探討醫(yī)院檔案管理問題與信息化建設(shè)

黎希文

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）4-089-02

摘 要 隨著信息時(shí)代的來臨，在信息技術(shù)的依托下，各行各業(yè)都獲得了空前的發(fā)展空間，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。尤其在醫(yī)院檔案管理中，提升信息化管理程度，不僅能夠提升檔案管理的有效性和真實(shí)性，防止信息失真，更能夠?yàn)樘嵘t(yī)院服務(wù)質(zhì)量提供動(dòng)力。因此，檔案管理單位應(yīng)該認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理中存在的問題，采取信息化手段提升管理質(zhì)量，從而幫助醫(yī)院提升社會(huì)效益。本文主要研究醫(yī)院檔案管理中存在的問題和信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院建設(shè) 檔案管理 問題 信息化對策

在醫(yī)院檔案管理的過程中，由于資源配置不足，信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完備以及檔案管理制度存在缺失等問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案的管理水平，信息失真、不完整的問題層出不窮，不僅嚴(yán)重影響了檔案的利用效率也在一定程度上限制了醫(yī)院的發(fā)展。因此，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，優(yōu)化管理水平的同時(shí)，提升醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的基本概況

（一）醫(yī)院檔案信息化管理的基本內(nèi)涵

檔案的信息化管理，大體上分為兩方面的內(nèi)容，首先是利用信息技術(shù)和科學(xué)手段，對醫(yī)院的各類檔案信息包括人事調(diào)度資料、患者的基本信息以及設(shè)備儲(chǔ)備等檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化和集成化的管理，同時(shí)由技術(shù)人員將這些檔案內(nèi)容進(jìn)行編號并進(jìn)行有序分類，從而提升查詢和檢索效率，為后續(xù)的保管和應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。其次是實(shí)現(xiàn)信息檔案的物流化管理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理向信息化管理的方向轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新檔案管理模式的同時(shí)，更新管理方法和管理效率。

（二）醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)容分析

在醫(yī)院數(shù)據(jù)資料信息化管理的過程中，通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)、掃描儀的應(yīng)用，將醫(yī)院人事信息、患者資料等存檔，以統(tǒng)一的格式和目錄編排錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，以備后續(xù)的查詢和管理。在推動(dòng)工作流程化的過程中，可以適當(dāng)對檔案信息進(jìn)行編目安排和分類排序，先確定醫(yī)院檔案管理的有效機(jī)制，再統(tǒng)籌優(yōu)化檔案管理人員，防止不必要支出造成的麻煩和危機(jī)。除此之外，為了促進(jìn)醫(yī)院檔案信息的統(tǒng)一性管理，還應(yīng)該加強(qiáng)醫(yī)院辦公系統(tǒng)的安全性和信息化，設(shè)定分級索引，以便用戶能夠第一時(shí)間登錄存儲(chǔ)網(wǎng)站進(jìn)行信息檢索和查詢。

（三）醫(yī)院檔案信息化管理的條件

首先，想要提升現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的有效性，醫(yī)院管理者應(yīng)該更新信息化管理理念，積極引進(jìn)信息化高端檔案管理設(shè)備，為信息的獲取和檔案的管理提供優(yōu)質(zhì)的平臺(tái)條件。其次，要求醫(yī)院的局域網(wǎng)絡(luò)要發(fā)達(dá)，不僅能夠滿足信息的傳播，同時(shí)還能夠提升檔案的上傳和下載速度，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)提升檔案管理效率。最后，請專業(yè)技術(shù)人員建立合理化的醫(yī)院檔案管理資源庫，針對醫(yī)院中醫(yī)護(hù)人員和非醫(yī)護(hù)人員的分類化需求，建立多種資源搜索機(jī)制，從而提升醫(yī)院檔案的使用效率。

