高校人事檔案管理信息化建設的價值和策略

王雪芬

摘 要：人事檔案是高校人才儲備的“縮影”，最容易體現高校人才素質以及發展潛力。管理好人員人事檔案，對學校科研教學活動的優化起著很大作用。但長期以來，傳統人事檔案工作中都存在檔案管理封閉、保存形式單一、服務被動、檔案信息利用率低以及信息提供不及時等現象，嚴重影響了高校各層的決策和人才的選拔，所以信息化建設于高校人事檔案管理而言顯得格外重要。本文介紹了檔案信息化，分析了檔案信息化的積極意義，闡述了如何實現高校人事檔案工作的信息化管理。

關鍵詞：高校；人事檔案管理；信息化建設；價值；策略

高校人事檔案主要由組織人事部門管理，它記錄了學校教職員工的工作履歷、業務水平、思想品德和政治面貌等個人信息[1]，可以從歷史層面上準確反映出教職員工的工作能力以及成長潛力，是高校選人、用人的重要依據，對學校的人事調配與職工的晉升都有直接影響。在數字化校園建設的新常態下，高校人事檔案管理如何打破思維局限，共建信息化，更加公平公正和精準高效地調配教職工的崗位工作，從而強化高校的科學研究功能和人才培養職能，值得深入研究。

1 檔案信息化概述

檔案信息化，就是將信息技術全面應用于人事檔案管理，為人事檔案信息資源的處置、管理以及使用活動服務。檔案信息化符合時代發展潮流，具有提升人事檔案現代化管理水平的作用。

實行檔案信息化，主要是由現代高校人事檔案的功能和日常工作特點決定的。作為高素質人才的重要集散地，高等院校每年都會招收、畢業大批學生，不僅如此，還會引進、流出各類人才。檔案管理部門有接收、管理和傳出這些人員的個人檔案的責任，隨著各類人員的大批流動，必然會增大檔案管理工作的流動性和復雜性，提高檔案管理部門的工作強度，高校人事檔案部門應加快信息化建設，形成實體管理同信息化管理并重的模式。

2 檔案信息化的意義

2.1 提高檔案管理工作效率

由于人員數量增減大，而且流動頻繁，高校人事檔案總是需要進出轉遞，展現了明顯的動態性。實施信息化建設，建立一個人事檔案信息庫，將全院人員的工作學習經歷、崗位變動、薪酬變更以及政治面貌等基本信息全部存入這個人事檔案信息庫，可以做到隨用隨調，有利于學校人事檔案的傳遞與處置管理。除此之外，全面應用信息技術，建立檔案信息系統，能幫助檔案管理工作成功脫離傳統的實體操作模式。因為通過計算機就能對檔案信息進行多層次、全方位檢索，對全校人事檔案實現動態的、立體的管理，既能減少檔案處理工序、節省時間，又能及時補充更新全校人員的人事檔案信息，使當事人的人事動態一目了然。

2.2 提高檔案利用率

通過建立人事信息系統，校內各職能部門就能夠借助人事檔案信息庫就能掌握教職工的基本信息，實行資源共享，避免各自建立相同人員的檔案信息庫。此外，檔案管理信息化方便查閱人事檔案，不需要時時進館查閱紙質檔案，大大提高的人事檔案信息的利用率。實行信息化以后，可以利用相應信息管理軟件對全員檔案進行分類統計和數據挖掘等進一步處理，打造人性化服務。

2.3 有利于檔案的社會化應用

學生的入學、畢業，師資隊伍的建設，教職工的入職、晉升，教學、科研工作的開展，都涉及到人事檔案問題[2]，由此可見，人事檔案有著不容忽視的社會服務功能，并且人事檔案的服務范圍并不局限于學校組織人事部門，個人出國、評定工齡、貸款購房以及身份證明等都需要人事檔案主體提供個人檔案材料。檔案信息化，能滿足檔案主體在社會活動中的檔案信息需求，便于人們不受時空限制地確認自己的檔案存放地點，獲取檔案信息。所以，檔案信息化建設對于人事檔案的社會化應用有著重要推動作用。

2.4 保護紙質檔案

實體化的人事檔案工作非常重視對檔案信息原始記錄紙張的管理與保存，在傳統檔案管理中，每份案卷都是唯一的，損毀或遺失都將造成難以補救的損失。隨著人事檔案的服務領域的擴展，人們對檔案的依賴程度也逐漸提高。現實中，人事檔案的流動與檔案主體的成長、發展密切相關，所以用到的幾率非常高，與紙質原始材料接觸過多，會不利于檔案的長久保存，而在信息化管理中，檔案查閱者在檔案信息庫就能獲取檔案主體的一般信息，這樣就減少了人與紙質檔案資料的接觸，對紙質檔案起到保護作用。

