企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務模式探析

韓雪

【摘 要】：企業(yè)的檔案管理工作現如今已經成為了企業(yè)管理工作的重要的一部分，需要緊跟時代的腳步，積極地進行創(chuàng)新，這也是企業(yè)能夠穩(wěn)定地立足于當今社會的重中之重。企業(yè)檔案是基礎性的信息資源，能夠將生產、科研以及人力資源等內容有效地保存下來，將企業(yè)發(fā)展的每一步都清晰地記錄下來，能夠讓企業(yè)管理者更加直觀地感受到企業(yè)的發(fā)展。本文主要分析了當前階段的檔案管理的常見模式及不足，以及如何轉變發(fā)展模式，才能夠促進檔案管理的發(fā)展。

【關鍵詞】：檔案;創(chuàng)新;管理

【中圖分類號】R271.6【文獻標識碼】A【文章編號】1672-3783（2019）06-03--01

在現代化發(fā)展迅猛的當代社會，企業(yè)單位內部管理的好壞已經成為了企業(yè)能否在新時代中乘風破浪，獲得先機的決定因素，也是影響企業(yè)競爭力的核心因素，所以企業(yè)要想提升管理能力，需要注重檔案管理的優(yōu)化力度，以及要提升信息資源的開發(fā)力度，這也是大多數企業(yè)在現階段發(fā)展的重要目標。

1 當前檔案管理的常見模式

1.1 分散管理模式

分散管理主要是各個部門自行管理的模式，企業(yè)的檔案信息按照不同的分類被分到各個部門，但是這種分散管理有著嚴重的弊端。這種管理模式因為缺乏嚴格標準的管理制度，導致了各種資源使用和開發(fā)都是根據部門的實際要求做出的，雖然在某種程度上管理更加人性化，更加靈活，但是由于檔案的分散性，導致在總體信息管理上會出現信息不連貫的情況，檔案管理的協(xié)同效率，也降低了辦事效率，影響企業(yè)效益。

1.2 集中管理模式

集中管理模式是指企業(yè)檔案管理工作由一個部門集中統(tǒng)一管理，在規(guī)章制度下按照流程管理，這種管理模式雖然比較集中系統(tǒng)，但是操作難度較大，因為檔案管理涉及的內容很多，信息資源巨大，一個或者部分部門進行管理并不切實際，在某種程度上可能會出現偷工減料等情況。

1.3 信息一體化管理模式

信息一體化管理模式主要是基于互聯網技術，這種管理模式將傳統(tǒng)管理和現代管理結合到了一起，從而成為了一種較為科學合理的管理模式，也能夠充分地對企業(yè)檔案進行管理，在此基礎上充分地對資源進行開發(fā)和利用，也顯示出檔案信息管理的巨大優(yōu)勢和價值。

2 檔案管理服務模式在轉型階段所出現的問題

2.1 管理者沒有正確地認識檔案信息管理的重要性

有些企業(yè)中的管理者一直沒有意識到檔案管理工作的重要性，許多員工也沒有正確認識到檔案管理工作的實際功用，并且覺得檔案管理部門無法創(chuàng)造出具體的經濟效益，沒有什么經濟價值。而且很多人把檔案管理工作僅僅當成是信息的一種收集，這樣就使檔案管理真正的價值得不到開發(fā)，也為檔案的管理工作帶了很多障礙。這種情況普遍存在，也就很難推動檔案管理工作的開展。

2.2 沒有建立健全的管理機制

檔案管理服務體系沒有建立健全的管理機制，這也是檔案管理中常見的問題之一。在檔案信息管理方面存在的最大的不足是沒有行之有效的管理平臺，基礎設施的相對落后導致了工作效率低下。這些導致了企業(yè)在市場中無法占據優(yōu)勢地位，由此循環(huán)往復，工作效率進一步降低，導致重要的檔案信息損毀，從而影響到企業(yè)的決策，以及核心競爭力的下降。

2.3 檔案的信息化建設滯后

現代化的信息檔案管理的主要手段與信息技術緊密相關，在信息技術飛速發(fā)展的今天，信息化的水平也嚴重地影響著檔案管理的工作，二者如果沒有達到動態(tài)的平衡，就很容易導致檔案管理工作的進度。而相關人員對檔案管理的漠視，導致了相關投入的缺乏，使檔案管理工作與信息管理無法同步，無形中大大拉低了檔案管理的水平。

2.4 管理者自身素質不高

檔案管理工作的管理者有些是從別的部門調動過去的，有些是沒有經過嚴密地篩選，在某種程度上管理者并不專業(yè)，也可能沒有經驗，自身素質不過硬，導致了檔案管理缺乏科學性以及合理性。從另一個方面看，這也是企業(yè)對檔案管理工作不重視導致的，管理者不熟悉流程，對檔案管理工作沒有清晰的概念，就更不用說如何改變現在的局面，使檔案管理工作朝著科學合理的方向發(fā)展。

3 創(chuàng)新檔案管理的新模式

3.1 創(chuàng)新檔案管理

首先需要從整體上構建一個管理目標，朝著這個目標努力。在時代浪潮中，我國企業(yè)要面對著傳統(tǒng)管理模式與思想觀念和新的管理模式的沖擊，因此要利用知識管理來對檔案信息進行管理，這也是目前許多企業(yè)正在努力的方向。企業(yè)根據知識管理理論，對不同的檔案進行歸類保存，建立信息化的數據庫，這樣不僅提高了搜索效率，也為現代化的檔案管理提供了實踐依據，為企業(yè)能夠進行科學化的決策做出了重大的貢獻。

3.2 完善檔案分類管理體系

大多數企業(yè)仍然采取的是傳統(tǒng)的檔案分類管理體系，這樣雖然能夠使檔案之間具備一定的聯系，卻增加了后期搜索的工程量，使查詢過程變得繁瑣，工作效率低下。因此企業(yè)需要完善檔案分類管理體系，應該將信息以單元的方式進行管理，對每一類的檔案進行編號，使信息能夠滿足查詢者的需求，在查找的時候能夠降低搜索時間，不僅提高了工作的質量，也提高了工作效率。除此之外，企業(yè)還需要對檔案室以及檔案需要的信息進行調研，在此基礎之上再進行檔案的信息化建設。

3.3 提高檔案管理人員的素質

檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要合格的人才，這就需要提高檔案管理人員的職業(yè)能力和專業(yè)素質。企業(yè)在招聘時應該篩選具備合格素養(yǎng)的優(yōu)秀人才，管理者也需要在工作的過程中不斷地進行學習，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)也要定期地對員工進行培訓，不斷地更新知識，讓管理者提高管理的能力水平，保證新型的檔案管理能夠為企業(yè)提供優(yōu)質的服務。檔案管理者需要重新審視自己的工作定位，加強自己的工作能力，從而提高自己的檔案管理效率。

3.4 提高檔案管理服務水平

企業(yè)應該提高管理服務的水平，對檔案管理方式進行創(chuàng)新。企業(yè)需要將服務管理的理念與檔案管理工作進行融合，將傳統(tǒng)的檔案管理的被動式變成一種主動的、自動化的服務模式，改善傳統(tǒng)的檔案管理中的記錄，企業(yè)也要結合科學技術，通過整合檔案信息建立數據庫，從而提高檔案管理服務的水平。

結束語：

在我國經濟飛速發(fā)展過程中，信息化與網絡技術已經遍布了社會中的各個角落，也對企業(yè)內部的信息管理工作也提出了更多的要求。檔案管理是企業(yè)內部信息管理工作的基礎，只有將檔案管理工作做到位，才能建立起一個完整的內部控制體系，促進企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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