鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

哈斯

【摘 要】在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，掀起了最新一輪的技術(shù)革命，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用逐漸成為人們生活中的主要工具，使人們的生活方法產(chǎn)生重大的變化，我國(guó)很多領(lǐng)域都已經(jīng)應(yīng)用信息化。基于此，本文首先介紹了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問(wèn)題，然后分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的必要性，最后提出了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；檔案管理；信息化建設(shè)；路徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理，是直接關(guān)乎到我國(guó)基層政府的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并且和人民群眾存在緊密的關(guān)聯(lián)。在一直以來(lái)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，檔案管理工作者歸納出許多檔案管理的方式，但是隨著信息化的日益普及，這些方式是落后的。因此，對(duì)信息化檔案管理的方式進(jìn)行探索，有利于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息管理的有效性和便捷性，可以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和三農(nóng)提供更好地服務(wù)。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理設(shè)備及管理方法不先進(jìn)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案內(nèi)容多且數(shù)量大。因此，現(xiàn)如今每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)都配備電腦，但有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理中仍舊采用以往的方式，忽略了信息化管理。并且有些政府對(duì)“三農(nóng)”建設(shè)具有實(shí)效性和指導(dǎo)作用的可研性文件資料是相當(dāng)少的，缺少層級(jí)化和信息化管理的檔案管理體系建設(shè)。同時(shí)，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)所使用的電腦都是很早配備的，電腦配置相當(dāng)?shù)停行?fù)雜化的程度難以運(yùn)行，電腦經(jīng)常出現(xiàn)藍(lán)屏或者黑屏的情況，不能確保檔案管理軟件得以正常使用，也不能安裝掃描儀器。這樣一來(lái)，也就不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（二）專業(yè)的管理人才不足

現(xiàn)如今，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要難題是專業(yè)檔案信息化人才的緊缺。檔案信息化管理是一項(xiàng)技術(shù)和知識(shí)相結(jié)合的管理活動(dòng)，這就要求檔案管理者不僅要掌握有關(guān)的檔案管理知識(shí)，而且還要具有較高的計(jì)算機(jī)水平，充分了解使用電腦管理檔案信息的方法。但是就當(dāng)前的情況來(lái)分析，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府以往的檔案管理者，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法和理論是較為熟悉的，但是對(duì)電腦操作是十分陌生的，所以這樣極易造成在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中，管理者缺乏豐富的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的技術(shù)，從而對(duì)整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府信息化建設(shè)進(jìn)程產(chǎn)生重要影響。

（三）檔案管理信息化的時(shí)效性較低

信息化經(jīng)驗(yàn)缺乏先進(jìn)性，也沒(méi)有正確的技術(shù)指導(dǎo)是檔案管理工作部門(mén)當(dāng)前面臨的最大難題。在信息化建設(shè)中，部分檔案管理者并沒(méi)有對(duì)信息化的作用有充分的了解，這樣也就不難全面發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)。相對(duì)于私人單位來(lái)說(shuō)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質(zhì)是較為正確和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模湫枰獙?duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的所有相關(guān)事物進(jìn)行管理，其數(shù)量較大，內(nèi)容繁瑣。而有些檔案管理者存在重視保存而忽視利用的情況。[1]很多檔案管理者只是將原來(lái)的紙質(zhì)檔案全部改成電子檔案，缺少規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這樣很有可能對(duì)檔案管理信息化發(fā)展造成不利影響。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的必要性

（一）與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作特性的要求相符合

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，科技的日益進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸成為最重要的內(nèi)容，而且在普遍應(yīng)用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中。就屬性來(lái)講，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作具有一定的綜合性，而且數(shù)量較大、內(nèi)容復(fù)雜，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理方式很有可能會(huì)出現(xiàn)失誤的情況，造成一些漏洞存在，嚴(yán)重的話會(huì)約束檔案管理的基本性質(zhì)。但是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠不斷提高檔案管理的有效性，可以更加迅速地完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的所有工作。

（二）方便及時(shí)查詢到檔案資料

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，在很大程度上可以實(shí)現(xiàn)每個(gè)部門(mén)檔案資料的分開(kāi)管理，而且有利于工作人員在短時(shí)間查詢到所需的資料。[2]就傳統(tǒng)模式來(lái)講，由于屬于人工檔案管理，在查詢檔案資料過(guò)程中既浪費(fèi)很多時(shí)間，又很有可能存在檔案資料混亂的情況。但是進(jìn)一步加快信息化建設(shè)，就可以及時(shí)且有效的解決該問(wèn)題，利用電腦輸入一些關(guān)鍵詞進(jìn)行詳細(xì)的檢索，以便于迅速尋找到檔案資料位置，防止出現(xiàn)檔案資料失誤的情況。

