淺析電子檔案信息系統檢索效率探究

摘 要：當前信息化建設大環境下，越來越多的部門建立了電子檔案信息系統，這已經成為當前最主要的檔案信息服務方式。本文從提升電子檔案信息系統的服務能力，體現其建設與應用價值的角度，提出對電子檔案信息系統檢索效率的基本要求，探討分析目前存在的問題以及影響因素，探究提高電子檔案信息系統檢索效率的有效途徑。

關鍵詞：電子檔案;信息系統;檢索效率;探究

當前信息化建設大環境下，越來越多的部門建立了電子檔案信息系統，成為當前最主要的檔案信息服務方式。如何更好的體現建設與應用價值是這種新型的檔案管理模式所面臨的重要問題。要把工作重點放在盤活檔案庫藏資源，實現資源共享與網絡化服務上，即強化系統核心功能——電子檔案信息檢索的建設。電子檔案信息系統檢索效率是指系統實施識別和查找過程的效率，它是評價整個電子檔案信息系統建設與服務應用水平的重要指標，有必要對其進行研究與探討。

一、 電子檔案信息系統檢索效率基本要求

開發建設電子檔案信息系統是要將檔案以數字化的形式進行保存、傳承與開發利用，對系統檢索效率的基本要求就是要以用戶需求為中心，最大限度滿足用戶對檔案的查詢，從而大大提高檔案信息資源共享和開發利用效率。

二、 電子檔案信息系統檢索存在的問題

由于檔案文件之間存在的有機聯系和檔案組織方式的層級特征，檔案信息檢索的實現更為復雜，當前部分電子檔案信息系統檢索效率不高，直接影響了用戶應用系統查閱檔案的積極性，客觀表現出以下問題：1. 檔案信息檢索不方便，檢索過程不直觀、快捷，用戶不能及時得到所需信息。2. 檔案信息檢索不全面，需要的信息缺失，重要的信息沒有。3. 檔案信息檢索不準確，檢索出的信息偏差大，關鍵信息少，沒用信息多。

三、 影響電子檔案信息系統檢索效率的主要因素

針對實際存在的問題，應從軟、硬件兩方面剖析影響因素，在檔案信息資源管理與計算機軟件工程等方面進行分析，尋找解決對策。

（一） 從電子檔案信息資源建設角度分析

1. 電子檔案信息資源建設較分散。檔案信息的檢索首先是檔案信息的序化、組織與存儲，如果檔案著錄、編目不充分、不深入，就會使海量的檔案信息無法進行有效的利用。

2. 電子檔案信息資源范圍受限。限于一館、一局域網的檔案信息檢索利用需求降低，電子檔案信息化建設應用價值降低。

3. 電子檔案信息資源形式欠完備。電子檔案信息資源應建立健全包含文本、圖像、音頻與視頻檔案等多種多樣的資源形式，不斷建設豐富、完備、優質的檔案數據庫，檔案信息檢索才會越全面、越準確。

（二） 從電子檔案信息系統檢索功能角度分析

1. 檢索工具不健全。檢索工具沒有詳細描述檔案文件的內容特征與外部特征，大多適應于手檢。如只采用目錄檢索工具，沒有建立健全以全部文本信息作為檢索對象的全文檢索工具。

2. 檢索服務方式不靈活，檢索功能有待改進。當前僅基于文本檔案的檢索技術已無法滿足用戶的需求，基于內容的信息檢索技術得到了迅速的發展和應用，如語義分析基礎上的智能檢索。

四、 提高電子檔案信息系統檢索效率的途徑

做好信息網絡技術與檔案管理工作的不斷融合，從電子檔案信息系統資源、技術、應用、管理等要素方面多管齊下，才是提高檢索效率的長效機制。

（一） 做好檔案資源基礎整理工作

重新對檔案資源進行標準化與規范化整理必不可少。開展檔案著錄基礎工作，注重自身行業特點與電子檔案信息系統的要求，重新制定出適合本館、本行業的著錄細則，指導具體操作。

（二） 建設豐富的電子檔案資源數據庫

豐富的館藏資源數據庫是利用的根基。加快電子文件歸檔規范化建設，提高檔案雙軌制管理效率。

（三） 建立健全電子檔案信息系統檢索工具

目前，電子檔案信息系統主要建立以下四種檢索工具：

1. 目錄檢索工具。指以一個檔案館或檔案室為基本著錄單位，將一批相關檔案的著錄條目，按照一定次序編排而成的檢索工具。如卷內文件目錄、案卷目錄、全宗目錄、全引目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。

2. 題錄檢索工具。是將檔案中的各種名稱按一定的排檢方式編排而成的檢索工具，是保證檢索查準率的關鍵工具之一。要統一規范檔號、存放位置等題錄內容，補全題名、責任者、日期等要素，對責任者、機構簡稱等名稱記錄一致，避免識別不清的情況，增加誤檢率。

3. 文摘檢索工具。能更為詳細的揭示檔案文件內容的檢索工具，對重要檔案、超文本檔案建立文摘檢索工具，將更方便查閱。如針對科研檔案進行的“成果簡介”，體現重要科研成果，能有效提高檢索效率。

（四） 加大投入不斷完備電子檔案信息系統檢索功能

1. 應用先進復雜的組合檢索技術。信息檢索技術決定了查詢效率，對于電子檔案信息資源系統檢索功能，不僅要支持一般的全文檢索，而且支持組配檢索、ANT檢索、布爾邏輯檢索、二次檢索等多種復雜檢索方式，以及突出對非結構化數據內容的檢索，從而提高檢索效率。

2. 提供網絡檔案信息檢索功能。檔案網站是電子檔案信息系統服務用戶的重要窗口，建設多層次、多類型的檔案信息服務網絡，形成網站群，提供搜索引擎或針對多級用戶的普通檢索與高級檢索功能。

3. 提供基于知識服務的信息檢索。目前，隨著知識處理技術的發展，信息檢索由基于關鍵詞的檢索逐步轉向針對內容的基于知識的信息檢索，即從語義和概念出發，自動分析信息資源，查找和發現相關知識單元，使信息檢索更貼近用戶需求。如提供公文、合同、學術等檔案主題進行檢索，能提高檢索速度，減少檢索耗時。

總之，電子檔案信息系統不僅是采用數字形式存儲檔案，而是要實現檔案資源共享，才是系統建設的最終目標。檔案的價值最終體現在“用”上，向用戶提供檔案資源，方便查詢，保證系統檢索效率，是電子檔案信息系統建設不懈努力的方向。

作者簡介：

申廣娜，河北省石家莊市，河北省石家莊市藁城區信息中心。