關于人才交流服務中心畢業生檔案管理服務工作的幾點思考

錢煒

摘 要：接收和管理高校畢業生的檔案，是地方人才交流服務中心一項平凡而又重要的工作，隨著每年高校畢業生人數不斷增加，檔案接收量呈遞增狀態，地方人才中心不僅接收的檔案數量不斷遞增、工作量加大，而且管理服務工作也面臨著很多新的問題。在新環境下，人才交流服務中心只有與時俱進，更積極地思考如何完善學生檔案的管理、如何提高工作效率、如何改變服務理念，才能為畢業生們提供更好更優的服務，更好地滿足服務對象的需求，促進檔案管理工作的創新進步。

關鍵詞：檔案；管理；服務；思考

人才交流服務中心有一項平凡而又重要的工作，那就是接收和管理高校畢業生的檔案，并隨時為他們提供檔案轉遞、查閱、材料歸檔等服務。隨著每年高校畢業生人數的不斷增加，檔案接收量呈遞增狀態，檔案轉遞量變動不大，少數畢業生考研，多數畢業生畢業后忙于擇業和就業，因考研、工作、落戶而轉檔的畢業生只是其中一部分，還有相當一部分沒有確定就業方向的高校畢業生和用人單位無需調檔的高校畢業生的檔案也就無處安放，只能存放在人才交流服務中心進行管理。因此，人才中心不僅接收的檔案數量不斷遞增、工作量加大，而且管理服務工作也面臨著很多新的問題。在新環境下，人才交流服務中心只有與時俱進才能滿足服務對象的需求，同時，更需要積極思考如何完善學生檔案的管理、提高工作效率、改變服務理念，為畢業生們提供更好更優的服務等問題。

一、海安人才交流服務中心檔案工作現狀

近年來，海安人才交流服務中心每年接收高校畢業生檔案及其他（人事）檔案5000份左右，2016年接收檔案5200多份，2017年接收檔案5300多份，2018年接收檔案5500多份，檔案接收量逐年遞增；每年轉出檔案在1000份左右；每年高校畢業生就業鑒定1500余人次。隨著我市高校畢業生人數的不斷增加，大部分學生的檔案由高校陸續轉至我中心，使得人才中心接收的檔案數量不斷增加，工作量也進一步加大。

二、畢業生檔案管理服務工作存在的問題

1.專業檔案管理工作人員配備不足。根據國家檔案管理的有關規定要求每千卷要有一名檔案管理人員專門負責，絕大多數檔案管理崗位遠達不到配備標準。每年大學畢業生的人數不斷增加，檔案數量也隨之增多，導致檔案管理人員嚴重不足，一個人往往要承擔十幾個人的工作量，人均工作量明顯加重，影響到檔案管理工作的質量和效果。

2.被棄檔案管理難度大。隨著社會經濟的發展，加上年輕人思維活躍，就業流動率增大，給人才中心的高校畢業生檔案管理工作帶來一定的壓力。一方面，大部分學生畢業時檔案被直接轉到生源所在地，而很多學生并未回本地就業，且工作單位不需要檔案，造成檔案長時間棄置。另一方面，一部分畢業生將檔案轉到人才中心后辦理了報到手續，但之后對個人檔案就不再過問，致使檔案管理人員無法進行信息更新，久而久之，這些被遺棄、長期無人問津的檔案，給檔案管理人員工作的開展帶來一定的難度。

3.信息化程度不高。傳統的畢業生檔案和新接收的未就業高校畢業生檔案都是紙質的，檔案管理主要靠人工分類、整理、錄入系統、存檔入庫。傳統的檔案管理方式已經不能滿足檔案信息數量與日俱增的管理需要，而隨著人員流動性逐漸增多，管理紙質檔案容易出現人檔分離的情況，紙質檔案的異地化管理造成大量時間、人力以及費用的浪費，從而影響工作效率。隨著時代的發展，科技的飛速發展，信息技術已廣泛應用到各個領域，大大提升了工作效率和質量。那就人才交流中心檔案管理來說，紙質檔案要進行信息化管理，就要把紙質的檔案全部進行電子掃描并電子化，信息化程度還存在一定差距，無法滿足日益增加的檔案資料和社會發展的需求，也無法保證檔案管理信息化達到標準。

