信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作探討

陸靖 李微葦 楊國(guó)鋒

摘 要：在信息化時(shí)代，醫(yī)院要想跟上時(shí)代的步伐，就需要加強(qiáng)信息化管理。檔案管理工作對(duì)醫(yī)院管理水平有著很大的影響，因此，有必要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。本文主要針對(duì)信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)、目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀以及改進(jìn)對(duì)策做了具體分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；醫(yī)院；檔案管理

在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展越來越快的背景下，醫(yī)院檔案信息量逐漸增加，檔案信息的分類也逐漸多樣化，這就給檔案管理部門工作增加了難度。現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院在檔案管理信息化方面還存在諸多不足，如何在信息時(shí)代將醫(yī)院檔案管理工作做得更完善，使醫(yī)院檔案管理更加自動(dòng)化和智能化，并加快醫(yī)院信息化建設(shè)的步伐，成為各個(gè)醫(yī)院面臨的新問題。

1 基于信息化的醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)分析

1.1 檔案信息存儲(chǔ)逐漸數(shù)字化

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和醫(yī)院的不斷變革，在信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的時(shí)代特點(diǎn)，首先是其信息存儲(chǔ)更加數(shù)字化[1]。這主要是因?yàn)獒t(yī)院對(duì)檔案的存儲(chǔ)已經(jīng)由紙質(zhì)存儲(chǔ)變?yōu)榱穗娮哟鎯?chǔ)，這樣的改變不僅可以提高檔案信息存儲(chǔ)的效率，縮短信息存續(xù)時(shí)間，還能夠提高檔案信息的準(zhǔn)確性，可以有效避免紙質(zhì)檔案因長(zhǎng)期存放而出現(xiàn)字跡不清等現(xiàn)象，檔案信息更加數(shù)字化，信息存儲(chǔ)更加靈活。另外，電子檔案不僅可以存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，還可以存儲(chǔ)視頻和音頻等，其存儲(chǔ)方式更加多樣化。

1.2 檔案信息資源更加多元化

在信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院的檔案信息資源更加多元化。由于社會(huì)的發(fā)展，信息來源更加廣泛，并且信息共享的平臺(tái)越來越多，因此可以很好地滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理的需求。近年來，我國(guó)醫(yī)院取得了快速發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模日益增大，醫(yī)院的科室和部門也顯著增加，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)量更大，檔案信息更加多元化，此時(shí)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化可以實(shí)現(xiàn)各部門間的有效溝通。

1.3 檔案信息處理時(shí)效性更高

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展迅猛，各類信息變更速度非常快，對(duì)于醫(yī)院檔案管理部門來說，信息時(shí)代要求其對(duì)檔案信息的處理具有高時(shí)效性[2]。而檔案管理部門要處理的信息不僅包括各個(gè)患者的病例信息，還包括各部門以及各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的各種信息，因此，其必須擁有快速獲取信息的技術(shù)與手段，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，從而使檔案信息的價(jià)值真正發(fā)揮出來，提高檔案管理效率。

1.4 檔案管理人員更加專業(yè)

在信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院不再單純由人工進(jìn)行檔案管理，而是更多地采用信息化技術(shù)，這就意味著管理人員要具備專業(yè)的信息技術(shù)和知識(shí)，了解電子檔案管理的注意要點(diǎn)。實(shí)際上，醫(yī)院的檔案管理人員不僅要對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)保管，還需要對(duì)有效的信息進(jìn)行提取和二次開發(fā)，因此，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高其專業(yè)性，才能實(shí)現(xiàn)信息資源的再利用，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理化水平。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 檔案信息化工作中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一

我國(guó)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展階段，很多技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)都沒有得到統(tǒng)一，導(dǎo)致各個(gè)醫(yī)院之間的信息處理系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，信息資源就不能實(shí)現(xiàn)共享。并且由于系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)很難快速找到問題所在，導(dǎo)致問題不能及時(shí)得到解決。

