大數據背景下高校檔案管理信息化建設研究

張歡歡

【摘要】高校作為培養人才的基地，人才的檔案管理方式也要緊隨時代的步伐，滿足大數據時代的要求，積極推進高校檔案管理信息化建設。本文闡述了高校檔案管理信息化建設的內涵，分析了當前我國高校檔案管理的現狀及問題，對此提出了在大數據背景下高校檔案管理信息化建設的策略。

【關鍵詞】大數據;高校檔案管理;信息化建設

在社會不斷發展的進程中，對于人才的需求也在不斷加大，高校作為培養人才的基地，對于人才的檔案管理方式也要不斷滿足時代的需求，實行先進的管理方式。當前，很多高校推進了檔案管理信息化建設，但由于經驗不足，出現了很多問題，我們應該從高校檔案管理信息化建設的內涵出發，深刻分析當前存在的問題，在不斷的改革和創新中，尋求適合高校發展的檔案管理信息化建設模式。

一、高校檔案管理信息化建設的內涵

高校檔案管理傳統方式是以紙質檔案為主，但是隨著科學技術的不斷進步，在大數據時代，對于信息的統計、保存、整理和調閱的需求加大，需要更加完善的管理方式，檔案管理信息化建設可以確保檔案信息的安全，在獲取、傳輸和保存檔案信息的過程中，實現了無紙化辦公，促進了檔案管理人員的工作效率，加大了高校檔案的管理價值。

二、高校檔案管理的現狀及問題

國家出臺了很多政策，促使高校實現檔案管理的信息化，很多高校都在積極嘗試，在管理中實現了一部分信息化，但是整體上來說，還存在很多問題和不足。

（一）觀念陳舊。高校一直將培養人才作為本身的任務，把教學放在第一位，對于檔案管理的重視程度不夠，甚至很多高校的領導對于檔案管理置之不理，放任相關工作人員自行保管和處理，檔案管理的觀念相對陳舊，更不能將檔案管理信息化擺上改革日程，使得檔案管理工作的效率大大降低，同時也降低了檔案管理工作人員的積極性。

（二）資金投入不足，基礎設施落后。由于對檔案管理工作的輕視，很多高校對于檔案管理工作的資金投入較少，專業的管理設備很少，信息化建設需要的軟硬件設施嚴重配備不足，后期需要的軟件升級、硬件更新換代等都需要較大的資金投入，加大了學校的負擔，使得檔案管理工作發揮不了其真正的作用。

（三）管理方式落后。檔案管理在很多人看來，就是將檔案資料進行收集和整理，是一個枯燥無味的工作。在檔案資料繁多的情況下，還是有人工來完成保存數據工作，即使有的高校已經實現了用計算機進行數據管理，但是僅限于數據的保存和查詢的功能，不能真正滿足管理工作的需求。

（四）管理人員素質偏低。很多高校的高層認為，檔案管理工作是不需要技術含量的工作，是枯燥無味的工作，是機械式的工作，往往安排的工作人員素質較低，沒有專業的檔案管理知識，即使高校要對這些工作人員進行專業的培訓，他們有的因為接受程度較低，有的根本就不想接受培訓，使得培訓的課程沒有起到應有的效果。

三、大數據背景下高校檔案管理信息化建設研究

人們生活的方方面面都被大數據和信息化影響著，改變了人們生活和學習的習慣，高校的檔案管理工作也應該順應時事，積極探索和改革，對此提出以下幾項發展策略。

（一）轉變觀念，重視高校檔案管理工作。要想高校的檔案管理信息化建設積極推進，首先要引起高校領導的重視，使他們轉變觀念，充分認識到高校檔案管理信息化建設的重要性，給高校、院系、班級及個人帶來的好處，增強高層領導的信息化建設意識。學校要重視起檔案管理信息化建設，組建專業的小組，對其進行充分的研究，分配充足的資金，以推進高校檔案管理信息化建設的進程。

（二）完善資金鏈。高校檔案管理信息化建設需要充足的資金來完成，資金鏈的完整性發揮著重要的作用。高校應該對檔案管理的軟硬件設施給予關注，保障資金鏈的完整性。

（三）轉變檔案管理方式。檔案管理信息化建設的首要特征就是信息化，對于檔案信息的管理要實現數字化，實現信息資源的共享，加強各個高校在信息上的交流與合作。高校要根據自身情況開發出適合本校發展的檔案管理信息化平臺，同時，要集中到全國性的信息庫中，促進高校間的交流與合作，實現真正意義上的信息共享。

（四）建立一支專業的高素質的管理隊伍。高校要聘請專業的檔案管理人員，具備專業的技術水平和管理技能，要能熟練掌握計算機操作技能，熟練運用相關軟件。同時，還要積極了解相關行業的前沿信息，掌握相關的法律法規，在日常的管理工作中做到不違規不違法。管理人員要加強安全意識教育，嚴格落實相關的保密制度，嚴防檔案信息出現遺漏和損失的現象。

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