以事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層需要加大對檔案管理的重視程度，需要讓他們進(jìn)一步意識到進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理工作的重要性。只有讓檔案管理的工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，才能給為行業(yè)發(fā)展提供詳細(xì)、完善的數(shù)據(jù)資料，以便于其他方面進(jìn)行高效的工作管理。同時(shí)通過相關(guān)完善的檔案規(guī)范化管理設(shè)施的配置，更進(jìn)一步推動事業(yè)單位的深入發(fā)展，讓相關(guān)事業(yè)單位能夠逐漸在激烈的市場競爭中脫穎而出。

2）健全完善檔案管理相關(guān)制度。落實(shí)詳細(xì)健全的規(guī)章制度是一切工作得以正常開展的前提，檔案管理工作也是一樣。而且由于每個(gè)事業(yè)單位的檔案資料不管是內(nèi)容還是形式上都有著一定差別，因此需要構(gòu)建符合實(shí)際的檔案管理制度，使檔案管理工作更加規(guī)范化，輔助工作人員約束管理相關(guān)工作，明確相關(guān)他們的責(zé)任，以確保管理工作規(guī)范化的發(fā)展，從而促進(jìn)檔案工作的管理水平。這就需要事業(yè)單位不斷對原有的檔案管理制度進(jìn)行更新，使其更加貼合實(shí)際、符合新形勢的發(fā)展。還要對檔案相關(guān)的記錄工作給予一定重視，明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。此外還要保證檔案管理，對個(gè)別重要文件進(jìn)行相應(yīng)防護(hù)，確保檔案信息的安全情況。因此，健全并完善檔案管理工作的相關(guān)制度顯得至關(guān)重要，其既能保證檔案規(guī)范化管理，又能對違規(guī)人員進(jìn)行相應(yīng)處理。

3）加強(qiáng)對人才專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培養(yǎng)是使事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的有效方法，只有確保該崗位人員具備對應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，才能擔(dān)負(fù)起管理的艱巨職責(zé)。這就要求檔案管理工作人員的能力水平與崗位要求相符合，除了具備實(shí)踐應(yīng)用能力還要有豐富的專業(yè)知識。因此單位人事部門要注重聘用相關(guān)人員時(shí)的能力考察，確保所錄入人員擁有滿足工作需要的工作素質(zhì)。正如上海市青浦區(qū)房屋檔案管理服務(wù)中心的相關(guān)工作人員招募標(biāo)準(zhǔn)，大部分都要求具有大學(xué)本科及以上的學(xué)歷，個(gè)別還需要相關(guān)兩年以上的工作經(jīng)歷，可謂是在根本的人事招聘中就確定了入職人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)由于新形勢的不斷發(fā)展，單位管理層也應(yīng)當(dāng)注重對該職位人員的相關(guān)培訓(xùn)，讓他們能夠充分習(xí)得并更新關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識。同時(shí)也可開展員工競賽的組織類活動，幫助他們提高相關(guān)的實(shí)際應(yīng)用能力及工作積極性。不斷提升檔案管理工作者的專業(yè)水平，才能切實(shí)保障檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

4）新形勢下科技手段的引入。傳統(tǒng)檔案管理工作由于受到人為因素的干預(yù)，不同程度的影響著管理工作的效果。而計(jì)算機(jī)管理程序作為主導(dǎo)的檔案管理工作則可以解決這一問題，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搜集信息，對比過去的人工采集數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性無疑得到了一定保證。同時(shí)將過去的紙質(zhì)檔案整理后錄入電腦網(wǎng)絡(luò)，對檔案進(jìn)行無紙化管理，則能夠在一定程度上降低管理人員的工作強(qiáng)度，擁有著事半功倍的成效。檔案管理的目的終究是為了更好地利用資料，使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。通過網(wǎng)絡(luò)信息化的管理手段，將資料以數(shù)據(jù)的方式通過計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備進(jìn)行精準(zhǔn)分類，保證利用時(shí)的方便快捷，并能更精確的找到所需資料。然而，雖然對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化分類管理是新形勢發(fā)展的必然趨勢，但相關(guān)事業(yè)單位也要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況循序漸進(jìn)，避免急于求成的工作導(dǎo)致浪費(fèi)及其他的不良影響。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作中的規(guī)范化是確保檔案管理工作時(shí)質(zhì)量和效率的基本。通過堅(jiān)持檔案工作的相關(guān)原則與制度，確保檔案的安全性。本文闡述了檔案管理的工作現(xiàn)況，可以見得對于檔案管理的規(guī)范化管理并非易事，要提高對其工作的重視程度，建立相關(guān)的管理制度，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。通過對該工作全面的重視，才能更好的進(jìn)行檔案管理工作，以此促進(jìn)事業(yè)單位的深入發(fā)展。

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