信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化分析

龍海英

【摘 要】在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)發(fā)展迅速，信息技術(shù)迅猛崛起并廣泛應(yīng)用于各大行業(yè)中。在信息化背景下建立并完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理體系，利用信息化優(yōu)勢(shì)，將事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案歸納整理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精確可查。但是由于各種原因，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案在管理中存在各種各樣的問(wèn)題，這些問(wèn)題影響著會(huì)計(jì)檔案管理水平的進(jìn)一步提高，直接影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。本文將圍繞信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】信息化背景；事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理；問(wèn)題；優(yōu)化分析

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，在事業(yè)單位檔案管理工作中占據(jù)重要地位。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案涵括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算資料，在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)追溯中發(fā)揮重要作用，賦予事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)往來(lái)可追查性。下面，筆者將針對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化方法進(jìn)行分析。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量低

會(huì)計(jì)檔案管理中類目繁多、系統(tǒng)龐雜，對(duì)檔案管理人員質(zhì)量水平要求高，但是目前的事業(yè)單位檔案管理中，幾乎沒(méi)有專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。極大多數(shù)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員由會(huì)計(jì)人員兼管，會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。其專業(yè)知識(shí)不到位，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，無(wú)法有效解決會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，導(dǎo)致事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量低，在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)往來(lái)賬目追查中得不到良好的檔案信息支撐與保障。

（二）事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案資料收集不全

會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)團(tuán)體在經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來(lái)備考的會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料，以及實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的會(huì)計(jì)賬簿、記賬憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等。長(zhǎng)期以來(lái)，有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性，同時(shí)也影響到了整個(gè)單位的檔案管理工作。

（三）對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理關(guān)注度低

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，僅僅關(guān)注會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)管理，而不注重會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)付處理，未能針對(duì)事業(yè)單位檔案管理制定相應(yīng)制度，缺乏對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理重視度不足，直接影響了會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，導(dǎo)致后續(xù)工作中無(wú)法有效利用會(huì)計(jì)檔案管理。

（四）事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理松散

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是影響事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)往來(lái)情況的直接因素之一，檔案管理人員理應(yīng)擔(dān)當(dāng)起會(huì)計(jì)檔案管理的重任。會(huì)計(jì)檔案管理分為原始紙質(zhì)檔案與電子檔案兩個(gè)大類，由于事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理松散，管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理人員數(shù)據(jù)清點(diǎn)不及時(shí)、對(duì)原始紙質(zhì)檔案的管理不到位、未能嚴(yán)格核查原始紙質(zhì)檔案與電子檔案及考察原始紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)應(yīng)性，導(dǎo)致事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量低，會(huì)計(jì)檔案的嚴(yán)密性與及時(shí)更新性得不到保障，造成后期工作的會(huì)計(jì)檔案利用率低。

（五）電子檔案管理缺位

隨著會(huì)計(jì)電算化的廣泛實(shí)施，電子檔案已經(jīng)成為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。軟件安裝的光盤、升級(jí)程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報(bào)表等等。由于財(cái)務(wù)工作人員不是專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員，對(duì)于軟件及計(jì)算機(jī)的維護(hù)、數(shù)據(jù)的保護(hù)等工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為數(shù)據(jù)都在計(jì)算機(jī)上存放著，不會(huì)出問(wèn)題，不會(huì)丟失，但是一旦機(jī)器由于人為及自然災(zāi)害（雷電等）等因素受損，丟失的數(shù)據(jù)將無(wú)法彌補(bǔ)。

二、如何實(shí)現(xiàn)信息化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化改進(jìn)

（一）加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化知識(shí)培育

會(huì)計(jì)檔案管理人員是最直接接觸事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息的群體，對(duì)信息化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平提升產(chǎn)生巨大影響，為取得最佳的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理效果，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化知識(shí)培育。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化技術(shù)知識(shí)考核，設(shè)置年審制度。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化知識(shí)培育，加快信息化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理體系建設(shè)改進(jìn)速度，有效實(shí)現(xiàn)信息化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化。

（二）構(gòu)建高度成熟的信息化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理體系

順應(yīng)信息化時(shí)代高速發(fā)展的影響，構(gòu)建高度成熟的信息化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案體系，發(fā)揮信息化時(shí)代的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)勢(shì)在必行。例如，事業(yè)單位檔案管理相關(guān)部門可成立專門的會(huì)計(jì)檔案信息記錄小組，利用會(huì)計(jì)檔案信息管理小組的數(shù)據(jù)反饋?zhàn)鳛樾畔⒒聵I(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理體系建立依據(jù)。同時(shí)，有效利用高科技信息化技術(shù)設(shè)備，建立起高度成熟化的、具有信息化特點(diǎn)的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，建立“關(guān)鍵詞查詢”系統(tǒng)，相關(guān)工作人員在需要查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)，可通過(guò)關(guān)鍵詞一鍵查詢到所需信息。利用高度成熟的信息化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理體系，提高了會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)基于信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化。

（三）重視信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理保密工作

在信息化浪潮沖擊下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高新信息技術(shù)設(shè)備的利用，信息化背景下建立事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理，有其優(yōu)勢(shì)所在，同時(shí)也有其需要加強(qiáng)注意的地方。在開(kāi)放性的信息化網(wǎng)絡(luò)下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在一定的安全問(wèn)題。會(huì)計(jì)檔案隱私得不到保障，容易造成事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息暴露，信息化事業(yè)單位檔案管理建設(shè)信任度大大降低。為解決信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的這一問(wèn)題，必須加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理體系的重視程度。首先事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理原始紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到信息化系統(tǒng)中的保密工作，檔案管理相關(guān)工作人員要堅(jiān)定工作保密原則，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重保護(hù)，在轉(zhuǎn)錄工作核對(duì)完成后及時(shí)銷毀特殊文件，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密。其次是信息化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的防火墻建設(shè)，由于信息化會(huì)計(jì)檔案管理處于一個(gè)開(kāi)放化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，存在不法分子利用黑客技術(shù)，破壞信息化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，造成檔案泄露，為彌補(bǔ)這一漏洞，事業(yè)單位相關(guān)部門要加強(qiáng)系統(tǒng)防火墻建設(shè)，聘用具有相關(guān)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)知識(shí)的相關(guān)人員，加固事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化系統(tǒng)防火墻，防止檔案泄露情況出現(xiàn)，有效優(yōu)化信息化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理。

三、總結(jié)

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理有其獨(dú)特優(yōu)點(diǎn)，在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際進(jìn)行中，要緊抓事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理特點(diǎn)，深入了解事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，以此為依據(jù)建立起適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的、高質(zhì)量、高水平的會(huì)計(jì)檔案管理體系，利用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度規(guī)范事業(yè)檔案會(huì)計(jì)檔案管理。

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