探索和分析鋁業企業基于ERP的采購內部控制

李志鋒

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，企業資源規劃（ERP）逐漸成為企業內部采購控制的主要手段，對企業面對不同環境進行調整有著重大意義。本文著重分析了鋁業企業基于ERP的采購內部控制，說明了內部控制結構和基本關鍵點，并提出了科學合理的采購內部控制信息化的步驟和流程，以供廣大讀者參考。

關鍵詞：鋁業企業 ERP 采購內部控制

中圖分類號：G641 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（c）-0150-01

隨著國際競爭的加大，需要企業進一步優化管理，采購是企業極為重要的環節，對整個企業的健康持續發展具有很大的基礎作用。ERP是目前國際上比較流行的企業管理辦法，對企業的采購內部控制有著很大作用，同樣對鋁業企業也是如此，所以研究鋁業企業基于ERP的采購內部控制有著很大的理論意義和實踐意義，下文將首先介紹ERP的基本理論。

1 ERP基本理論闡述

1.1 ERP的定義

ERP就是企業資源計劃，就是對企業的所以資源進行一定的計劃、控制和管理行為。ERP可以幫助企業掌握內部和外部環境，對企業資源進行優化配置，提供更多有用的信息，達到提供整個企業管理水平和增強企業競爭力的目標[1]。

總體來說，鋁業企業ERP的主要特點包括：第一，ERP已經設定好了采購流程，只需企業嵌入即可；第二，ERP在系統設置和數據獲取上存在多種選擇，極大地滿足不同群體的需要；第三，ERP是對各部門的數據進行檢查，可以降低整個流程的時間；第四，ERP采用單點數據輸入，減少重復輸入工作的進行，提高整個工作的效率；第五，ERP整個系統都在不斷升級，并不斷提供高層次的知識，對企業的創新有巨大作用。

1.2 鋁業企業ERP的采購內部控制界定

內部控制主要包括人事控制、財務控制、生產控制、材料采購控制盒質量控制等方面，其中采購內部控制主要是對整個采購過程中的主要因素進行控制，包括物品供應的數量、時間等方面，ERP為采購內部控制提供了一種極為有效的方案措施。

鋁業企業ERP采購內部控制就是在ERP系統下進行采購活動，主要包括下達計劃、執行采購、驗收貨物、采購入庫等環節，通過ERP系統對各個環節進行監督，實現對企業采購的科學管理，達到節省開支的目的[2]。

2 鋁業企業導入ERP成功失敗因素分析

2.1 鋁業企業導入ERP的背景

首先是因為采購金額越來越大，占整個企業總支出的比例也越來越大，對成本控制就是對整個企業利潤的掌握，對整個企業的資金順利運轉有著很大作用。

其次是鋁業企業的原材料都是比較昂貴的，加上采購的過程時間比較長，這就需要在采購的過程中對采購原燃料的質量、時間進行一定的控制。

最后是因為全球化的加速，我國鋁業企業要想在國際市場上保持不敗之地就必須轉變采購內部控制模式，引入科學有效的采購方式，ERP就是非常適合我國鋁業企業采購內部控制的有效模式。

2.2 鋁業企業ERP上線的成功因素

首先因為我國鋁業企業都國有企業，這樣就需要有高層管理者的支持，制定好科學可行的企業方針規劃，為企業成功奠定基礎。

其次因為ERP系統對專業要求比較高，這樣就要求企業要具備專業素質過關的專案人員，同時還要加大對各方面人員的培訓，保證ERP系統順利展開。

最后因為ERP系統起步時間比較晚，我國企業的員工對ERP系統了解很少，這樣就需要公司的領導與員工做到溝通工作，保證員工樂于接受ERP系統，提高員工工作的積極性。

2.3 鋁業企業ERP運作中的困難

同樣可能因為客觀和主觀的原因，在實際工作中，ERP系統會出現各種問題，主要包括：第一，鋁業企業采購流程不合理，企業不具備快速適應ERP系統的能力，缺乏比較先進的管理理念；第二，企業缺乏ERP經驗豐富的員工和團隊，無法對ERP引起足夠的重視；第三，ERP系統過分強調財務管理，而對采購內部控制的規定很少；第四，企業缺乏關于ERP的采購管理制度，流程比較混亂，無法正常實施ERP系統；第五，企業員工由于對ERP的采購內部控制不熟悉，導致缺乏參與意識，在采購控制上ERP很難執行[3]。

3 鋁業企業采購內部控制

3.1 鋁業企業采購內部控制結構

鋁業企業采購內部控制關鍵點和控制目標、措施主要包括：對于審批關鍵點，控制目標為保證經濟業務在授權下進行，控制措施是供應部門提出采購計劃，主管計劃的負責人批準采購計劃并簽章；對于簽約關鍵點，控制目標為保證供貨在約定的條件下執行，控制措施為采購人員根據授權按計劃簽訂合同，大額、大宗材料采購的重要合同要經內部審核部門審核；對于登記關鍵點，控制目標為保證及時正確的處理托收承付事項，控制措施為財務部門收到供應商從銀行轉來的托收憑證后，立即進行了登記，并及時轉送采購部門，以備承付是核實等方面。

3.2 ERP采購內部控制信息化的步驟和流程

對于ERP采購信息化的步驟：首先應該確定好企業的目標，明確ERP的功能。其次要根據企業情況制定應用軟件方案，方案的選擇要根據具體目標而確定。最后確定具體的數據庫軟件、系統軟件和硬件設備，企業的ERP系統要采用分布式數據庫系統軟件。

ERP信息化采購的程序主要包括：第一步需要鋁業企業制定相關的采購計劃，提出原燃料的名稱；第二步要確定企業預定的采購商品，并把相關申請交給負責人審批；第三步要根據采購的原燃料選擇合適的供應商，把采購的原燃料自動發給供應商，也可以通過采購網選擇正確的供應商；第四步就是在確定了供應商之后，把訂單通過Email的方式傳輸給供應商下訂單；第五步就是對下的訂單進行跟蹤，確保供應商是按照訂單上的流程進行操作；第六步在確定受到原燃料后進行電子支付，充分利用分布式數據庫系統，達到數據庫和網絡的綜合利用。

4 結論

通過以上分析可以看出，運用ERP系統進行采購內部控制是鋁業企業適應全球化經濟和信息化時代的必然要求，鋁業企業要想成功運用ERP進行采購內部控制必須有高層管理者的支持、對員工進行培訓、向員工傳授ERP系統功能，同時還要制定正確的步驟和流程，只有這樣才能正確運用ERP系統進行采購內部控制，才能更好地為企業創造價值。

參考文獻

[1] 楊一鳴，黃思涵.制造型企業ERP系統實施成功的關鍵點分析[J].信息化建設，2010，1（8）：20-21.

[2] 鄭天進.企業ERP項目應用過程中需注意的若干事項[J].新會計，2010，11（21）：22-23.

[3] 呂虹云.我國企業實施ERP成功的關鍵因素分析[J].現代商業，2010，1（11）：39-40.endprint