淺談科技檔案的數字化進程

蔡朝霞

【摘要】隨著數字信息、網絡技術逐漸滲透到社會生活的各個方面， 科技檔案管理也逐步實現數字化。本文詳述了設計院科技檔案管理的數字化進程、經驗及不足。

【關鍵詞】科技;檔案;數字化

河北省交通規劃設計院創建于1954年。伴隨著65年的快速發展，檔案工作也經歷了從無到有，從粗到細，從紙質化到數字化的過程。截止目前，我院檔案室室藏文書、會計、科技、實物、聲像5種檔案，其中前3種檔案占據了案卷數量的大部分。

一、各階段開展檔案管理工作

自我院2003年與科研所合并至今，案卷數量為文書檔案4399件、會計檔案2433卷、科技檔案13589件，這些資料成為設計院的寶貴財富。作為高新技術企業，我院對科技檔案有著更為明顯的使用需求，也因此，在科技檔案管理領域進行了長期的探索，積累了大量的經驗。自2013年始，我院就已經啟動對科技檔案的數字化處理工作。五年來，在院領導的帶領下，我院克服人員不足、經費缺乏、沒有可借鑒同業經驗等困難，獨立完成了建院以來歷年存檔70%，03年后存檔 90%的數字化整理工作。2015年底，我院順利通過了河北省企業檔案工作目標管理三星級達標驗收。如今，我院仍在繼續推進科技檔案的數字化工作，并力爭全面實現拯救老舊圖紙的目標，為我省高速公路建設項目提供更便捷的基礎性技術服務。

二、開展數字化管理工作

我院檔案數字化進程在高分通過企業檔案管理等級三星級標準認定的兩年前，我院就已開始了科技檔案的數字化整理工作，并取得了一定成效。截止目前，已實現270多個項目，9000多冊科技檔案的數字化整理，不僅為工程改擴建、養護提供了詳細、精確的技術參數，也能為其他工程建設提供有益的借鑒和珍貴的經驗教訓。并且，對于職稱評定、技術報獎等相關工作也提供了有利的保障。由紙質到電子，由線下到線上，由繁瑣到快捷，檔案數字化推動我院檔案管理工作實現了質變，紙質檔案歸檔時由原先的3份縮減到1份，大大節省了人力、財力和空間資源。我院的科技檔案數字化進程大致可以分為兩個階段：

第一階段，根據科技檔案的專業性、多樣性、成套性特征，我們將以前分專業組卷的橋梁、路線、交通、規劃等檔案重新整編到一起，以每條路線項目組卷。例如SJ6.3-140京沈公路、SJ6.3-141石安高速、SJ6.3-142唐港高速等。我們分別為其建立1張卷內文件目錄索引表格，將這條路線上所有文件以歸檔時間為序編排，表中條目又以超鏈接形式指向本冊文件的冊內目錄。同時建立以此路線項目命名的文件夾，囊括所有文件的電子掃描件。這樣可快速方便通過檢索目錄找到需要的文件，以往半天的工作可以減少到半小時，提高檔案資源利用效率。

第二階段，按照檔案管理工作要求，我院于2014年引進了《科怡綜合電子檔案管理系統》，用更便捷的數字化手段取代傳統的文件索引方式。同時，結合我院實際情況及科技檔案特點， 我們用1年多的時間，重新設計了科技檔案操作界面，提出了新的存儲架構、存儲文件的格式、存儲位置、備份方式等個性化需求，并預留了檔案二次開發的窗口，在方便檔案的整理、保存及查閱等數字化管理方面進行了有益的探索和嘗試。

三、增加安全防范意識，強化檔案安全管理工作

經驗教訓通過不斷調研，反復摸索，我們最終確定了科技檔案的存儲方式。圖紙的掃描選用pdf格式，分辨率選用200×200，有效保證圖紙清晰和完整。科技檔案圖紙數量級比較大，如果以頁為單位很容易丟失內容，因此我們采取以本為單位進行掃描，一本圖紙儲存為一個電子文件。需要特別說明的是，由于我院的檔案軟件購買的是網絡版，在向服務器數據庫中存儲數據的過程中，pdf文件由于頁數較多，導致網絡查看、打印較慢，所以我們放棄了向服務器傳輸檔案原件，改為只傳輸案卷的條目名稱。也就意味著我院的科技檔案的網絡檢索目前只能檢索案卷的條目。

四、檔案管理問題中的處理和建議

我院檔案管理工作取得了一定的成績，但是還存在著一些不足，比如原有的底圖中有硫酸圖、藍圖、不規則的圖紙等等，為掃描工作帶來了難度。還有一些部門對檔案管理工作重視程度不夠，不能夠及時整理歸檔，偶有文件遺失等現象發生。此外，隨著數據的增多，現有的軟件數據庫能否承受，以及數據的備份和安全等問題擺在了我們的面前。

總之，檔案工作是一項長期而復雜的系統工程。因此，我們提出以下建議：加強對各級檔案人員的培訓，提高檔案管理人員綜合素質和創新意識，讓大家充分認識到保證檔案完整性和有效性的重要意義。加強網絡安全管理，加強對文件的安全監控，加強檔案數據備份工作。建立良性運行機制，按照“存儲數字化，管理自動化，利用網絡化”的方向，不斷完善檔案管理的流程與制度，提高檔案管理的質量與效率，實現檔案對企業發展的推動作用。

【參考文獻】

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