淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考

吳瓊

[摘要]在新形勢之下，要想做好檔案管理工作，首先要明確檔案管理工作的重要性，從檔案管理之中明確新形勢之下的檔案管理工作理念，優化檔案管理人員的素質，加快檔案管理工作的現代化建設同時更新檔案管理設備，才能保證檔案管理工作的基礎質量，優化打馕管理工作水平。

[關鍵詞]新形勢 檔案管理 思考

檔案是各個組織在以往的各種活動中直接形成的具有完整記錄作用的一種固化信息載體，也可以將其解釋為“再現歷史真實面貌的，由文字、圖表、聲像等方式構成各種原始材料。”在新時期的檔案管理的過程中，做好檔案工作，使其成為一種具有價值的資源，是當前檔案管理工作的重點。

一、檔案管理工作的重要性

無論是企業單位還是事業單位，大難管理工作都是一項十分重要的工作。檔案作為記錄重要事項的載體具有十分重要的作用。因此，檔案管理工作成為保證檔案能夠順利實施其主要職能的重要作用。檔案管理工作決定了企業單位或事業單位中各項工作的效率。因此不論是在企業管理上還是人才招聘等等重要的工作上都具有十分重要的作用。做好檔案管理工作，能夠大幅提升工作的效率，同時為各種工作提供優秀的信息儲備和管理，因此檔案管理工作具有十分重要的作用。

二、新時期檔案管理工作重點

（一）更新檔案管理理念

檔案是十分寶貴的財富，特別是在科學技術飛速發展的現代，在新形勢之下檔案管理工作的質量也得到了進一步地提升。然而檔案管理的過程中仍然還是有許多的問題亟待解決。因此要從最重要的部分做起，優先更新檔案管理的理念。檔案管理理念在新形勢之下又有了新的要求。檔案管理人員首先要樹立正確的檔案管理觀念，在傳統的檔案管理工作之中再添加進新的想法和理念，以保證檔案管理的質量。檔案管理本身是一項較為復雜的工作，由于其既枯燥又繁復，因此，為了讓檔案管理工作能夠更加順利，要提升單位領導者和檔案管理人員的理念先進性，以促進檔案管理質量的提升。

（二）加快檔案現代化建設

社會在不斷進步的同時雖然部分現代化技術已經投入到了檔案管理工作之中，但是受到檔案管理人員的思維慣性的影響，事業單位管理人員仍然沒有適應現代化的檔案管理工作，或者是即使有新設備，由于傳統的慣性思維導致管理人員無法將新式的檔案管理工作融入現實管理之中。因此，加快檔案管理現代化建設，不僅要從設備上入手，還要通過在工作中貫徹但按慣例標準化。信息化管理才能保證在新形勢下提升檔案管理工作的質量，在工作過程中熟練運用檔案管理技術，并實現優化的檔案開發和應用，使檔案管理實現其應有的價值。

（三）提升管理人員綜合素質

檔案管理人員的綜合素質對檔案管理工作而言十分重要。隨著科學技術飛速發展，新形勢下的檔案管理工作已經逐漸向著自動化、高科技化的方向發展。因此在人員素質的要求上更加傾向于要求員工能夠熟練地掌握檔案管理的專業技能。提升員工整體素質的方法有兩種。第一種是在招募員工的過程中進行員工整體質量的提升;第二種就是針對老員工進行的人員能力培訓工作。

在招募員工的過程中，要優先選擇相關專業的學生，其次在上崗之前對其進行系統地培訓，強化其對檔案管理工作的認識，以幫助其在上崗后能夠順利地展開工作。

對老員工而言，單位還要定期對其進行培訓，以改善其思考方式，提升其在新形勢下利用信息設備進行檔案管理工作的能力，保證其工作效率。

檔案管理工作作為記錄一個單位重要事項的關鍵事項，其對于保密性有著十分高的要求，因此在進行檔案管理過程中，要強化員工的道德素養，并提升其對所處部門的向心力和責任感，以防止泄密現象出現，進而提升檔案管理的質量。

（四）創新的檔案管理思路

檔案管理工作是一項枯燥而無味，卻又十分重要的工作。員工長時間進行檔案管理工作，會使其逐漸失去其對檔案管理工作的熱情。實際上，檔案管理工作的目的是為企事業單位服務，因此在進行檔案管理的過程中，要創新檔案管理思路，將超前的檔案管理思路和模式引入到管理過程中，積極學習國外的優秀管理方法，并對其進行本地化改造，使其適用于當前的企事業單位，以真正實現檔案管理工作的實際價值。

（五）優化檔案管理模式

隨著市場化進程的不斷推進，傳統的紙質檔案管理模式已經無法跟上當前信息爆炸的時代。因此，為了防止檔案管理質量快速下滑，要有針對性地記性檔案管理模式的創新。首先，簡化工作程序，將紙質檔案管理工作與電子檔案管理工作相融合，利用將紙質檔案用掃描、傳真或照片的方式將其轉化為電子檔案，以優化管理的質量，同時還應當結合企事業單位的當前情況進行適當的檔案管理方式優化，時當前的檔案管理模式逐漸由紙質一電子混合檔案管理模式轉向單一的電子檔案管理模式，簡化檔案管理模式的難度。

（六）實現信息化檔案管理

信息化的檔案管理模式是當前檔案管理工作中的重點。隨著科技的不斷進步和信息化時代的到來，檔案管理工作最終也會成為一種高效的信息化管理工作。而為了實現這一目的，首先要強化檔案管理硬件設備，將信息設備引入管理過程之中，并加大資金的投入，使管理工作能夠在完全電子化的情況下順利完成。同時由于電子設備的脆弱性，還要引入永久儲存設備，將易損的重要紙質檔案進行管理，比如使用電子化檔案貯藏柜，增設不聯網的半永久檔案管理存儲硬件柜，同時強化檔案管理的信息網絡共享工作，以提升檔案管理的工作效率。

三、結束語

總而言之，檔案管理工作不論對于任何單位都是一種十分重要的基礎工作，因此在新形勢之下，做好檔案管理工作十分關鍵，檔案管理者要明確自身的職責，更新檔案管理的理念，優化檔案管理的質量，同時促進檔案管理質量提升。新時期的檔案管理工作中還要結合各種新型技術，以保證檔案管理工作的先進性。