淺析大中型國(guó)企采購(gòu)內(nèi)控管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

丁紹卿

【摘 要】在我國(guó)國(guó)家企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要向外界實(shí)行采購(gòu)的業(yè)務(wù)是企業(yè)能夠健康發(fā)展下去的關(guān)鍵，采購(gòu)業(yè)務(wù)能夠?qū)嵭械暮门c壞，也直接關(guān)系到企業(yè)成本和利益的好壞，所以說(shuō)，對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理和內(nèi)部控制，是降低運(yùn)營(yíng)成本的重要關(guān)鍵的一個(gè)層面。文章以我國(guó)大中型國(guó)企采購(gòu)為入手層面，對(duì)國(guó)企內(nèi)采購(gòu)內(nèi)控管理存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】國(guó)企；采購(gòu)內(nèi)控管理；存在問(wèn)題和對(duì)策

一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)是企業(yè)能夠運(yùn)行下去的開始，關(guān)系著企業(yè)所產(chǎn)出的產(chǎn)品質(zhì)量和價(jià)格以及成本的高低，是生產(chǎn)的最開始的一個(gè)環(huán)節(jié)。顯得尤為重要，同時(shí)，因?yàn)槠髽I(yè)采購(gòu)就要涉及到錢財(cái)?shù)哪莻€(gè)層面，所以對(duì)于資金鏈?zhǔn)欠癯渥愫凸?yīng)，采購(gòu)的成本將直接影響著整個(gè)企業(yè)年度的計(jì)劃和預(yù)算，因此，采購(gòu)環(huán)節(jié)十分重要。但是因?yàn)榇笾行推髽I(yè)的企業(yè)內(nèi)部復(fù)雜，涉及到的部門多，很容易產(chǎn)生內(nèi)部的貪污腐敗現(xiàn)象，造成在管理層面上的缺失。一個(gè)完善的內(nèi)部監(jiān)督和管理體系是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)能夠健康良性有效發(fā)展下去的關(guān)鍵層面，這是一項(xiàng)需要進(jìn)行下去的業(yè)務(wù)流程，需要通過(guò)一定的措施加以完善。

一、大中型國(guó)有企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理存在的問(wèn)題

1.1采購(gòu)合同審核程序的不嚴(yán)格

對(duì)于國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，相關(guān)進(jìn)行層面主要有對(duì)于材料采購(gòu)的公示、請(qǐng)購(gòu)、對(duì)于材料的采購(gòu)、對(duì)于材料的驗(yàn)收、審核和最后的進(jìn)行貨款的交付這幾個(gè)環(huán)節(jié)。在這幾個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中，一般的企業(yè)只是注重于材料的采購(gòu)這個(gè)環(huán)節(jié)，往往忽視了在具體采購(gòu)項(xiàng)目成交后交付環(huán)節(jié)上的合同的簽訂。

1.2在采購(gòu)中對(duì)價(jià)格管控不到位

為了避免在采購(gòu)中出現(xiàn)的中飽私囊和有意抬高價(jià)格的現(xiàn)象，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都在采購(gòu)中采取的是通過(guò)和多家供貨企業(yè)簽訂采購(gòu)合同，采取分散采購(gòu)的模式。在進(jìn)行采購(gòu)的過(guò)程中，通過(guò)不同企業(yè)之間不同材料的采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)最大程度的效率性和公平性。但是在進(jìn)行實(shí)際的物資采購(gòu)的過(guò)程中，由于需要設(shè)計(jì)的公司和企業(yè)很多，就會(huì)造成采購(gòu)成本的上升情況，同時(shí)還會(huì)產(chǎn)生管理層面上的困難問(wèn)題。再者，在實(shí)際企業(yè)的運(yùn)作中，往往會(huì)因?yàn)楦鞣N問(wèn)題需要臨時(shí)采購(gòu)物資，這時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)因?yàn)楣?yīng)商不確定產(chǎn)生的漫天要價(jià)現(xiàn)象，此外，還有因?yàn)楹贤弦?guī)定顯目不夠明確所導(dǎo)致的價(jià)錢之間的不明確等問(wèn)題。