2.2 檔案信息化難以滿足更多利用者對(duì)檔案信息的需求

雖然在信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)檔案信息化的需求越來越大，呼聲越來越高，但是在實(shí)際工作中信息化卻沒有落到實(shí)處，很多醫(yī)院仍舊只是對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)和查詢，信息化水平很低，不能滿足人們對(duì)檔案信息的需求。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)影響著檔案管理水平的進(jìn)一步提高

在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人更加重視信息化設(shè)備的引進(jìn)和使用，忽視了對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，缺乏對(duì)管理人員的再教育。很多管理人員的管理理念都很陳舊，管理手段老套，導(dǎo)致即使引進(jìn)了先進(jìn)的信息化設(shè)備，其也不能更好地進(jìn)行操作和應(yīng)用，制約著檔案管理工作水平的提高，阻礙著醫(yī)院的發(fā)展。

2.4 檔案安全存在問題

在信息化時(shí)代，電子檔案為檔案的管理提供方便的同時(shí)，也存在一定的安全隱患。首先，醫(yī)院各部門更加注重自身部門的發(fā)展，缺乏和其他部門的有效溝通，導(dǎo)致檔案信息共享受阻，信息傳遞的準(zhǔn)確性也有所降低。另外，由于使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，醫(yī)院的檔案管理人員和醫(yī)生等都可以通過平臺(tái)進(jìn)入信息管理系統(tǒng)，這在很大程度上增加了安全隱患，不利于檔案的安全存儲(chǔ)。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中軟件和硬件的配套工作

建立相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)連接的戰(zhàn)略之舉[3]。這就要求醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大對(duì)信息化設(shè)備的資金投入，通過完善軟件和硬件設(shè)施的配備來提高醫(yī)院檔案管理的實(shí)力。另外，醫(yī)院還需要注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)與建設(shè)，做好設(shè)密工作，保證網(wǎng)絡(luò)的安全性。與此同時(shí)，將檔案室的信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他科室的計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效連接，便于醫(yī)護(hù)人員隨時(shí)查閱資料，保證了檔案信息的時(shí)效性，也在很大程度上確保了檔案信息管理的智能化。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

要提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)，確保管理人員的業(yè)務(wù)水平。具體來說，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，使其掌握計(jì)算機(jī)的基本操作；另外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)深入到醫(yī)院一線工作中去，以便更加清楚醫(yī)院各科室的檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的問題所在，從而找出更有效地改進(jìn)措施，以滿足各科室的實(shí)際需要。

3.3 檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新

醫(yī)院信息化檔案管理工作的開展，首先需要建立相關(guān)成熟體系和制度，從而才有具體執(zhí)行中的操作標(biāo)準(zhǔn)，這是所有工作有序開展的前提。所有的管理行為都應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)的制度，并且醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與考核，以激發(fā)員工工作的積極性，提高員工的責(zé)任意識(shí)。

檔案管理創(chuàng)新不僅僅是對(duì)制度進(jìn)行創(chuàng)新，還需要將其落實(shí)到實(shí)際操作中。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，既要保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，還要保證檔案信息的安全。由于醫(yī)院各部門通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就可以完成對(duì)檔案信息的查詢，因此，要做好相關(guān)檔案的安全性，設(shè)置好檔案信息的瀏覽權(quán)限，在資源共享的基礎(chǔ)上，也做好信息不外泄的保障。

3.4 檔案管理工作分階段完善

要完成醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)分階段完成，不能一蹴而就。否則容易造成過度引進(jìn)信息化設(shè)備，引起不必要的浪費(fèi)，或者檔案管理模式過于超前，與醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需要不匹配等。首先，檔案管理中心應(yīng)將各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行有效整合，保證數(shù)據(jù)的同步更新；其次，建立相應(yīng)的績(jī)效考核制度，對(duì)工作表現(xiàn)突出的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)員工工作的積極性，提高工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院要想適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理信息化是其必然要求，因此，醫(yī)院應(yīng)加大信息化建設(shè)力度，完善檔案信息管理制度，提高管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)相應(yīng)的軟件和硬件的配套工作，以提高檔案信息的利用率，提高醫(yī)院檔案信息管理水平。

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