3 檔案信息化建設的策略

3.1 改變守舊思想，更新觀念

傳統人事檔案工作有著明顯的封閉保守性和被動性，造成高校人事管理者對人事檔案工作認識不到位，這在主觀層面上就限制了新時期高校人事檔案工作的信息化發展。在網絡數據急劇增長、知識積極飛速發展的大數據時代，人事檔案信息量的增速遠超過去，基于這一背景，高校領導及人事檔案管理者必須盡快轉變管理理念，對人事檔案產生全方位、科學認識。

首先，學校領導必須給予人事檔案工作足夠重視，增加投入；其次，學校檔案管理者必須更新觀念，重新樹立主動服務的意識，及時為其他職能部門的提供所需的人事檔案信息服務；最后，檔案管理者要轉變守舊思想，加強對檔案信息化管理技術以及現代化辦公知識的學習、掌握，提升軟件使用能力，以適應自動化辦公和檔案信息化管理的現實需要。

3.2 做好基礎工作，確保檔案信息真實準確

人事檔案作為個人成長、發展的原始記錄，具有憑證作用，并且這種憑證作用有著很強的法律效應，所以人事檔案資料記錄的信息必須是真實準確的，而這就要求做好人事檔案的基礎工作。人事檔案基礎工作是否扎實，直接決定著檔案信息化管理系統能否為查閱者提供完整、真實的人員信息，所以人事管理人員必須照章辦事，仔細甄別人事檔案，確保摘錄的每個信息都能滿足真實準確要求。

3.3 健全規章制度，保護檔案信息安全

人事檔案管理工作的信息化建設離不開健全的規章制度，同時也需要法律保護，所以要做好法律法規與相應的規章制度的建設。高校應根據《歸檔文件整理規則》和學校發展的實際需要，建立符合自身工作情況的人事檔案管理規章制度，讓學校的人事檔案管理實踐操作有章可循。

嚴格界定校內各層級的和各職能部門的人事檔案信息使用范圍，明確規定數據使用者必須承擔檔案保密與隱私安全保護的責任，必要時可采采取安全防護措施，以保護檔案主體的隱私安全[3]。

3.4 加大宣傳力度，提升檔案管理員的綜合素質

在信息化時代，許多以往由人工完成的人事檔案工作都可以通過計算機來完成，以機器代替人工，對人事檔案管理工作來說，是對傳統的觀念的挑戰。長久以來，循規蹈矩、按部就班是人事檔案管理的主要工作常態，檔案管理人員一時很難轉變意識，在人事檔案管理中加入信息化管理意識，所以要加強宣傳，強化高校各層的信息化管理意識。

要實現檔案信息化，高素質人才是必不可少的。信息化建設要求人事檔案管理人員要同時具備人事檔案管理方面的業務知識、較高的政治素質以及技術應用能力，所以，檔案管理人員必須認真研習人事檔案管理知識與國家頒布的《檔案法》及《干部人事檔案工作條例》，加強素質和業務培訓，使自己成為既有扎實的檔案管理業務知識基礎，又掌握信息技術的復合型檔案人才。

3.5 更新檔案管理模式

現階段，高校人事檔案管理主要有兩種模式，其一是管理模式。這是一種對人事檔案資料進行全部分類，進而劃分至檔案管，最終經檔案管理人員處置，完成信息化處理的管理制度。其二是非管理模式。所謂非管理模式，就是通過部門歸納的方式處理某些比較特殊的高校人事檔案，而不是全部放到檔案管里，而學生檔案則需要學校教務處或者是學工處負責處理。非管理模式強調分級管理，對硬件設備的依賴程度較高。

以北海職業學院為例，人事檔案是由組織人事處負責，文書檔案由學院辦公室負責，基建和會計檔案由計劃發展與財務處負責，學生檔案由招生就業工作處負責，其他各系部科室負責各自負責本部門有利用價值需要歸檔的材料。人事檔案需要進行管理模式，嚴格按照檔案管理條例進行分類進館，其他檔案進行非管理模式，強調分級管理，實行責任制，保證檔案材料的完整性和保密性。

4 結語

總而言之，在互聯網時代，信息化管理是高等院校人事檔案工作發展的必然趨勢，檔案信息化不僅有利于高校人力資源的開發，也有利于紙質檔案資料的長久保存，避免檔案資料發生遺失或則損毀，同時對于精簡高校人事檔案管理程序、節省檔案處理時間等也起著積極作用。目前當務之急是更新檔案管理觀念，與時俱進，不斷完善檔案管理技術，培養高素質的復合型檔案管理人才，建立信息化管理系統，及時為校內相關職能部門提供檔案信息服務，促進科研教學工作的發展。

參考文獻

[1]陳曼煜.芻議高校人事檔案管理信息化建設[J].山西檔案，2017（1）.

[2]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術論壇，2016，39（4）：157-161.

[3]杜小琴.網絡化管理開創高校人事檔案建設新局面[J].新聞戰線，2015（5x）：42-43.