淺談企業檔案安全保障體系建設

高華

【摘 要】 加強檔案安全保障體系建設，是保證檔案安全、有效提升檔案管理水平的重要途徑之一。本文以檔案安全保障體系建設為主線，以創新的思維和科學的方法，探索和研究檔案安全保障體系構建的路徑與措施，實現檔案資源價值最大化，為企業檔案管理規范化、科學化提供參考。

隨著網絡技術、數據存儲和檔案數字化等信息化進程的加快，數字檔案的數量越來越多，應用越來越普及，數字檔案的實體安全和信息安全就顯得越來越重要。工程建設企業從檔案安全現狀入手，分析原因，查找不安全因素，探索數字檔案的安全防護措施，使其更好的為建設國際一流企業服務。

一、存在的問題

1.人們對數字檔案的安全意識淡薄。檔案人員安全意識淡薄，一些基層單位表現得尤為明顯，他們認為數字檔案在安全方面是不會出現什么重大事故的。無論是在工作計劃還是工作總結中，很少提及甚至不提及數字檔案安全方面的內容。少數單位只顧及一般紙質檔案的安全，對數字檔案安全不甚關注。

2. 檔案管理相關制度或流程缺乏明確規定，使得檔案管理工作隨意性較大，部分歸檔的資料因原件遺失而歸檔復印件，可能影響資料的后期使用。

3.管理數字檔案的人員素質不夠高。檔案人員的素質與當前數字檔案信息安全工作發展有相當大的差距，與大量應用計算機工作實際情況極不協調。

4.安全基礎設施配備不夠先進。大部分單位計算機安裝了防火墻，但在入侵檢測、信息加密方面設施不足。大部分單位沒有專門保存數字檔案的庫房和設備。

5.應急預案缺位或應急預案不切實際。沒有針對數字檔案制定應急措施和應急預案，或者應急預案不切合實際，難以有效施行，面對突發事件時不知所措。有些單位出臺了應急預案，其中沒有包含數字檔案信息安全內容。

6.檔案實體轉移的風險

工程建設企業在海外的經營管理中，產生了一些關系海外項目（公司）財務、管理、合同、建設項目等的重要檔案。由于資源國法律的限制和項目所在國的海關查處，將這些重要檔案運回國內困難重重，給檔案的轉移增加了風險和難度。

二、保障檔案安全的防范措施

1.增強檔案人員的安全防護意識。對所有檔案人員加強數字檔案安全教育和宣傳，既要管理好實體檔案的安全又要確保檔案信息內容的完整、真實、有效。因為每個人都有可能在不經意之間、以不同的方式泄露檔案信息內容。要做到安全教育經?；?，特別要增強那些管理帶有密級數字檔案信息內容的檔案員的安全防護意識。

2.加大力度，狠抓檔案安全管理制度的落地執行

制度建設是前提，制度執行是關鍵。要學習增強對檔案安全制度的主動執行意識。從工作機制上抓實安全防范措施，發揮制度的作用。把檔案安全的要求貫穿于檔案接收、保管和利用的各個環節。

3.應用數字檔案信息安全保障技術

及時將前衛的信息技術應用到數字檔案信息的安全管理中，就可以確保數字檔案信息在存儲、傳輸過程中的安全，防范非法訪問和隨意刪改信息內容，它還可以有效的對抗計算機病毒和黑客的攻擊，保證檔案信息內容的真實、可靠。

4. 健全檔案安全防范體系。牢固樹立檔案安全保密底線意識，始終繃緊安全保密這根弦。加強標準化檔案館庫建設和設施設備配備，堅決消除歷史欠賬與安全隱患，加大對檔案的綜合性保護，健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全保密防范體系，從人防、物防、技防各個方面把檔案安全保密防范體系落在實處。堅持“以防為主、防治結合”的基本原則，完善檔案安全保密制度，強化安全保密教育和檢查。

5. 保障實體檔案安全。加強標準化檔案館庫建設和設施設備配備，加大對檔案的綜合性保護，確保檔案保護“八防”到位，堅決消除歷史欠賬與安全隱患。堅持保護與開發并重的原則，加大對破損檔案的搶救修復和保護力度。

6.加強檔案信息保密安全管理工作，推進檔案數據備份中心建設。檔案館要建立檔案信息管理系統安全保密防護體系，推進系統安全等級保護和分級保護工作。加強安全技術研究與防范工作，加緊建立檔案信息容災系統和災難恢復機制。要按照《電子檔案移交與接收辦法》的要求和收的進、管得住、用得上、交得出的原則，加強電子檔案管理，確保電子文件和檔案的長期安全。各級檔案部門要加強檔案安全保密教育，建立健全保密檢查常態機制，會同有關部門加強對檔案館（室）的安全保密檢查。各檔案館（室）要嚴格執行安全保密規章制度，經常開展自查，做好檔案移交與接收進館、數字化外包、檔案利用中的安全保密審查，依法依規開展涉密檔案管理，嚴防檔案失泄密事故發生。檔案館要全面開展檔案安全備份工作，實行異地備份保管，對重要電子檔案實行異地異質備份保管，確保公司檔案絕對安全。

7. 完善檔案安全應急預案。 針對可能發生的突發事件、自然災害和緊急情況，各單位特別是海外企業要制定保護及搶救檔案的應急預案，對應急管理機構與職責、人員、技術、裝備、物資、救援行動及保障等作出明確具體的安排，要考慮應急預案的完整性、科學性、針對性和操作性 ，所建立起來的應急預案要能覆蓋各種類型的突發事件，確保重要檔案在受到危害時得到優先搶救和妥善處置。

【參考文獻】

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