4.檔案意識淡薄。在檔案流轉過程中，一方面由于一些用人單位要求報到時間較短，檔案接收方為圖方便要求讓本人自帶檔案，這樣是違反相關檔案管理規定的；另一方面有些學校檔案管理不夠嚴格，讓學生私自帶走檔案，有些畢業生忙于學習和工作，讓他人代辦檔案轉接手續，由于代辦人不懂檔案管理要求，甚至有些代辦人出于好奇私自拆封檔案，導致檔案無法歸檔。另外，針對極個別偏遠地區的應屆畢業生，如新疆、西藏、內蒙、海南、青海的極少數生源，在畢業生與學校溝通無果的情況下，為了減化學生的辦事流程，也只能視檔案情況接收。

三、畢業生檔案管理服務工作的幾點體會和建議

1.及時補充管理人員，夯實檔案管理隊伍。基層人才交流服務中心的檔案工作瑣碎而繁雜，日常檔案管理工作量較大，但人員編制偏少，檔案管理員幾乎把所有的時間都放在檔案室，加之檔案庫房的陳舊給檔案管理員的工作更增加了難度。針對以上問題，我認為應該盡可能增加檔案管理人員，擴大管理人員隊伍，把專業對口、懂業務、有經驗的人員補充到檔案管理工作崗位上來。同時，加強管理人員的學習和培訓，學習檔案管理知識和先進的檔案管理理念，不斷提高他們的業務能力和服務水平，多給檔案管理人員創造外出學習和參觀的機會，學習兄弟單位好的經驗和做法，開闊他們的視野，進一步夯實檔案管理隊伍，提高檔案管理服務工作水平。

2.健全檔案管理制度，規范檔案轉遞流程。建立健全檔案調入和調出制度、存放制度、人事代理制度等各種管理制度，細化到各部門和個人，明確分工。檔案流轉的管理是畢業生檔案管理中一個關鍵組成部分，在管理過程中有必要對檔案進行分類管理，可以對檔案進行分類管理、專人負責，按照相關規定和程序辦理檔案的轉入、轉出手續，在程序上嚴格把關，按程序辦事，缺少任何一個環節都不予以轉出。同時，應不定期對檔案室的檔案進行梳理，加強對被棄檔案的管理，分配專職人員對被棄檔案及時進行清理分類，并加強檔案相關管理和流程的宣傳，提高全民對檔案管理規范化的認識。

3.認清檔案管理的重要性，加強信息化管理。檔案管理工作是一項繁雜而瑣碎的工作，同時也是一項責任重大的工作，它記載著存檔人成長的每一步。加強檔案電子化過程，逐步實現檔案管理信息化，把畢業生檔案逐一錄入電腦，日常的管理工作如檔案的調入轉出、檔案材料的增減等全部在電腦上完成，做到所有的檔案資料在電腦上都能一目了然。檔案管理的信息化，有利于檔案統一管理，既能節約時間又可以減少不必要的程序，在可能的情況下，加大資金投入，引進更先進的管理軟件，使檔案管理更科學更系統，使檔案管理工作更高效，對提高服務質量起到推動作用，也可以為畢業生檔案管理提供更有效更便捷的途徑。

高校畢業生檔案管理是人才交流服務中心管理工作的重要組成部分，做好畢業生檔案管理服務工作對大學生就業和擇業具有重要意義，這就要求檔案工作人員在日常管理的過程中，要牢固樹立為民服務的意識，保持高度的自覺性，多學習檔案業務知識，提升檔案信息化管理素質，不斷更新檔案管理理念。

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