三、增強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）積極引進(jìn)高素質(zhì)的技術(shù)人才

一般來(lái)說(shuō)，科技得以迅速發(fā)展的產(chǎn)物是信息化，所以應(yīng)用信息技術(shù)離不開(kāi)高素質(zhì)的科技人才。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化建設(shè)是在模擬的信息網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建的，所以其構(gòu)建必須要擁有技術(shù)及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的人才。構(gòu)建夠，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化管理還需要擁有很多優(yōu)秀的先進(jìn)人員來(lái)管理。[3]因此，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府，必須要積極引進(jìn)一些高素質(zhì)的技術(shù)人才對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)與指導(dǎo)，使他們可以通過(guò)自身良好的計(jì)算機(jī)水平及知識(shí)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案進(jìn)行管理，從而提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化效率。

（二）在網(wǎng)絡(luò)中建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案館

網(wǎng)絡(luò)化的檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的基礎(chǔ)，所以加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息技術(shù)必須要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)路中建立一個(gè)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府實(shí)際情況相符合的檔案館，只有這樣才可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。基于以上各種要求，首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府需要成立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的政府網(wǎng)站，網(wǎng)站上所發(fā)布的內(nèi)容都是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的所有相關(guān)情況以及最新的政策內(nèi)容。其次，在該網(wǎng)站建設(shè)一個(gè)較為獨(dú)立的檔案館。然后，需要可以利用掃描技術(shù)將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府中的全部紙質(zhì)檔案掃描到電腦里，在電腦中分類管理這些檔案。最后，加強(qiáng)獨(dú)立檔案室之間的內(nèi)部關(guān)聯(lián)，相互依存。[4]比如：就戶口部門(mén)來(lái)講，可以構(gòu)建戶口檔案；就保險(xiǎn)部門(mén)來(lái)講，可以構(gòu)建與保險(xiǎn)相關(guān)的檔案，等等。接著，對(duì)某個(gè)人的戶口進(jìn)行查詢時(shí)，就可以出現(xiàn)這個(gè)人的教育以及保險(xiǎn)等其他信息。

（三）建立和健全檔案信息管理機(jī)制

促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案關(guān)系信息化建設(shè)，這就需要對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的管理規(guī)范與管理環(huán)境提出更高的要求，這樣就造成鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理模式出現(xiàn)巨大的變化，在一定程度上實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的哪敢管理的穩(wěn)定發(fā)展。[對(duì)信息檔案管理機(jī)制進(jìn)行日益完善，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵條件，在加快檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，檔案管理部門(mén)也需要高度關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息化管理，根據(jù)檔案信息化的有關(guān)管理規(guī)范及特點(diǎn)，制定出與檔案管理信息化相符合的機(jī)制，不斷創(chuàng)新和改革機(jī)制，而且認(rèn)真做好檔案信息信息化管理機(jī)制的考核，將崗位責(zé)任進(jìn)行明確，成立監(jiān)督部且制定有關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，使所有的檔案管理者都可以認(rèn)識(shí)到自身需要承擔(dān)的責(zé)任，都可以記住有關(guān)的管理機(jī)制。此外，有關(guān)的管理部門(mén)還必須要在管理中將有關(guān)制度的實(shí)際管理情況落實(shí)到位，結(jié)合實(shí)際情況作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，在最大限度上保證檔案信息化管理機(jī)制的科學(xué)性。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的21世紀(jì)，工業(yè)化進(jìn)程越來(lái)越快，高科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展也日益加快，信息化時(shí)代已經(jīng)出現(xiàn)。盡管鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)屬于經(jīng)濟(jì)落后的地區(qū)，但是我國(guó)致力于城鄉(xiāng)一體化的發(fā)展，大幅度減少城鎮(zhèn)之間的差異，這些是從根本上實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化管理的關(guān)鍵措施。作為檔案管理部，必須要增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，可以掌握各項(xiàng)信息技術(shù)的應(yīng)用，積極創(chuàng)新，及時(shí)跟上時(shí)代的腳步。使檔案管理工作自身的作用得以全面發(fā)揮，確保檔案管理信息化建設(shè)能夠正常完成。

【參考文獻(xiàn)】

[1]賀小紅.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)途徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：74.

[2]武玉璽.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)途徑分析[J].中國(guó)高新區(qū)，2018（06）：238-239.

[3]趙永偉.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑探討[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2017，16（22）：202-203.

[4]臧銀誼.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（14）：75.