零配件“大數據”審計方法案例分析

于保森

摘 要：制造業零配件的采購、領用和庫存環節的管理，存在機型復雜、種類繁多、數據量巨大的特點。基于此，剖析零配件“大數據”，總結分析和挖掘的思路，以期洞察零配件“大數據”的規律，優化零配件管理。

關鍵詞：零配件;大數據;分析;挖掘;思路

中圖分類號：F239 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）06-0116-01

對于工廠來說，零配件的供應在保障設備正常生產方面起到舉足輕重的重要作用，設備由于零配件的延誤導致不能按時生產將造成大量的浪費。零配件存在機型復雜、種類繁多，數量巨大的特點，面對這些巨量數據，如何更加有效地提高零配件的管理，也是一個大的難題。

年內蕪湖卷煙廠審計科開展了《設備配件管理系統》中六年“大數據”的審計，借助Excel表中的數據透視表功能，在極短的時間內完成審計報告，主要得益于事先謀劃，借助大數據處理加快了進程，審計發現更加具有數據上的說服力。

一、采購績效的審計

對于采購部門來說，“降本增效”是其重要職能之一，用數字“說話”評定其績效更加客觀有效，同時加強數據上的分析能夠發現采購流程上可能產生的細節缺陷，洞察工作中可能產生的客觀失誤，達到進一步優化流程，減少工作失誤的目的，即通過結果導向反證和優化過程。

1.降本增效的成果界定。方法是當年采購數據與歷史采購數據進行對比，引用可比性分析的方法，確定降本增效產生的價值量。對比時，會產生兩種數據：一種是不可比數據（表現為有現行價格信息無歷史價格信息和無現行價格信息有歷史價格信息），該類信息無可比性，應過濾。另一種是可比數據，即既有歷史價格信息又有現行價格信息。這種數據又分三個方向，一是價格沒變動，二是價格提升，三是價格下降。總體績效是可比數據總體產生的節約價值作為采購績效的價值量。

2.價格提升的對策分析。可比價格中應單獨分析價格提升的原因，方法是價格增長的倍率分析。一方面，查找最近采購記錄的痕跡化記錄，是否符合流程要求，從中總結價格上漲的因素，分析其合理性;我們在實務中發現，還存在錄入數據時產生的錯誤疏漏，需及時予以糾正。另一方面，針對價格上漲倍率較高的記錄，首先查閱歷史記錄單價，尋求原供應商原價供貨，其次若確屬市場自然上漲因素，從謹慎性角度考慮，應重新組織競價采購。

3.價格下降對績效影響的規律分析。價格下降對總體績效的影響主要是對其規律進行研究分析，分析績效比重較大的數據的特點、規律、原因。這樣在工作中，可以將符合這些特征的數據篩選出來，有的放矢地采取措施，實現“巧干”和“放大”績效的效果。

二、閑置庫存的審計

閑置庫存具有高風險性，是零配件流動性管理的難點之一。這個責任一般確定為領導責任、管理者責任、使用者責任和保管者責任，表現為過度保障、“牛鞭效應”和生產停機責任追究等方面的片面性，缺乏責任共擔的系統性的有效機制。

1.三年、六年、多年以上未動用的庫存分析。方法是將三年、六年、多年內未產生領用的配件篩選出來，對比分析、沉淀資金的增長趨勢，堅定消除閑置備件影響的決心。企業領導者一定要高度重視閑置庫存的高風險性，落實管理者和使用者在閑置配件上的責任，問責一次勝于說教十次。一定要把主責落實到使用者頭上，避免“牛鞭效應”的放大。

2.消除閑置的對策。一是將設備更新、設備改造后不適用的零配件梳理出來，在公司內部5家煙廠共享使用，都沒有的機型行文報廢;二是對時間長的橡膠件進行質量鑒定，對變形變軟等不適合使用的配件行文報廢;三是屬于寄售的應積極與供應商協商退貨，并建立更有效的寄售機制，定期和不定期梳理長期庫存;四是對于機型淘汰的電器、機械配件，應建立與生產機型生命周期同步的報廢機制，把長期不用的備件作為稀缺資源加強庫存保養，盡力保障在設備生產中的使用。長期閑置配件應建立使用者責任考核機制，列入使用部門年度績效考核，優先使用長期閑置配件。新增長期閑置配件同樣列使用者責任考核，促進形成不新增閑置沉淀的機制，這也是采購部門績效的一個重要方面。

三、采購和領用頻次分析

采購和領用的頻次反映配件使用的流量，頻次越高說明其作為易損件的使用程度越高，保障了易損件的采購，就能極大限度地保障設備生產。

庫存量和采購量是否能與消耗量匹配？方法是以幾年的“大數據”為研究對象，統計消耗的最大值、平均值、最小值、標準差，分析其離散程度，通過這種數據模型確認出消耗量的安全范圍。再通過與已有安全庫存上下限的設置比較，提出優化安全庫存上下限的方案，征求使用部門的意見最終確定安全庫存上下限。該工作應定期結合新數據的產生進行適時分析，才能不斷提升管理水平，優化采購和安全庫存的管理。

大數據（big data，mega data），指的是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優化能力的信息資產。如果我們不具備一定的數據處理能力，“大數據”就不是信息資產，而是靜態的存儲數據反而是一種負累。蕪湖卷煙廠對零配件的管理初步按“大數據”的處理模式進行了部分分析，筆者認為，相較以前的流程審計和對大數據的無能為力，起到了一定的積極的作用，起到了優化流程、提高決策、檢查失誤的作用。

[責任編輯 劉兆峰]