提高文書檔案年度整理歸檔質量的策略研究

黎英

摘 要：對于檔案業務工作的開展而言，文書檔案年度整理歸檔是其中一項重要的工作環節，在各級別單位的檔案整理工作當中都存在較為重要的現實意義。當前，我國發展已經進入了新階段，文書檔案的年度整理歸檔工作也應當切實做到與時俱進，符合當下社會環境，并且需要對其進行有效創新，這樣才能提高該項工作的整體質量。文書檔案年度整理歸檔對于各個單位文書檔案管理工作都有重要的影響意義，但是在多方面因素的影響之下，文書檔案年度整理歸檔也會暴露諸多問題。相關單位與工作人員需要切實把握該項工作存在的問題，并且從不同角度著手選擇科學的策略，不斷提高該項工作質量。

關鍵詞：文書檔案;質量;歸檔;整理;策略;問題

文書檔案整理歸檔工作主要包含有文書處理與檔案管理等方面，相關單位的文書部門需要將已經結束辦理且存在重要利用價值的文書檔案按照其形成過程當中存在的內在聯系與規律進行分類整理，之后將文書檔案進行裝盒、歸檔的過程。在文書檔案年度整理歸檔工作當中，相關人員需要對文書檔案進行整合處理，將臨時性、重要性稍差的文書檔案剔除，將重要的、參考價值與利用價值明顯的文書檔案進行整理。如果文書檔案年度整理歸檔工作存在嚴重漏洞，就會導致文書檔案以零散狀態存在，這樣很容易造成文書檔案丟失、損壞等，影響文書檔案的保管與日后查閱，對于相關工作的開展存在極為不利的影響。在此背景下，針對文書檔案年度整理歸檔工作存在的相關問題進行分析，并在此基礎上選擇科學的解決策略十分關鍵。

一、文書檔案年度整理歸檔的基本原則

（1）保證其內在聯系。在文書檔案的年度整理歸檔工作當中，工作人員需要遵循文書檔案的形成規律，并且保持其內在聯系，對其不同價值進行合理區分。對于該項工作的開展，保存并非是最終目的，利于保管及利用才是根本目的，相關人員應當切實遵循文書檔案之間的形成規律，并且保持其聯系的同時對其價值加以區分，這樣可以便于文書檔案在日后得到有效利用。

（2）區分價值。相關人員在進行文書檔案年度整理歸檔的時候，需要依照相關規定要求，對不同文書檔案的價值以及范圍進行區分處理，還要劃定相應的保存期限。對不同價值的文書檔案進行區分之后，可以讓其更為集中，為日后文書檔案的利用奠定較好基礎。文書檔案的客體形成之后，就與未來的用戶存在了某種潛在價值，而文書檔案價值只有在客體被實際利用之后，才能轉變為現實價值。

（3）便于保管及利用。在文書檔案的年度整理歸檔工作當中，相關人員也需要確保文書檔案便于保管以及利用，這也是檢驗文書檔案年度整理歸檔實用性的標準。從某種角度而言，保管與利用是相輔相成、互相影響且互相制約的關系，相關人員不能片面強調兩者中的某一方面而忽視另一部分。相關單位在該項工作當中也不能取消分類處理的原則，工作人員一定要將便于保管及利用作為基本的出發點，這樣才能切實實現文書檔案年度整理歸檔的基本目的。

二、文書檔案年度整理歸檔存在的問題

（1）認識程度不足。在實際工作的開展當中，文書檔案年度整理歸檔存在的首要問題就是相關單位及人員對該項工作未能給予應有的重視。很多單位與管理人員在文書檔案年度整理歸檔工作中仍然未能認識到該項工作開展的必要性，也沒有針對該項工作的實際開展提供強有力的支持，很多領導都無法認識到文書檔案年度整理歸檔的實際意義，也無法掌握該項工作對于單位整體運行的重要作用。在此背景下，文書檔案年度整理歸檔工作就無法獲得應有的支持，后續環節無法順利進行。此外，該項工作如果無法得到有效重視，上級領導就不會投入相應的資金等，該項工作的方式也會較為落后，人員結構的更新與調整也會停滯不前，這也是導致該項工作質量不達標的關鍵問題。

（2）收集存在難度。在文書檔案年度整理歸檔工作當中，很多科室以及工作人員都沒有重視到文書檔案收集以及整理的重要價值，這樣就會造成“輕檔案、重經營”的錯誤思想不斷蔓延。這樣一來，會導致相關工作人員的主動性與積極性嚴重不足，在文書檔案的收集方面不夠認真，導致文書檔案收集的完整性受到嚴重影響，無法確保后續年度整理歸檔與收集之間的合理銜接。

