如何更好的搞好檔案管理工作

徐國生

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容，對于企業(yè)的管理能夠產(chǎn)生積極的作用，企業(yè)的正常運營需要以檔案管理工作為基礎(chǔ)，為企業(yè)的科研提供資料和幫助，為企業(yè)獲取信息資源提供渠道。本文就企業(yè)檔案管理工作如何提升，如何進(jìn)一步的完善進(jìn)行了簡單的探討，為企業(yè)檔案管理工作的價值發(fā)揮提供幫助，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和工作闡述了一些筆者的想法。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案工作 科學(xué)管理法

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（c）-0206-01

企業(yè)檔案涉及企業(yè)的各個歷史階段，在企業(yè)的各個領(lǐng)域中都有其作用，對企業(yè)的生產(chǎn)活動進(jìn)行記錄，其中有很多都是無法取代的歷史資料以及憑證，是未來進(jìn)行研究和生產(chǎn)以及調(diào)整的基礎(chǔ)資料，檔案作為企業(yè)的資產(chǎn)一部分，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的基礎(chǔ)，能給企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供一些必要的保障，為企業(yè)的發(fā)展提供保險措施，因此，企業(yè)的檔案管理必須要重視。怎么樣進(jìn)行企業(yè)檔案管理，怎么樣科學(xué)的進(jìn)行企業(yè)檔案管理，讓企業(yè)的檔案管理工作能夠進(jìn)一步提升，這是我們要思考的，筆者就此進(jìn)行了一些個人的想法闡述。

1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作給予重視

檔案工作是企業(yè)各項管理工作的基礎(chǔ)，各級領(lǐng)導(dǎo)一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負(fù)責(zé)、對職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關(guān)心到位。

2 收集收齊歸檔文件材料

“巧婦難為無米之炊”，做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環(huán)節(jié)、各個部門的關(guān)系，對檔案形成的全過程進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督與檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現(xiàn)全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好企業(yè)檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率才有可能達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。

3 檔案集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義：一是檔案實體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。

4 建立健全企業(yè)檔案工作管理體制

建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和直接負(fù)責(zé)人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”“四參加”“四同步”制度，“三納入四參加四同步”是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必順建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與健康發(fā)展，使檔案工作無法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

5 建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度和規(guī)范，建設(shè)信息化管理模式

檔案管理信息化是企業(yè)的信息資源整合的基礎(chǔ)，能夠為企業(yè)的信息資源利用帶來便利性，從信息的收集到信息的管理和利用，通過檔案信息化建設(shè)工作的開展都能夠獲得便利性，讓檔案信息管理工作變得更加的高效，更加全面的為企業(yè)的決策和活動提供參考和服務(wù)，這一潛在價值是無法進(jìn)行估算的。信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是能夠讓檔案管理工作有序進(jìn)行，為企業(yè)的檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性提供幫助，讓流程規(guī)范，準(zhǔn)確度更高，進(jìn)一步提升了檔案的質(zhì)量和價值。

6 完善檔案管理措施

檔案的保護(hù)是檔案管理工作的重要內(nèi)容，保護(hù)檔案的工作在目前的社會中重要性越來越突出。

除了要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)外，電子檔案也是重要的對象，首先，紙質(zhì)檔案必須要進(jìn)行防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防有害氣體、防光、防高溫工作，這些是基礎(chǔ)，需要有相應(yīng)的設(shè)施來進(jìn)行保障。電子檔案除了要進(jìn)行以上的防護(hù)措施外，還需要對載體進(jìn)行保護(hù)，對電子檔案的信息進(jìn)行保護(hù)。

7 加強檔案開發(fā)利用工作

檔案信息的價值需要通過檔案利用得以體現(xiàn)，檔案對于企業(yè)的發(fā)展具有很大的幫助。首先，通過對檔案的研究分析，對數(shù)據(jù)的分析，能夠了解企業(yè)的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而對自身的現(xiàn)狀有一個清晰的認(rèn)識。對自身潛在價值進(jìn)行分析，通過分析來讓檔案的價值得以體現(xiàn)，使用多渠道的檔案利用方式來讓檔案的價值得到最大化的體現(xiàn)；其次，提供檔案利用以及跟蹤服務(wù)。檔案工作需要轉(zhuǎn)變被動的工作方式，積極主動的對大干利用情況進(jìn)行更新和跟蹤，了解其發(fā)展方向和動態(tài)，提供跟蹤服務(wù)。最后，通過對比分析，對檔案利用的中心問題和熱點問題進(jìn)行把握，圍繞其展開工作，推動檔案的利用力度。對檔案信息利用和開發(fā)基于重視，為其他的部門利用檔案提供便利。

8 培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)檔案管理人才

新的時代環(huán)境下，檔案工作要求檔案管理人員需要具備一定的能力和素養(yǎng)，否則無法勝任這一工作，對現(xiàn)代檔案事業(yè)的快速和信息化都必須有足夠敏銳的反應(yīng)能力。因此，為了能讓檔案工作順利的開展，具備這一素質(zhì)的檔案人才也是非常重要的，建立一個優(yōu)秀的檔案管理隊伍能夠讓檔案管理工作變得快速、高效。作為檔案工作人員要具備基礎(chǔ)的檔案業(yè)務(wù)能力和知識，對計算機等信息設(shè)備也能夠熟悉，了解企業(yè)的情況，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行分析，具備組織規(guī)劃能力，這樣復(fù)合型人才將會是檔案管理工作的核心力量。

9 使用六步循環(huán)

檔案管理工作可以使用六部循環(huán)工作法，將一個季度作為一個循環(huán)周期，分為目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核、總結(jié)、交流這六步，現(xiàn)在主要是對總結(jié)和交流進(jìn)行探討。

一是總結(jié)。檔案管理工作者對于檔案管理的最終目標(biāo)一定要明顯，根據(jù)目標(biāo)和措施來進(jìn)行工作，總結(jié)好工作材料，對工作中的不足進(jìn)行自我審視，吸取經(jīng)驗，為后續(xù)的工作制定完善的計劃。總結(jié)可以為檔案工作人員的寫作能力進(jìn)行鍛煉，這也是工作中所需要的能力。

二是交流。內(nèi)部檔案人員以及系統(tǒng)單位，甚至是全國的檔案人員都是可以交流的對象，通過這種交流可以讓檔案工作人員的檔案管理知識得到強化，對于一些典型的和先進(jìn)的工作范例進(jìn)行推廣和傳播，讓更多的檔案人員能夠獲取學(xué)習(xí)的機會，通過信息反饋來為檔案工作的發(fā)展提供幫助。endprint