（四）促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理的重要性

首先，有利于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理機(jī)制的更新。當(dāng)前，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，信息化技術(shù)逐漸成為人們生產(chǎn)的重要載體。尤其在醫(yī)院管理中，無論是醫(yī)護(hù)人員還是普通民眾，對于檔案信息的獲取需求和依賴逐漸加深，這就要求醫(yī)院檔案管理要擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理向信息化方向轉(zhuǎn)變，這樣既能提升檔案信息數(shù)據(jù)的共享率，同時(shí)也能及時(shí)更新檔案的內(nèi)容，提升檔案管理的時(shí)效性。其次，有利于提升醫(yī)院檔案的管理和應(yīng)用水平。從傳統(tǒng)意義上來講，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化程度不高，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息的落后，不僅無法為患者提供最先進(jìn)的救治，甚至也影響了日常服務(wù)效率。但是通過信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，醫(yī)護(hù)人員平時(shí)學(xué)習(xí)中可以隨意調(diào)取電子檔案信息，為學(xué)習(xí)提供了極大的幫助，并從根本上優(yōu)化了醫(yī)院檔案的管理水平。最后，有利于優(yōu)化醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。推動(dòng)醫(yī)院檔案的信息化管理，不僅能夠剔除檔案中陳舊腐朽的信息資源，同時(shí)還能在一定程度上將先進(jìn)的救治手法和醫(yī)院管理理念加入到其中，更新了醫(yī)院的檔案資源庫，使檔案信息得到了更有效的開發(fā)和利用，從而極大地增加了醫(yī)院檔案的使用壽命。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）紙質(zhì)化管理模式根深蒂固，缺乏專業(yè)化檔案管理人才

當(dāng)前，雖然大部分行業(yè)已經(jīng)逐漸將科學(xué)技術(shù)融會(huì)到日常的加工生產(chǎn)中，為經(jīng)濟(jì)的建設(shè)提供了保障。而且醫(yī)院在服務(wù)上，也將掛號取藥、看病取單等流程上加入了信息化元素，既節(jié)省了患者的時(shí)間，也提升了救助效率。但是在檔案管理方面，部分醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)的人力紙質(zhì)化管理模式，不僅不向外界開放，而且相關(guān)從業(yè)人員想要查閱文獻(xiàn)和資料，還需要自己翻找和查閱，嚴(yán)重浪費(fèi)了時(shí)間，而且由于人力工作的局限性，還無法保障檔案信息分類完整準(zhǔn)確，檔案失真或交叉管理的情況層出不窮，嚴(yán)重影響了檔案應(yīng)用效率。再加上部分醫(yī)院并未為檔案管理人員提供信息化的培訓(xùn)，其工作內(nèi)容繁多而復(fù)雜，而且缺乏一定的理論和實(shí)踐支撐，在長期閉塞的情況下對于檔案的管理也缺乏耐心和責(zé)任心，檔案管理記錄、檔案丟失以及失真等問題，都成為影響檔案使用效率和醫(yī)院管理水平發(fā)揮的最根本因素。

（二）檔案管理機(jī)制不規(guī)范，配套基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重不足

就目前來講，我國醫(yī)療行業(yè)當(dāng)中，高端醫(yī)療設(shè)備的普及程度還不高，而且部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的醫(yī)院，連基本的醫(yī)護(hù)人員都相對匱乏，更談不上醫(yī)療設(shè)備的更新和普及，醫(yī)院檔案信息化管理程度和水平隨各地經(jīng)濟(jì)差異而具有極大的差距。歸根結(jié)底是我國還沒有出臺(tái)與醫(yī)療設(shè)備或醫(yī)院檔案管理相契合的法律機(jī)制，在制度的制定上大多遵循的是普遍的檔案管理方法，與醫(yī)院實(shí)際的檔案管理和運(yùn)行效果存在明顯偏差。再加上醫(yī)院在日常運(yùn)行的過程中，除了要進(jìn)行檔案管理之外，醫(yī)療救助和其他各項(xiàng)軟硬件的開發(fā)都需要資金資源的支持，以及人力資源的統(tǒng)籌規(guī)劃，在這些基礎(chǔ)條件都相對不足的情況下，如果管理層再?zèng)]有明確的檔案信息化管理認(rèn)知，在態(tài)度上不予以重視，最終只能導(dǎo)致檔案管理的信息化水平和利用效率不足。

（三）檔案資源管理調(diào)配不足，難以進(jìn)行有效的資源共享

醫(yī)院在未實(shí)行信息化檔案管理之前，各類檔案的存儲(chǔ)大多密封，屬于機(jī)密文件，在未經(jīng)過上級許可的情況下不可隨意翻閱和查找，防止越權(quán)和醫(yī)院核心文件的泄露。但是隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院在運(yùn)行的過程中，檔案管理中的信息資源存儲(chǔ)文件，除了部分機(jī)密文件被嚴(yán)密存儲(chǔ)之外，還包括醫(yī)院的人力資源信息、患者病例或住院信息，甚至一些醫(yī)院將學(xué)術(shù)論文、救助實(shí)踐方案和基本養(yǎng)生方法也納入到檔案管理當(dāng)中，類型豐富的同時(shí)，也為檔案管理者增加了工作的難度。雖然也有部分醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，對以上幾類內(nèi)容進(jìn)行了分類管理，但是從根本上還是內(nèi)部開放，未公開一些可供大眾參考的檔案信息，使得一些優(yōu)質(zhì)資源無法做到即時(shí)共享，既影響了檔案資源的利用效率，同時(shí)也不利于醫(yī)院樹立良好的社會(huì)形象。

