煙草商業企業采購業務內部控制研究

陳楊

【摘 要】內部控制是保證企業經營管理合法合規，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略的有效途徑。在煙草商業企業內部控制中，采購業務內部控制是其重要的組成部分，建立完善的采購業務內部控制，有利于降低運營成本，防范采購風險，進一步增強企業整體實力。

【關鍵詞】煙草企業；采購業務；內部控制

在現代企業管理思想之中，采購業務被認為是企業重要的利潤來源之一，越來越多的企業意識到，采購業務過程中的控制不嚴直接影響企業經營成本的增加，從而導致企業利潤率的降低。完善的采購業務內部控制是管控企業經營成本的有效途徑，有利于推動企業的高質量發展。

一、煙草商業企業采購內部控制現狀

隨著企業管理水平的不斷提升，煙草商業企業的內部控制形成了一套相對健全的制度體系，其中涉及采購業務內部控制的制度也比較完善，對規范采購業務起到一定的積極作用，提高了企業采購業務的效率與效益。在采購內部控制方面，煙草企業還陸續使用了原料管理信息系統、物資管理系統，為采購管理提供了信息化平臺支撐。

二、煙草商業企業采購業務內部控制存在的風險點及分析

（一）未建立采購業務風險評估體系

風險評估是企業內部控制五大要素中的主要要素之一，是企業識別風險和控制風險的基礎，有效的風險評估體系可以充分識別出企業所面臨的各種風險，通過評估與判斷，采取對應的風險應對措施，從而保證企業經營目標的實現。隨著建設現代化煙草經濟體系的不斷深入，煙草商業企業采購業務頻繁發生，風險點主要有：采購計劃安排不合理，造成庫存短缺或積壓，可能導致資金占用和資源浪費；供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權審批不規范，可能導致采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐；采購驗收不規范，付款審核不嚴，可能導致采購物資、資金損失或信用受損。由于采購過程中風險點很多，煙草商業企業應該對此加以重視。目前，煙草商業企業對采購業務內部控制還未建立有效的風險評估體系，對采購業務中所面臨的風險缺少預見性與預測性，不能及時、準確、全面地搜集到來自企業內外部的風險信息，從而很難對所面臨的風險做出靈活的應對措施，而且對于采購業務的風險控制往往都是事后控制，缺少事前的防御性控制。

（二）采購業務控制活動有待改進

目前，煙草企業已經對采購業務控制活動制定了一系列的控制制度與控制程序，但是由于不同的控制制度分別由不同部門起草，這就造成了不同制度相互之間存在著交叉與重疊，缺少連貫性，甚至相互之間存在互相矛盾的情況，造成采購業務的控制活動相關制度比較松散，未形成一個完整的制度體系，影響了采購業務的工作效率，甚至造成部門之間、員工之間分工不明確、權責不明確的現象，部門之間、員工之間互相推諉，影響企業的管理效率。

（三）采購業務內部監督有待加強

內部監督是對采購業務內部控制建立和實施情況的監督檢查，包括日常監督和專項監督，煙草商業企業的內部監督還存在一些不完善的地方有待提高。例如，采購業務方面的監督主要集中在采購合同、采購價格和采購流程審計，審計人員的專業素質主要偏向于財務，采購業務、法律方面的人才較少，一定程度上影響了采購業務審計的深度與廣度。此外，采購業務內部監督主要依托內部審計部門，管理層及公司其他內部機構在內部監督中的相應職責未得到進一步發揮。

三、煙草商業企業采購內部控制優化建議

（一）建立采購業務風險評估體系

為了建立采購業務風險評估體系，煙草企業可以成立一個專門的由采購部門、審計部門、法律部門等和采購業務相關的其他部門共同組成的采購業務風險評估小組，必要時也可聘請外部咨詢專家參加。采購業務風險評估是一個動態的、連續的、系統的過程，可以從以下兩個方面來建立采購業務風險評估體系：一方面，對于采購業務中常見的風險，煙草企業可以建立風險指標警戒線，當采購業務相關風險指標到達設定的警戒線后，就會立刻識別出采購業務風險并采取相應的應對措施，將采購風險控制在可以接受的范圍之內。另一方面，隨著企業的各項經營活動的進行，會不斷產生一些新的風險，需要對新產生的風險進行識別與評估，并及時采取對應的風險控制措施。

（二）強化關鍵控制點控制措施

煙草企業控制活動的執行標準主要是建立的控制制度，對采購業務控制活動的改進主要就是完善相關的采購業務制度與政策，注意各個制度與政策之間需要保持口徑一致并做好銜接，不能只考慮一項制度或政策本身。在此基礎上，強化購買環節、付款環節兩個關鍵控制點及控制措施：在購買環節，明確采購職責權限及相應的請購和審批程序、嚴格按照預算執行進度辦理請購手續、建立科學的供應商評估和準入制度、根據市場情況和采購計劃選擇合理的采購方式、建立采購定價機制、根據實際擬訂采購合同并按規定權限簽訂合同、嚴格采購驗收并強化采購過程管理。在付款環節，完善付款流程、加強預付賬款和定金管理、強化采購活動的會計系統控制、建立退貨退款制度。

（三）強化采購業務內部監督作用

煙草商業企業應該加強內部審計部門的獨立性，審計部門定期或不定期地對采購部門業務操作流程進行常規、持續的監督檢查，對采購業務相關制度與政策的執行情況進行評價。在選用審計人員時，需要綜合考慮審計人員的財務專業水平、具體業務以及法律知識背景、溝通能力以及文字表達能力，必要時還可以聘請外部中介機構協助內部審計部門對采購業務內部控制提供咨詢，進一步挖掘采購業務內部控制的不足，提高內部控制水平。此外，強化企業管理層和其他內部機構在內部監督中的職責，確保發現的重要問題及時送達治理層，建立和完善內部控制缺陷糾正、改進機制，充分發揮監督監督效力。

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