淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

吳瓊

[摘要]在新形勢之下，要想做好檔案管理工作，首先要明確檔案管理工作的重要性，從檔案管理之中明確新形勢之下的檔案管理工作理念，優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)同時更新檔案管理設(shè)備，才能保證檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量，優(yōu)化打馕管理工作水平。

[關(guān)鍵詞]新形勢 檔案管理 思考

檔案是各個組織在以往的各種活動中直接形成的具有完整記錄作用的一種固化信息載體，也可以將其解釋為“再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的，由文字、圖表、聲像等方式構(gòu)成各種原始材料。”在新時期的檔案管理的過程中，做好檔案工作，使其成為一種具有價值的資源，是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)。

一、檔案管理工作的重要性

無論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，大難管理工作都是一項十分重要的工作。檔案作為記錄重要事項的載體具有十分重要的作用。因此，檔案管理工作成為保證檔案能夠順利實(shí)施其主要職能的重要作用。檔案管理工作決定了企業(yè)單位或事業(yè)單位中各項工作的效率。因此不論是在企業(yè)管理上還是人才招聘等等重要的工作上都具有十分重要的作用。做好檔案管理工作，能夠大幅提升工作的效率，同時為各種工作提供優(yōu)秀的信息儲備和管理，因此檔案管理工作具有十分重要的作用。

二、新時期檔案管理工作重點(diǎn)

（一）更新檔案管理理念

檔案是十分寶貴的財富，特別是在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代，在新形勢之下檔案管理工作的質(zhì)量也得到了進(jìn)一步地提升。然而檔案管理的過程中仍然還是有許多的問題亟待解決。因此要從最重要的部分做起，優(yōu)先更新檔案管理的理念。檔案管理理念在新形勢之下又有了新的要求。檔案管理人員首先要樹立正確的檔案管理觀念，在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中再添加進(jìn)新的想法和理念，以保證檔案管理的質(zhì)量。檔案管理本身是一項較為復(fù)雜的工作，由于其既枯燥又繁復(fù)，因此，為了讓檔案管理工作能夠更加順利，要提升單位領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員的理念先進(jìn)性，以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

（二）加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

社會在不斷進(jìn)步的同時雖然部分現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)投入到了檔案管理工作之中，但是受到檔案管理人員的思維慣性的影響，事業(yè)單位管理人員仍然沒有適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，或者是即使有新設(shè)備，由于傳統(tǒng)的慣性思維導(dǎo)致管理人員無法將新式的檔案管理工作融入現(xiàn)實(shí)管理之中。因此，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，不僅要從設(shè)備上入手，還要通過在工作中貫徹但按慣例標(biāo)準(zhǔn)化。信息化管理才能保證在新形勢下提升檔案管理工作的質(zhì)量，在工作過程中熟練運(yùn)用檔案管理技術(shù)，并實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的檔案開發(fā)和應(yīng)用，使檔案管理實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

（三）提升管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作而言十分重要。隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，新形勢下的檔案管理工作已經(jīng)逐漸向著自動化、高科技化的方向發(fā)展。因此在人員素質(zhì)的要求上更加傾向于要求員工能夠熟練地掌握檔案管理的專業(yè)技能。提升員工整體素質(zhì)的方法有兩種。第一種是在招募員工的過程中進(jìn)行員工整體質(zhì)量的提升;第二種就是針對老員工進(jìn)行的人員能力培訓(xùn)工作。

在招募員工的過程中，要優(yōu)先選擇相關(guān)專業(yè)的學(xué)生，其次在上崗之前對其進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)，強(qiáng)化其對檔案管理工作的認(rèn)識，以幫助其在上崗后能夠順利地展開工作。

對老員工而言，單位還要定期對其進(jìn)行培訓(xùn)，以改善其思考方式，提升其在新形勢下利用信息設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作的能力，保證其工作效率。

檔案管理工作作為記錄一個單位重要事項的關(guān)鍵事項，其對于保密性有著十分高的要求，因此在進(jìn)行檔案管理過程中，要強(qiáng)化員工的道德素養(yǎng)，并提升其對所處部門的向心力和責(zé)任感，以防止泄密現(xiàn)象出現(xiàn)，進(jìn)而提升檔案管理的質(zhì)量。

（四）創(chuàng)新的檔案管理思路

檔案管理工作是一項枯燥而無味，卻又十分重要的工作。員工長時間進(jìn)行檔案管理工作，會使其逐漸失去其對檔案管理工作的熱情。實(shí)際上，檔案管理工作的目的是為企事業(yè)單位服務(wù)，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，要創(chuàng)新檔案管理思路，將超前的檔案管理思路和模式引入到管理過程中，積極學(xué)習(xí)國外的優(yōu)秀管理方法，并對其進(jìn)行本地化改造，使其適用于當(dāng)前的企事業(yè)單位，以真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的實(shí)際價值。

（五）優(yōu)化檔案管理模式

隨著市場化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法跟上當(dāng)前信息爆炸的時代。因此，為了防止檔案管理質(zhì)量快速下滑，要有針對性地記性檔案管理模式的創(chuàng)新。首先，簡化工作程序，將紙質(zhì)檔案管理工作與電子檔案管理工作相融合，利用將紙質(zhì)檔案用掃描、傳真或照片的方式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，以優(yōu)化管理的質(zhì)量，同時還應(yīng)當(dāng)結(jié)合企事業(yè)單位的當(dāng)前情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋n案管理方式優(yōu)化，時當(dāng)前的檔案管理模式逐漸由紙質(zhì)一電子混合檔案管理模式轉(zhuǎn)向單一的電子檔案管理模式，簡化檔案管理模式的難度。

（六）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

信息化的檔案管理模式是當(dāng)前檔案管理工作中的重點(diǎn)。隨著科技的不斷進(jìn)步和信息化時代的到來，檔案管理工作最終也會成為一種高效的信息化管理工作。而為了實(shí)現(xiàn)這一目的，首先要強(qiáng)化檔案管理硬件設(shè)備，將信息設(shè)備引入管理過程之中，并加大資金的投入，使管理工作能夠在完全電子化的情況下順利完成。同時由于電子設(shè)備的脆弱性，還要引入永久儲存設(shè)備，將易損的重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，比如使用電子化檔案貯藏柜，增設(shè)不聯(lián)網(wǎng)的半永久檔案管理存儲硬件柜，同時強(qiáng)化檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)共享工作，以提升檔案管理的工作效率。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作不論對于任何單位都是一種十分重要的基礎(chǔ)工作，因此在新形勢之下，做好檔案管理工作十分關(guān)鍵，檔案管理者要明確自身的職責(zé)，更新檔案管理的理念，優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量，同時促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。新時期的檔案管理工作中還要結(jié)合各種新型技術(shù)，以保證檔案管理工作的先進(jìn)性。