科學研究促進公安檔案信息化管理

吳婷燕

摘 要 公共檔案安全是國家檔案的重要組成部分，在公安檔案中使用信息化管理可以事半功倍，在公安工作中發揮著重要作用。對于庫房管理檔案不規范，檔案管理業務水平低，檔案歸檔意識缺乏，檔案管理人員質量差等問題，檔案的領導應該加強組織工作，提高安全管檔案和業務能力，努力加強團隊管理和檔案管理業務管理能力的培養。

關鍵詞 公安 檔案管理 信息化+

公共機關檔案管理是一項非常重要的任務。如何在打擊犯罪，維護人民合法權益，維護社會穩定等方面發揮重要作用。加強信息管理是打破傳統思維觀念的必由之路，它改變了傳統的工作模式，整合警務資源，改善工作效率和提高質量。因此，加強檔案信息管理是公安機關的當務之急。經過幾年的努力，信息管理平臺大體已經完成，可以完成大量的信息錄入。但是，某些單位的檔案管理員仍然存在不會使用，不可用或不愿意用的問題，從而導致檔案中的信息水平仍處于低層階段。

一、公安檔案信息化管理的必要性

公安充分運用科技手段提高檔案管理水平，已成為檔案安全管理和開發檔案資源的有效途徑和必由之路。

第一，信息存儲的高密度性。計算機儲存是利用數字化技術把有關檔案信息，如文字、圖像、聲音、視頻等轉換成計算機能夠識別的二進制數形式進行存儲，還可用CD—R或用DVD的密度刻錄保存，大大節省了空間。

第二，信息傳遞的可操作性。利用計算機或網絡技術進行制作、存儲、檢索、管理和使用的電子檔案，可以進行異地查詢、復制等信息操作。

第三，信息查詢的快捷性。檔案管理信息化的實施，使檔案利用者可以通過網絡在線和計算機自動檢索功能獲取檔案信息，查詢各種檔案資料省時省力。

第四，資料保存的安全性。電子文件將資料記錄于載體上的同時，可對載體上的數字信息進行壓縮編碼、加密等處理，適用于公安保密工作的需要，還可以將檔案資料復制進行備份或異地保存，避免了紙質檔案發霉、發脆、蟲蛀等不利于檔案安全保存的問題。

二、信息化管理存在問題

目前，公安機關檔案信息化管理中存在著很多方面的問題，比如管理人員主觀問題，信息化建設中存在的問題，普遍存在的問題大致可分為以下幾種。

第一，存在“不愿用”問題。一方面是檔案管理人員思想保守導致其“不愿用”。有部分檔案員理念較為老舊，只習慣于使用傳統的管理檔案方式，對于信息化管理總是存在個人的片面誤解，認為利用信息化管理容易造成信息的泄露。對信息化應用存在排斥心理和抵觸情緒。另一方面是由于工作受限導致“不愿用”。首先對檔案進行信息化管理，對于檔案員而言需要其嚴格遵循相關的管理規定，要根據規定對文件材料進行相關的分類歸檔，并且要按時匯總，進行檔案信息的錄入。

第二，“不會用”的問題。隨著各行各業計算機應用技術的提高，對于檔案員而言，其計算機操作水平雖然有了普遍的提高，但仍然存在部分人員信息化應用水平還不足以完全適應信息化管理的需要。管理人員素質不高“不會用”。多數公安機關檔案員都為非專業人員，所以對于檔案信息化管理的相關知識結構趨于單一化。缺少能夠熟練操作計算機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用工作的“復合型”人才。

第三，存在“不能用”的問題。目前而言，大部分基層派出所的檔案信息化管理設備無法跟上時代的需求，技術方面相對匱乏和落后。一方面是設備還相對落后“不能用”。比如檔案室電腦較為落后，缺乏硬件設施，比如掃描儀、刻錄機、防磁柜等，辦公裝備還無法滿足檔案信息化管理的硬件需求。對于一些基層單位而言，其文書工作、業務檔案管理工作至今還沒有實行信息化管理。

三、提升公安檔案信息化管理水平的途徑和策略

一是進一步加強對檔案管理工作的組織和領導。檔案管理主要是負責服務于公安工作的一項重要基礎工作，實施建筑工作的“層次管理”，遵循章法規則以及相關法律。各級公安機關要更多地了解加強和改進新形勢下檔案管理的重要性和必要性，真正提高檔案管理的重視度，組織和實施檔案以及其他公安工作的管理。充分發揮公安工作檔案公安服務的功能和作用與。按照“誰管理、誰負責、誰實施”的原則和要求，我們必須健全一個檔案管理工作制度，改進和完善檔案管理系統，強化關鍵領導的工作職責，動員所有警察積極參與建立“大檔案”工作模式，為檔案管理可持續發展提供強有力的組織保障。

二是進一步加強檔案安全管理和業務工作的水平。在過程當中我們有必要強調文件管理安全的問題，側重于并加強硬件投資和基礎設施。縣市公安辦公室及相關部門應當進行自我評估，糾正和整理，建設檔案庫房確保所有安全管理得以實施，并提高檔案庫房的管理水平。我們必須克服實際困難，如缺乏辦公空間，創造條件，建立安全和標準化的檔案。城市各公安分局應與自身實際情況緊密聯系，重點關注檔案歸檔，組織檔案的收集和存檔，填寫遺漏，歸檔所有未立卷檔案，并徹底消除可能的隱藏的檔案丟失危險。

三是進一步加強團隊管理文件管理能力。團隊合作是在檔案工作中取得優異成效的關鍵。要非常重視創建檔案管理團隊，并配齊檔案工作人員。有些情況需要適當調整，比如員工年齡太大，知識結構不合理等應部分減少工作量。要組織開展各種形式的檔案管理知識分析，注意加強管理信息管理技術，加強檔案管理人員素質。有必要組織檔案資源的研究開發，將“死檔”變成“活檔案”，提高公安工作檔案管理服務的能力和水平，促進公安工作，將文件管理提升到一個新的水平。

（作者單位為南京市鼓樓公安分局）

參考文獻

[1] 張巍巍.公安檔案管理現狀分析[D].黑龍江大學，2016.

[2] 張英龍.公安檔案建設困境與解決對策探究——以江蘇東海縣為例[J].江蘇警官學院學報，2017（4）：102-106.