大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作探討

鄒婭凌

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案信息管理逐漸向智能化與數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，讓這些信息資源得到更好的開發(fā)與利用，促進人事檔案管理工作更加科學、準確、高效率進行開展。為此，本文通過分析人事檔案對高校發(fā)展的意義及高校人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了加強我國高校人事檔案管理信息化建設的策略，以提升我國高校人事檔案的信息化建設水平。

關鍵詞：人事檔案；高校；大數(shù)據(jù)；信息化建設；策略

人事檔案作為我國人事管理的重要部分，其包含的個人身份信息、家庭背景信息和學歷信息等對于人事管理和人才資源配置有著重要意義，應用于薪資、社保與組織關系等可作為直接參考信息，具備相當?shù)姆勺C明效用。在個體的職業(yè)生涯中，人事檔案是升職、評職稱的重要資料。對于高校來說，做好人事檔案管理工作，才能讓人事管理決策更加科學準確，高校的人才隊伍發(fā)展才擁有穩(wěn)固的基礎。

1 高校人事檔案管理系統(tǒng)建設必要性

1.1 科技發(fā)展的必然趨勢

現(xiàn)階段，信息技術快速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展和管理都不開先進技術和設備的支持。目前，信息化管理已經滲透到各項社會管理工作中，在人力資源管理方面也逐漸深入，人事檔案作為人力資源管理的一部分，對于人力資源管理效益具有較大影響。隨著科技的進一步發(fā)展，人力資源管理工作理念和方法的不斷轉變，高校的人事檔案管理工作也將逐漸走向信息化、數(shù)字化，這是科技發(fā)展的必然結果。

1.2 提升人事檔案管理效益的要求

高校的人事檔案管理，不僅是為了完善相關人事的個人信息，幫助學校做好人力資源管理和配置工作，其中還有很多涉及到國家利益的部分，例如，教師退休社保問題，需要有完善的社保繳費記錄，需要教師的從業(yè)年限計算等，這些都需要結合教師的個人檔案記載來計算，而為了謀取利益，一些教師會利用職務之便，進行個人檔案的修改，這就違背了人事檔案管理的初衷，導致不實情況的存在，損害國家利益，因此，加強學校人事檔案的管理系統(tǒng)建設，對于確保信息安全和有效具有很大的必要性。

2 我國高校人事檔案管理存在的問題

2.1 缺乏信息化管理意識，管理模式單一

大數(shù)據(jù)時代信息化進程不斷加快，但我國高校人事檔案還未全面普及信息化管理，檔案管理人員缺乏信息化管理意識和先進的管理模式。當前許多高校的人事檔案管理依舊為沒有改變傳統(tǒng)的管理方式，沒有跟隨時代的進步運用現(xiàn)代化的信息技術，導致管理效率遲遲未能提升，在管理的經濟性和科學性上沒有有效改善。管理方法上使用的依然是手動檢索，耗費人力物力和時間，效率極低。部分高校已經嘗試了使用檔案管理的信息化建設，但是沒有配置足夠的硬件設施，還是難以脫離傳統(tǒng)的管理模式，無法達到信息資源的共享，檢索不具有時效性，檔案依舊以實體為主缺乏數(shù)字化建設，使得高校人事檔案管理工作不能從根本上得到優(yōu)化管理。

2.2 檔案硬件設施落后，人員數(shù)量不足

要想加強高校人事檔案管理的信息化建設，就要投入資金和人力。但是當前高校沒有重視檔案管理的信息化建設，缺乏資金和人員的投入，導致檔案管理的信息化建設嚴重滯后。許多高校使用的管理系統(tǒng)是自身研發(fā)的管理軟件，技術缺乏統(tǒng)一的標準，功能不完善，僅僅能夠實現(xiàn)信息登記和編輯等簡單功能的信息化，系統(tǒng)存儲量小，提供的服務范圍狹窄，無法體現(xiàn)人事檔案管理對人才管理的重要意義，難以滿足大數(shù)據(jù)時代對信息管理的高要求。

2.3 缺乏信息安全意識，容易造成信息泄露

當前我國部分高校管理人員的信息安全意識淡薄，在使用信息的過程中容易造成信息丟失。采取信息化手段則能提升信息管理的效率，簡化管理流程，為檔案管理創(chuàng)造多方面的便捷，為高校人事變動提供可靠的保障。人事檔案對保密性有很高的要求，如果忽視信息管理的安全性導致信息泄露，可能會發(fā)生嚴重的信息安全事故甚至違法行為。

