高校檔案服務模式的創新分析

周琴

【摘要】本文主要從改變思維模式、提高歸檔意識，科學進行檔案分類、整合檔案信息，改進工作方式、建設信息平臺和實行開放管理、加強服務功能4個方面展開高校檔案服務模式的創新分析。

【關鍵詞】檔案;歸檔意識;檔案信息化

一、高校檔案服務工作的基本概述

檔案指各類主體，包括國家機關、社會組織和個人在其實踐活動中直接形成的歷史記錄。檔案材料是提供各種證明材料的基礎依據，檔案材料的形成具有真實性和唯一性，其最本質的屬性和目的就是為社會提供各項服務。而隨著我國高等教育的快速發展，做好高校檔案的服務工作，提高高校檔案的服務質量，滿足全體師生對檔案管理服務的不同需求，為高校決策層提供大量的參考數據來總結經驗、解決問題，找到適合的方法，樹立以人為本的服務理念顯得越來越重要。

二、高校檔案服務模式的創新分析

（一）改變思維模式，提高歸檔意識。所謂歸檔是指各機關的文件處理部門或業務部門將其在工作、生產活動產生并處理完畢的文件材料整理立卷，定期移交給檔案室保存的過程。目前大多數高校檔案室處于封閉的靜止狀態，檔案工作停留在被動的收集、整理、剪裁、裝訂、存儲高校各職能部門上交的檔案材料，而且還是一而再、再而三催交中運行著。

1.檔案工作人員的思維還停留在檔案的保密功能上，坐等上門，服務停留在檔案材料的復印、出具證明、查閱功能上。信息時代到來，社會對信息的需求空前增加，都要求盡快獲取充分準確的信息，檔案作為一種重要信息源，檔案工作人員需改變思維，增強人本理念和服務意識，讓檔案工作人員從大量簡單、機械重復擺放工作轉變成主動采集，深入研究，把高校檔案室解放出來，讓其更好地服務廣大師生。現代化的社會發展，要求各高校簡化檔案的整理過程，深化檔案信息檢索功能和擴大檔案的開發利用范圍，也是檔案整理思維模式的發展趨勢。

2.檔案信息的真實性是所有檔案材料的生命，高校檔案信息的完整性離不開全體師生的共同努力。這就要求高校加大宣傳力度，提高全體師生的檔案意識，認真、真實地完成第一手信息材料的填寫。如：人事檔案記錄每位教職員工個人情況的變化，工作調動、學業晉升、專業技術職稱職務變動、科研成果補充、教研內容的完善等，是隨著時間變化連續不斷地增加增新，并隨人員的流動而流動。學生檔案是反映學生在接受高等教育過程的真實記載，學生的學年鑒定表、在校獎懲材料、各種參賽記錄、畢業和就業信息等等材料的充實。要求高校檔案部門定期進行檔案知識的培訓，讓全體師生參與到檔案管理工作中來，配合所屬部門做好檔案的定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集的歸檔工作。高校各職能部門嚴格遵守高校檔案規章制度，如檔案收集歸檔制度、檔案的檢查制度、檔案保管制度、檔案轉接制度、檔案查（借）閱制度等，并且制定詳細的信息采集操作手冊和規范的填寫手冊。

（二）科學檔案分類，整合檔案信息。高校檔案種類繁多、內容繁雜、形式多樣，檔案數量也日益遞增。這就要求高校檔案部門運用科學的工作原則和先進的方法來整合檔案。學院的綜合檔案室均由高校各職能部門和分院部根據檔案室管理要求和方法進行收集整理上交，隨意性很大，形成各自為政的局面。高校各職能部門都有自己的辦公系統、教師信息系統、人事信息系統、教務管理系統、科研統計系統、OA辦公系統、資產入庫系統等等，如：人事部門形成的人事檔案包括：員工入職基本信息登記表、年終考核表、外出學習培訓進修材料、專業技術職務晉升材料、勞動合同臺賬、人才引進等等基礎材料。科研部門形成的教師學術論文，個人出版專著、專利，課題項目材料等。組織統戰部門形成的黨員材料、干部任免材料、黨代會的相關材料等重要材料。教務部門形成的教師教學檔案材料，學科建設材料、教學大綱材料、學科競賽材料等基礎信息材料。學工部門形成的學生在校期間的學習成績單，獎勵和處分記載表，生源地助學貸款、社團活動等材料。如此零散的檔案，其完整性和一致性難以得到保障，還會造成材料的重復上交，造成不必要的重復勞動。這要求高校檔案部門溝通協調各職能部門，科學分類整合檔案材料，做到分類準確、編排有序、目錄清晰，裝訂規范。

