在Mailarchiva網站的管理中,不同的用戶可以賦予不同的角色權限,這部分可以點擊至 [Login]頁面來管理,以下介紹幾種人員角色的權限范圍。
Master:在權限部份,此角色擁有所有權限,這包括了刪除、檢視、打印、匯出、儲存、傳送、設置。而在關聯視圖的篩選中,他可以檢視到任何郵件信息。
Administrator: 在權限部份,此角色擁一樣有所有權限。而在關聯視圖的篩選中,則只能夠檢視到自己的郵件信息。

圖5 Auditor用戶界面
Auditor:在權限部份,此角色除沒有[刪除]權限外其余皆擁有。而在關聯視圖的篩選中,同Master一樣可以檢視到任何郵件信息。
User: 在權限部份,此角色除了沒有[刪除]以及[設置]的權限之外其余皆擁有。而在關聯視圖的篩選中,則同Administrator一樣只能夠檢視到自己的郵件信息。
如圖5所示,便是一個以審核者(Auditor)角色人員登錄的Mailarchiva網站的范例,登錄之后它僅能夠在保存審核與搜索的頁面之中,來探索所有人員的保存郵件信息,不過別忘了他并無法對于任何郵件項目進行刪除。針對已登錄Mailarchiva網站的任何人,可以隨時在頁面右上角中的姓名下拉選單中,進行密碼修改或是離開網站。