（3）工作人員素質水平不高。對于文書檔案的年度整理歸檔工作開展而言，工作人員是重要的影響因素，只有保證 工作人員的整體素質與能力水平得到提高，才能有效確保文書檔案年度整理歸檔的自身質量。很多單位在實際工作當中不重視文書檔案管理工作，因此沒有對檔案管理人員進行全面、有效的培訓與考核等，這會造成工作人員在實際操作當中長期缺乏專業的理論知識培訓，造成工作人員在文書檔案管理的相關知識和技能方面停滯不前，無法與不斷進步的信息技術相適應，難以滿足新時期文書檔案管理工作的各項要求。

（4）信息化與現代化程度很低。目前，我國已經完全進入了信息化社會發展階段，因此，文書檔案的年度整理歸檔工作也需要向著現代化、信息化方向去發展。但是，很多單位因為經費投入不足等原因，造成單位庫房的設備難以滿足文書檔案整理歸檔標準的最低要求，檔案安全保管的標準化和信息化程度也比較低，從而導致管理質量低下。隨著計算機網絡技術的發展和普及，檔案管理的現代化程度已經成為檔案管理效率提高的一個重要原因，如果管理人員仍然無法實現該項工作的信息化、現代化發展，就會造成文書檔案年度整理歸檔受到不利影響。

三、提高文書檔案年度整理歸檔質量的主要策略

（1）給予高度重視。對于文書檔案的年度歸檔整理工作開展而言，無法離開相應的理念進行指導。相關單位的管理人員需要切實認識到文書檔案年度整理歸檔管理的重要價值，選擇新型的現代化管理理念加以指導，有步驟和計劃地開展文書檔案的年度整理歸檔工作，并且從人力因素、設施投入以及資金支持等方面入手，確保信息化理念在文書檔案年度整理歸檔工作各個環節當中得以貫徹。只有依靠相應的理念進行指導，才能確保文書檔案的年度整理歸檔工作得到有效保證。相關領導首先需要認識到該項工作的價值與必要性，并且要在單位中進行宣傳，確保各級工作人員從思想意識上認識到文書檔案年度整理歸檔工作的內涵，這樣才會形成上行下效的局面，確保相關意識得以貫徹。

（2）開展信息化管理。當前社會已經進入信息化發展階段，對于文書檔案年度整理歸檔，相關人員也可以多選擇一些信息化操作手段進行處理，比如建立信息平臺等，將文書檔案的相關信息輸入信息平臺。這樣一來，就可以在信息平臺中查找到文書檔案的具體信息，免去人工查閱的不便，既可以保證文書檔案整理歸檔工作向著信息化方向邁進，也能有效提高文書檔案整理歸檔的自身效率。

（3）做好電子文件的整理歸檔。在文書檔案的年度整理歸檔工作當中，電子文件的整理歸檔也是其中重要的組成部分，相關人員需要按照“一文一件”的處理原則進行整理歸檔，并且按照電子文件的保管期限、年度等進行分別處理，將正文與附件、轉發文件與被轉發文件等歸為一件文件，如果請示、批復以及報告等電子文件較為松散，相關人員可以選擇電子管理系統進行檢索匹配分析。相關人員可以將電子文件的主要信息錄入電子管理系統，并且可以利用協同系統直接進行信息導入，而對于電子文件的分類、保管期限等，可以在后續進行整理的時候進行修改或者補錄等。針對電子文件的編號，相關人員可以選擇電子文件的處理系統，按照設定的規則進行自動生成處理，針對不同時間段的電子文件，相關人員可以將其內部數據進行打包處理，用刻錄光盤的形式進行保管，這樣可以確保電子文件整理歸檔的質量，延長其保管期限等。

四、結語

在各單位實際工作的開展當中，文書檔案年度整理歸檔都是不可缺少的重要環節。目前，我國社會整體發展進入了一個新階段，信息化技術的應用也十分廣泛，這也給文書檔案年度整理歸檔工作提出了新的要求與挑戰。相關單位的管理人員需要切實認識到該項工作的重要價值，為文書檔案年度整理歸檔的開展提供有力支持，從事該項工作的人員則需要把握好文書檔案年度整理歸檔的基本原則，并且對該項工作暴露出的問題進行總結分析，在此基礎上選擇科學的處理方案，實現文書檔案年度整理歸檔的深入革新。

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