（三）改進工作方式，建設信息平臺。目前，大多數高校檔案室的管理仍舊停留在手工操作階段，以紙質檔案的保存方式為主。隨著高校改革步伐的加快，人才流動也越來越頻繁，檔案數量遞增、分類更廣、內容更復雜、形式更多樣。無紙化辦公形式出現后，縮微檔案、聲像檔案及電子檔案等大量出現。所謂電子檔案：一是網絡環境下直接產生大量電子文件、在線或離線方式歸檔以后轉化為電子檔案。二是將館藏電子化，將原來紙張等檔案轉化成數字信息形成電子檔案。對檔案的保存方式也提出新要求。為了提高檔案管理服務質量，在科學的檔案分類基礎上，利用數字網絡平臺，建立一套完整的高校檔案信息數據庫，計算機網絡平臺將檔案信息進行資源處置、管理和服務。借助計算機全方位數據處理和數據檢索，多層次信息整合，將復雜的人工處理的各種人事檔案進行完整、準確、動態、立體管理，讓人事檔案在增減變化、接收情況、登記使用的動態情況一目了然。一般信息可以在數據庫中獲得，這樣減少對原始紙質材料翻查使用，降低磨損。信息化檔案建設，利用多種檔案信息資源的儲存及檢索功能，擴大檔案的服務范圍，從而為提高檔案信息的利用率提供物質保障。

（四）實行開放管理，加強服務功能。檔案工作最根本的目的就是提供檔案為社會服務，高校檔案為全體師生的各項社會實踐活動提供多方位服務。

1.為學院領導提供決策服務。科學的決策和管理離不開大量的參考信息。而高校的檔案材料中記載國家各項方針政策，記錄全體師生工作、學習的方方面面，反映整個高校的發展過程。豐富的檔案資源，既可以為學院的改革和發展提供理論支持，又可以為領導在作決策時提供大量依據。

2.高校是先進文化的發源地、先進技術的搖籃，高校檔案中蘊含著豐富的資源和信息，高校也一直處于科技發展的前沿領域，每年形成的專題研究成果、研究論文、實驗記錄、發明專利、專著教材等科技檔案數量逐漸增多。這些第一手檔案材料具有先進性、權威性和科學性，是經濟發展可充分利用的重要信息資源。

3.高校人事檔案信息數據庫，協助高校制定各種優化方案。檔案庫中的每一位教職工形成獨立的全方位的立體綜合動態檔案信息。以提供更多樣化的服務方式。第一，優化人事培訓進修計劃。大數據的分析幫助人事部門更好地了解每位教職工的各類短期、中期培訓明細記載，結合社會對人才知識的需求、業務技能的更新、學科專業發展方向的相關關系，為教職員工定制合理的培訓進修計劃。第二，通過分析現任教職員工的專業結構情況，結合當前社會產業結構的宏觀數據，制定合理的中長期師資引進儲備計劃，對于符合國家產業結構調整的專業，即便目前并不熱門也要做好相應的人才儲備;相應的對于當前熱門招生專業、但不久即將沒落的專業，不可盲目引進人才，而采取聘請兼職教師來解決師資問題，避免造成辦學成本的增加。第三，對于已經離職的教職員工，也可通過數據分析客觀找出影響其離職的內在因素，避免在今后日常管理中出現類似情況。同時也督促高校人事部門更完善各種規章制度。

4.學生的學籍檔案庫、優秀學生檔案、優秀畢業論文數據庫、校友檔案數據庫等為學生提供查詢服務，通過展覽的形式陳列優秀學生的照片、證書等風采展覽，可以激勵在校學生更好地奮發向上，積極進取。高校學生檔案信息也方便學生進行信息查詢，如學籍檔案數據庫，既能方便高校進行學籍管理，又能防止假冒文憑現象的出現，為學校的工作總結、研究和決策提供基礎、條件、參謀和助手的作用。

三、結語

綜上所述，要實現高校檔案服務創新這一目標，必須強化檔案服務意識、優化檔案分類結構、豐富檔案信息、扎實檔案管理基礎，為高校全體師生提供優質、便捷的檔案服務。

【本文系長江大學工程技術學院2018年校級基金項目，項目名稱：高校教師檔案信息化建設研究——以長江大學工程技術學院為例，項目編號：2018JY13】

【參考文獻】

[1]肖秋惠，檔案管理概論[M].武漢：武漢大學出版社.

[2]朱玉媛，檔案學基礎[M].武漢：武漢大學出版社.