檔案信息化建設與檔案管理的思考

李淑萍

【摘要】隨著我國信息化技術的不斷發展，各行各業的信息化建設迅速發展，檔案信息化建設亦是如此。開展檔案信息化建設既是檔案管理本身的需求，同時也是社會發展的必然要求。檔案信息化建設必須緊跟時代腳步，充分利用現代化技術，這樣才能有效提高檔案管理水平。下面就檔案信息化建設的概念和內容、當前存在的問題及改善措施等進行思考。

【關鍵詞】檔案信息化建設;存在問題;改善措施

一、檔案信息化建設和檔案管理概述

所謂檔案信息化建設就是指在檔案管理過程中引用電子信息化技術來對具體的檔案進行管理，進而使得檔案管理更加科學化、便利化，全面提高檔案管理水平。在檔案信息化建設的過程中要重視檔案管理制度的建立和完善，通過檔案信息化建設的不斷深入，實現檔案資源共享。而檔案管理就是通過一定的手段將檔案進行科學的整理和分析，確保檔案得到合理利用。

當前的檔案信息化建設主要包括以下兩方面的內容：一是檔案管理的信息化;二是檔案資源的信息化。檔案管理的信息化是在檔案管理的過程中引用信息化技術，通過信息化技術來實現對檔案的分類整理，在運用的過程中能夠減少檢索時間;而檔案資源的信息化是將單位原有的紙質資源通過信息化設備轉化為電子檔案，這樣能為檔案信息化建設奠定良好基礎。

二、檔案信息化管理存在的問題

（一）對檔案管理信息資源的規劃不夠長遠。當前大部分單位非常重視檔案資源的信息化管理工作，但是對信息化管理的長期規劃不足，使得單位檔案信息化建設只停留在基本層面，沒有繼續深入開展信息化建設，無法滿足檔案信息化建設的高層次要求。

（二）沒有充分認識到檔案信息化建設的重要性。雖然許多單位都已緊跟時代腳步開展了檔案信息化建設，但是在具體的工作過程中沒有認識到檔案信息化管理的重要性，不很重視此方面的工作，導致檔案信息化建設的水平不高，無法充分體現出檔案信息化建設的優勢。

（三）檔案管理人員的綜合素質有待提高。檔案管理人員是檔案信息化建設的主要承擔者，其素質的高低直接影響著信息化建設的水平。而目前很多檔案管理人員只掌握了簡單的檔案信息化知識，在具體的工作過程中不能充分利用信息化技術，不能做到充分利用檔案信息化資源，嚴重影響了檔案信息化建設工作的開展。此外在檔案信息化建設中還存在其它問題，例如電子信息檔案的安全性較低、人們不愿意接受新鮮事物等等，這就要求我們必須繼續大力開展檔案信息化建設工作。

三、提高檔案信息化建設和檔案管理水平的措施

（一）要做好對檔案信息化建設的長遠規劃。檔案信息化建設不是朝夕之功，這就要求單位在開展檔案信息化建設過程中必須要有規劃，首先要做好檔案信息化建設的基礎工作，如檔案資源的信息化以及信息化管理設備的配備。其次要確立檔案信息化建設的目標，確保檔案信息化建設順利開展。

（二）要重視檔案信息化建設的宣傳工作。通過加大對檔案信息化建設的宣傳工作能夠使人們對檔案信息化有更加深刻的認識，在具體工作中能夠更加熟練地運用檔案信息化知識，切實提高檔案管理水平。

（三）重視檔案管理人員綜合素質的提高。檔案管理人員是作為檔案管理信息化建設的主要承擔者，因此必須重視檔案管理人員素質的提高，那么如何充分提高檔案管理人員的素質呢？一是要加強對檔案管理人員的培訓，使其在工作過程中繼續學習檔案信息化知識并掌握更多的檔案信息化知識。二是要經常性地組織檔案信息化知識競賽，通過競賽的形式來強化工作人員的學習，從而更好地指導日常檔案管理工作。此外，作為新時代的檔案管理工作人員，要不斷更新自身的知識儲備，全面學習計算機管理信息知識，打破傳統的管理模式，盡可能地實現檔案資源利用的便利化。

（四）強化電子文件的管理，確保電子檔案的安全。電子檔案的管理是檔案信息化建設中的一項重要內容，因此必須重視電子檔案的管理，確保檔案的安全性和可靠性。首先，要持續加大信息化硬件設備的投入，提高檔案電子化速度。其次，要重視電子檔案的查閱制度，通過制度來確保電子檔案的安全。最后，要提高檔案管理人員自身的檔案安全意識，盡可能減少電子檔案數據的丟失，確保電子檔案的安全。

（五）重視檔案信息服務手段的創新。一方面，可以建立檔案查閱平臺，通過建設平臺能夠使人們隨時查閱想要的檔案，不斷實現檔案資源的共享。另一方面，要持續提高檔案資源的信息化進程，將那些可以貢獻的檔案資源及時發布在公共平臺上，盡可能地滿足人們的需求。

（六）加強檔案信息管理，適應檔案信息化建設的需求。檔案信息化建設打破了過去傳統的信息收集模式，在很大程度上降低了收集難度，隨之也要求檔案管理要從傳統管理模式向新型管理信息化模式轉變，將更多的信息化技術引用到管理模式當中，建立多層次、多渠道的管理模式，不斷提高檔案管理水平，以適應時代的需求。

四、結束語

綜上所述，我們知道檔案信息化建設與檔案管理信息化是必然趨勢，是社會發展的必然要求，因此我們要充分重視檔案信息化建設和檔案管理信息化工作，然而當前檔案管理過程中還存在著一些問題，針對這些問題，提出了一系列的改善措施，相信通過以上幾點措施的實施，能夠進一步促進檔案信息化建設，提高檔案信息化管理水平。

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