三、醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)措施

（一）創(chuàng)新檔案管理模式，吸納優(yōu)質(zhì)信息化檔案管理人才

在醫(yī)院檔案的管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)該認(rèn)識到傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)需求，需要從實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)新研究管理模式，積極吸納和培養(yǎng)出與時(shí)俱進(jìn)的信息化檔案管理人才。具體來講，提升各環(huán)節(jié)的信息化管理水平，為檔案信息化管理提供前提。要求醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)互通，檔案管理部門與各個(gè)部門的信息相互對接，例如患者在辦理病歷卡的時(shí)候，其個(gè)人信息資料能夠統(tǒng)一及時(shí)地上傳到檔案信息部門，便于后續(xù)的信息查找和病例檢索等，以為其提供最及時(shí)有效的治療。其次，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，也應(yīng)該從推動(dòng)檔案信息化管理出發(fā)，更新醫(yī)院的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理平臺(tái)以及大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)機(jī)制等，為檔案管理信息化水平的提升提供條件。最后，在檔案管理人才優(yōu)化領(lǐng)域中，一方面要積極吸納剛畢業(yè)的信息化管理人才，使其能夠用新思想、新觀念進(jìn)行檔案管理工作，提升工作效率；另一方面要對以往檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，提升其信息化水平和計(jì)算機(jī)處理能力，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案信息化檔案管理水平。

（二）優(yōu)化資金資源的投入，完善信息化檔案管理的配套工作

科學(xué)技術(shù)作為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的重要支撐，必須要強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，加深資金資源的投入效率，才能提升醫(yī)院檔案管理水平，以實(shí)現(xiàn)電子化、智能化和系統(tǒng)化的檔案信息管理。在具體的資金資源投入中，首先應(yīng)該加強(qiáng)資金的投入力度，做好調(diào)控和預(yù)算管理工作，除了人才、設(shè)備引進(jìn)等撥款之外，相關(guān)部門也應(yīng)該加大對醫(yī)院檔案管理的資金支持力度，側(cè)重對無紙化檔案管理的引導(dǎo)，為醫(yī)院提升服務(wù)質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。其次，在配套工作完善的方面，醫(yī)院中的各部門應(yīng)該積極配合檔案管理部門地工作，查閱檔案的過程中要遵守紀(jì)律，保證節(jié)約查詢的實(shí)名制，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化、一體化辦公。

（三）構(gòu)建有效的檔案資源管理制度，提升檔案信息的共享效率

任何管理工作的實(shí)行，都需要在制度體系下進(jìn)行。因此，想要提升醫(yī)院檔案管理工作的有效性，醫(yī)院需要與其他檔案管理部門聯(lián)合建立相關(guān)的檔案管理機(jī)制，包括對電子文檔存儲(chǔ)方法的判定、信息記錄原始憑證的判定以及電子文檔搜集、保密和傳輸管理等機(jī)制。同時(shí)，針對當(dāng)前信息化醫(yī)院檔案中不同的信息內(nèi)容，要通過不同的渠道進(jìn)行封閉管理和公開，其中機(jī)密性文件只有在相關(guān)部門簽發(fā)的情況下才允許傳閱；醫(yī)護(hù)人員等人力信息和患者信息不能被公開；項(xiàng)目專利、學(xué)術(shù)論文和救助方法等內(nèi)容要根據(jù)其等級進(jìn)行不同的公開處理和管理；而針對一些醫(yī)院日常的檔案信息和基本養(yǎng)生、自救常識等檔案，可以讓用戶隨時(shí)在相關(guān)客戶端或官網(wǎng)上查閱搜索，以拉近醫(yī)院和群眾之間的距離，提升信息資源的共享效率。

四、結(jié)語

推動(dòng)醫(yī)院檔案的信息化管理，不僅能夠提升檔案管理效率，促進(jìn)信息資源的共享，同時(shí)還能在一定程度上優(yōu)化醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。因此在實(shí)際的信息化建設(shè)中，檔案管理部門應(yīng)該更新思想，強(qiáng)化檔案管理的信息化水平，積極引進(jìn)相關(guān)技術(shù)和智能化平臺(tái)對檔案信息進(jìn)行歸正和分類，提升檔案信息真實(shí)性、有效性和即時(shí)性的同時(shí)，為醫(yī)院服務(wù)效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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