1.3采購(gòu)層面內(nèi)部控制管理薄弱

在采購(gòu)部門內(nèi)部的管理層面中，應(yīng)該逐層分級(jí)，明確每個(gè)層級(jí)所負(fù)責(zé)的具體層面，具體層面展開自我負(fù)責(zé)的制度，在每個(gè)采購(gòu)部分設(shè)置專門的小組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，保證每個(gè)層面的細(xì)化工作，同時(shí)也就保證了整個(gè)流程中的細(xì)化工作。在實(shí)際的行業(yè)中，對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)，由于需要簡(jiǎn)化操作程序，所以一般對(duì)于環(huán)節(jié)內(nèi)部的層級(jí)設(shè)計(jì)比較簡(jiǎn)單，這樣雖然你簡(jiǎn)化了程序，但是很容易造成疏漏，造成采購(gòu)環(huán)節(jié)的漏洞。

二、對(duì)于加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理的措施

2.1做好合同履行監(jiān)控工作

在第一個(gè)層面上，國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)部門要在獲得審批后的清單后要建立和審核通過(guò)行業(yè)內(nèi)部對(duì)于這個(gè)產(chǎn)品層面的標(biāo)準(zhǔn)，要在合同的簽訂中，對(duì)于所采用物資的類型、標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、數(shù)量等，同時(shí)還要對(duì)于配送工具和方式以及交付要求等這些條款就必須體現(xiàn)在合同的要求中。同時(shí)，會(huì)計(jì)部門要參與進(jìn)整個(gè)合同簽訂的整個(gè)過(guò)程中，就是說(shuō)，對(duì)于事前的監(jiān)督，事中的監(jiān)督和檢查等可以采用的監(jiān)控方式有，對(duì)于履行合同情況的督促和分析，對(duì)于出現(xiàn)的可能違約的行為后，要立即采取備案設(shè)施以減少損失的發(fā)生大小。同時(shí)必要的時(shí)候要根據(jù)相關(guān)的事后協(xié)議采取補(bǔ)充和變更情況極其協(xié)議。

2.2建立采購(gòu)合同的簽訂和跟蹤體系

采購(gòu)合同需要貫穿采購(gòu)環(huán)節(jié)的始終，要把整個(gè)環(huán)節(jié)建立在合同的基礎(chǔ)上，正如上文中提到，因?yàn)槠髽I(yè)采購(gòu)就要涉及到錢財(cái)?shù)哪莻€(gè)層面，所以對(duì)于資金鏈?zhǔn)欠癯渥愫凸?yīng)，采購(gòu)的成本將直接影響著整個(gè)企業(yè)年度的計(jì)劃和預(yù)算，因此，采購(gòu)環(huán)節(jié)十分重要。但是因?yàn)榇笾行推髽I(yè)的企業(yè)內(nèi)部復(fù)雜，涉及到的部門多，很容易產(chǎn)生內(nèi)部的貪污腐敗現(xiàn)象，造成在管理層面上的缺失。一個(gè)完善的內(nèi)部監(jiān)督和管理體系是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)能夠健康良性有效發(fā)展下去的關(guān)鍵層面，這是一項(xiàng)需要進(jìn)行下去的業(yè)務(wù)流程，需要通過(guò)一定的措施加以完善。所以公司和企業(yè)要明確采購(gòu)合同的物資界限，，要在合同的簽訂中，對(duì)于所采用物資的類型、標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、數(shù)量等，同時(shí)還要對(duì)于配送工具和方式以及交付要求等這些條款就必須體現(xiàn)在合同的要求中。采購(gòu)合同要由采購(gòu)部門事先擬定，要通過(guò)兩個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)部門共同商定后確定合同內(nèi)容。其次，采購(gòu)部門要在合同簽訂后繼續(xù)對(duì)這筆訂單進(jìn)行跟蹤和記錄，在上級(jí)有不同的意見(jiàn)后，可以及時(shí)通過(guò)談判或者合同終止合作或者尋找解決方案。承擔(dān)合同連帶的責(zé)任。

