新形勢下醫院基建檔案管理研究

范旭暉

摘要：醫院基礎設施檔案如實的記錄了從項目啟動到設計，施工，竣工驗收，交付和運營管理的整個項目生命周期，并客觀的反映了項目的總體規劃，功能設計，組織建設以及隨后的擴建。

因此，作為見證醫院建設和發展歷史的基礎設施檔案，對醫院本身具有重要意義。

關鍵詞：新形勢;醫院;基建;檔案管理

1醫院基建檔案的概念及特點

1.1醫院基建檔案的概念

醫院在基本建設管理和工程項目活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、圖紙及聲像等各種載體的文件材料，均屬基建檔案。基建檔案涉及工程規劃、設計、勘察、測繪、監理、施工、建設單位及其主管機關和其他相關部門，部分工程項目還涉及征地、拆遷、補償等方面的工作。

1.2醫院基建檔案的特點

醫院基建檔案詳細記錄了醫院基建項目的歷史，不僅具備一股檔案的特點，還具有涉及面廣、信息量大、技術含量高、載體和形式多樣、成套滯后、保存價值高等特點。基建項目投資大、建設周期長、環節多，檔案材料滯后于它所反映的基建項目。

2前醫院基建檔案管理存在的問題

2.1基建檔案管理工作滯后

基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點。建設過程中由于經濟利益或趕工期等原因，很多單位只重視工程本身，忽視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，普遍存在“三不”現象，即資料收集不及時、內容不完整、整理裝訂立卷不規范，造成基建檔案工作滯后，從而影響了各方對檔案資料的利用，制約了單位經濟和檔案管理工作的持續發展。

2.2基建材料書寫、編制欠規范

有些工地現場檔案資料編制人員業務技術不高，缺乏專業的基建知識和檔案編制能力。有的施工單位基建資料編制不夠認真，工程聯系單編號出現不連續或重復現象;有的施工單位編制的歸檔文件材料字跡、圖樣不清晰，或簽字手續不完備;有的文件用鉛筆、圓珠筆書寫、繪制，或者用復印件代替原件，使檔案質量下降。有的監理單位例會記錄不詳細，或存在錯誤，嚴重影響了基建檔案質量。

2.3復合型管理人才缺乏

醫院檔案管理人員文化程度、業務水平參差不齊。基建檔案員往往從綜合檔案室臨時調用或由基建辦工作人員兼職，導致基建檔案綜合管理水平不高。基建辦兼職人員在檔案的編制上對資料存檔范圍把握不準，在歸檔文件的整理上缺少經驗。檔案室人員因缺少基建方面專業知識，遇到專業性強的資料，往往不知所措，給歸檔及歸檔后的查閱，造成一定的困擾。

3醫院基建檔案規范化管理對策

3.1基建檔案的建立應與工程建設相同步

（1）根據工程總進度計劃擬定基建檔案總體規劃，并制定具體的分期實施方案，加強基建檔案的收集工作。（2）制定基建檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規定的具體分解圖表，貫徹落實基建檔案工作的規定和措施。（3）采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”的措施，要從“事前、事中、事后”加以注意和控制，以利于及時發現問題，解決問題，保證基建檔案歸檔工作順利進行，從而保證基建工程質量。

3.2加強與施工單位交流合作

項目招標時，應優先選擇施工經驗豐富的正規公司，簽約時明確基建材料的重要性，要求施工單位在工程建設中重視基建檔案，醫院本身也應安排具備相關專業知識的人員參與施工，對資料進行收集整理，施工中出現變動要及時更新材料。另外，應采取一定的行政、經濟手段，督促施工單位、建設單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔。基建工程竣工時，對竣工資料應逐項核對檢查，發現缺頁、字跡模糊不清、簽字手續不完備、“三筆”現象（紅筆、鉛筆、圓珠筆）、竣工圖任意涂改拼湊、用復印件代替竣工藍圖等現象，一律退回。

3.3提高檔案管理人員專業水平和綜合素質

（1）隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，檔案人員必須注意學習新技術，努力提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。（2）現代化醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、了解現代化管理理論的技能。（3）醫院基建檔案人員必須不斷提高自身的綜合素質，具備相應的組織能力、管理能力和協調能力，這在代建體制下尤為重要。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才。

3.4充分運用信息技術手段

隨著社會發展以及醫院建設規模的不斷增大，基建檔案數量不斷增加、內容更加復雜，載體形式更加多樣，充分利用信息化手段，實現自動檢索、計算統計、信息共享等功能，促進基建檔案資源的有效利用及開發，提升基建檔案的使用效率。

4結語

總而言之，醫院基礎設施檔案是醫院發展建設的重要文件，也是醫院基礎建設的歷史記錄。特別是在當前醫院建設的新形勢下，有必要改變傳統的歸檔觀念，創新工作方法，進一步做好醫院基建工程檔案管理工作。