3 我國高校人事檔案管理信息化建設的策略

3.1 構建數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新人事檔案管理意識

大數(shù)據(jù)時代下，高校要樹立大數(shù)據(jù)的工作思維，將建立數(shù)據(jù)庫作為管理工作的內容之一，積極構建有效的人事檔案系統(tǒng)，就必須要重視干部人事檔案材料的收集報送工作；要切實履職盡責，扎實抓好干部人事檔案工作；管檔單位要進一步強化責任意識，提升檔案規(guī)范管理水平，確保干部人事檔案工作全面完善。為進一步規(guī)范該項工作，高校要以大數(shù)據(jù)為背景，積極創(chuàng)新學校的干部檔案審核專項整治工作，建立健全從嚴管理干部檔案的長效機制，認真推行干部檔案數(shù)字化工作，開拓干部人事檔案工作新局面。干部人事檔案數(shù)字化后，根據(jù)辦事人員的不同需求，根據(jù)干部級別確定干部檔案事務管理中心權限，提供檔案接收、轉出、借閱、查閱、打印材料等多項服務，大多數(shù)服務通過數(shù)字化系統(tǒng)操作完成，極大地提升工作效率。此外，數(shù)字化后的檔案標注區(qū)某高校特殊水印，有效杜絕檔案“微整形”等情況出現(xiàn)。要注重及時的查漏補缺，補充材料規(guī)范。

3.2 加大經費投資，完善信息化管理配置

大數(shù)據(jù)背景下，高校的人事檔案管理系統(tǒng)建設需要學校不斷強化統(tǒng)籌協(xié)調，確保經費到位。根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化建設需求，著力做好經費保障、軟硬件設備購置等前期準備工作。積極協(xié)調有關部門申請數(shù)字化檔案建設資金，為檔案數(shù)字化建設整體協(xié)調推進提供有力的物質保障。針對設備陳舊問題，加大投入力度。傳統(tǒng)人事檔案管理存在人事檔案信息查詢比較煩瑣，按條件查詢動輒就需要幾個小時，甚至幾天，效率非常低下。對此，高校要加大建設投資，配齊配強檔案股軟硬件設備：硬件方面，配備服務器、計算機、高清掃描儀、平板掃描儀、打印機等，軟件方面，投入使用人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件，構建檔案信息系統(tǒng)局域網，實現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網絡化。通過使用數(shù)字檔案，減少甚至基本停用紙質檔案頻率，節(jié)約工作人員查閱紙質檔案的時間，降低存檔人員的等待時間，緩解工作人員與存檔人員之間的矛盾，服務質量明顯提高。

3.3 樹立“大數(shù)據(jù)”思維，提升管理規(guī)范性

“大數(shù)據(jù)”時代，高校要樹立大數(shù)據(jù)思維，重視學校人事檔案管理系統(tǒng)建設，從嚴管理人事檔案，堅持以問題為導向，在認真總結分析以往傳統(tǒng)檔案管理中存在弊端的基礎上，大力推進人事檔案信息化建設，破解人事檔案在硬件建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)據(jù)庫建設、局域網站建設和人才培養(yǎng)等方面的難題，在實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學化方面取得較大進展。目前，建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。高校人事檔案管理人員要及時錄入存檔人個人基本信息，建立起信息庫，同時對檔案資料不齊全、不規(guī)范的，采取補充收集、原件復制、完善手續(xù)等方式進行補充和規(guī)范，保證人事檔案真實、準確、完整和規(guī)范，對所有補充和規(guī)范的材料，注明經辦人、辦理時間并加蓋組織人事部門公章，科學確認干部人事檔案，建立干部檔案變更可追溯制度。

4 結語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，我國高校人事檔案管理在許多方面有待完善，面臨新時代的高要求和新壓力，要不斷加強高校人事檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)信息資源的高效利用，創(chuàng)新管理模式，加強檔案管理人員的素質建設和技術培訓，全面服務于檔案管理信息化建設，從而為高校的人事調整提供可靠的保障，充分發(fā)揮高校人才培養(yǎng)和優(yōu)勢，促進高校綜合實力的提升，為社會的發(fā)展和科技的進步作出貢獻。

參考文獻

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