2.3建立健全采購(gòu)監(jiān)督審查制度

上文說(shuō)到，在采購(gòu)部門內(nèi)部的管理層面中，應(yīng)該逐層分級(jí)，明確每個(gè)層級(jí)所負(fù)責(zé)的具體層面，具體層面展開自我負(fù)責(zé)的制度，在每個(gè)采購(gòu)部分設(shè)置專門的小組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，保證每個(gè)層面的細(xì)化工作，同時(shí)也就保證了整個(gè)流程中的細(xì)化工作。在實(shí)際的行業(yè)中，對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)，由于需要簡(jiǎn)化操作程序，所以一般對(duì)于環(huán)節(jié)內(nèi)部的層級(jí)設(shè)計(jì)比較簡(jiǎn)單，這樣雖然簡(jiǎn)化了程序，但是很容易造成疏漏，造成采購(gòu)環(huán)節(jié)的漏洞。因此，要讓企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)部門保持較高的獨(dú)立性，就是說(shuō)可以在企業(yè)的股東大會(huì)上成立與他評(píng)定等級(jí)的審計(jì)部門，建立審計(jì)文員會(huì)，對(duì)采購(gòu)部門內(nèi)部出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決，或者定期進(jìn)行核查賬務(wù)等作用。

2.4加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理層面的工作

對(duì)應(yīng)于企業(yè)內(nèi)部的管理層來(lái)說(shuō)，要做到自覺(jué)負(fù)責(zé)，自我監(jiān)督，自我管理。一個(gè)完善的內(nèi)部監(jiān)督和管理體系是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)能夠健康良性有效發(fā)展下去的關(guān)鍵層面，這是一項(xiàng)需要進(jìn)行下去的業(yè)務(wù)流程，需要通過(guò)一定的措施加以完善。所以公司和企業(yè)要明確采購(gòu)合同的物資界限，，要在合同的簽訂中，對(duì)于所采用物資的類型、標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、數(shù)量等，同時(shí)還要對(duì)于配送工具和方式以及交付要求等這些條款就必須體現(xiàn)在合同的要求中。采購(gòu)合同要由采購(gòu)部門事先擬定，要通過(guò)兩個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)部門共同商定后確定合同內(nèi)容。其次，采購(gòu)部門要在合同簽訂后繼續(xù)對(duì)這筆訂單進(jìn)行跟蹤和記錄，在上級(jí)有不同的意見(jiàn)后，可以及時(shí)通過(guò)談判或者合同終止合作或者尋找解決方案。

三、結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要向外界實(shí)行采購(gòu)的業(yè)務(wù)是企業(yè)能夠健康發(fā)展下去的關(guān)鍵，采購(gòu)業(yè)務(wù)能夠?qū)嵭械暮门c壞，也直接關(guān)系到企業(yè)成本和利益的好壞，所以說(shuō)，對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理和內(nèi)部控制，是降低運(yùn)營(yíng)成本的重要關(guān)鍵的一個(gè)層面。采購(gòu)內(nèi)控管理存在的問(wèn)題主要是在于采購(gòu)合同審核程序的不嚴(yán)格、在采購(gòu)中對(duì)價(jià)格管控不到位、采購(gòu)層面內(nèi)部控制管理薄弱，因此要做到做好合同履行監(jiān)控工作要建立和審核通過(guò)行業(yè)內(nèi)部對(duì)于這個(gè)產(chǎn)品層面的標(biāo)準(zhǔn)；建立采購(gòu)合同的簽訂和跟蹤體系，要把整個(gè)環(huán)節(jié)建立在合同的基礎(chǔ)上；建立健全采購(gòu)監(jiān)督審查制度，應(yīng)該逐層分級(jí)，明確每個(gè)層級(jí)所負(fù)責(zé)的具體層面，具體層面展開自我負(fù)責(zé)的制度；加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理層面的工作，要做到自覺(jué)負(fù)責(zé)，自我監(jiān)督，自我管理。這樣才能夠使得企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)真正的公正和公開透明。

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