高校辦公室管理工作科學化的有效路徑

伍波濤

【摘要】21世紀以來，我國高校辦公室管理工作逐步從自然科學領域不斷向社會科學領域蔓延和滲透，許多教育管理人員從創新以及科學化的角度來觀察問題，從創新的角度進行有關管理工作方式的思考可以給辦公室工作帶去全新的管理理念，即把人和生態共同體視為教育研究的基本對象，使二者朝著和諧、可持續的方向良性發展，以此完成高校管理工作所應當完成的自然和社會職責。本文在探討高校辦公室管理工作科學化的重要性和必要性的基礎上，提出如何有效并且科學地提高我國當前高校辦公室管理工作。

【關鍵詞】高校辦公室;管理工作;科學化;有效路徑

在高校辦公室管理工作的開展中，構建一個科學合理的實踐教學體系和運行機制是非常重要的。因此，要在高校辦公室管理工作的過程中明確辦公管理工作的內容，確立監督管理辦公質量的體系，以此促進我國高校辦公室管理工作的質量與教學體系的完善。另外高校辦公室除了要進行科學化的管理工作以外，還需要堅持管理過程中的以人為本，注重現代化信息輔助工具的使用，實現高校辦公室管理工作的信息化和現代化，從而進一步推進我國高校辦公室管理工作的發展與進步。

一、高校辦公室管理工作科學化的必要性

（一）從總體來看，我國高校辦公室在整個學校運作管理過程中起到了一個起承轉合、參謀、輔助作用。它可以有效幫助學校的高層領導在短時間內高效了解學校發生的近況，能夠發揮出高校整體的綜合效能，能夠幫助領導進行科學化決策，并且幫助高校領導事先處理一些日常事務、整理相關文件文檔、幫助學生處理在學習或者生活中所遇到的一系列問題，幫助學校師生之間有效溝通，從而推動整個學校順利發展和前進。

（二）學校事務管理范圍的管理現狀還存在著些許的不足之處，這也使得推動我國當前高校辦公室管理工作科學化十分有必要。因為高校辦公室管理工作是一項極其復雜并且反復的工作，再加上高校辦公室管理工作的內容比較廣泛，如果相關管理過程中忽視管理監督過程的科學性以及系統性，將會導致辦公室工作人員在辦公過程中忽略很多工作管理上的細節。其次，當前我國高校辦公室管理工作在實踐操作管理體系的設計和構建方面比較傳統和落后，學校還沒有實現管理與實踐相結合的互聯網綜合性人才的培養與發展。

二、推進高校辦公室管理工作科學化的路徑

（一）想要有效推進高校辦公室管理工作科學化，就應該注重管理工作的信息化。將高校辦公室管理工作與現代信息化工具進行有機結合，使得管理工作更加輕松和科學。如今，計算機信息技術更新迭代，各類辦公軟件不斷增加，包括利用網絡的遠程辦公軟件，大大簡化了工作流程，提高了工作效率。例如說，通過無線網絡傳輸圖像、文檔、文件、視頻、音頻等數據不僅可以綠色環保節約紙張，還可以提高效率，節省配送的人力、物力等等。除此之外，還可以在云上面保存這些數據，多次重復備份，長期保存，而且不需要專門的工作人們進行檔案歸類并占用實體空間等。傳統的辦公室由于條件的不足，辦公時間和空間都有嚴格控制，員工局限于具體的時間段和空間點，無法靈活使用自己的時間。但是在計算機信息處理技術的快速發展之下，辦公自動化有了很大的進步，辦公資源也能夠被重新分配，從而得到更大的利用。比如說，辦公環境被大幅度擴大以及優化，辦公人員可以避免以往的隔離式工作模式，通過互聯網隨時進行交流溝通協作，信息的傳播也更加迅速，每一個員工都可以及時地了解工作信息、更新工作信息。

（二）應該實現高校辦公室管理制度的科學化。具體而言，高校辦公室管理制度應該統籌理論與實際之間的結合。要針對高校各個不同管理部門的具體工作以及具體負責事項進行相應的規章制度的制定。要以學校師生為首要出發點和落腳點，對所管理人員進行有效的約束。要將整個高校辦公室管理制度進行有效完善，避免出現管理漏洞以及問題的時候無法找到相應的責任人等情況，要將獎懲制度明確化，讓高校辦公管理人員認真投入到日常辦公工作當中去，將所有的大小事務具體化、流程化，使得師生在辦理業務時能夠有章可循。

（三）提高辦公室管理人員的辦公能力以及素質十分重要。每一個辦公室管理人員對于工作都應該具有相應的職業道德，辦公室管理人員應該提升自己對于高校內部的管理工作的重視程度。具體而言，可以建立起一個健全科學合理的工作管理監督機構，對于辦公室管理人員的具體工作進行規范、評價以及獎勵等制度的制定。并且，還應該定期進行相關工作的指導和監督，結合每個辦公室單位的具體情況，對辦公室管理工作人員的考核機制進行升級，制定一定的激勵措施，調動辦公室管理工作人員的積極性。

三、總結

高校辦公室管理是一個系統并且復雜的過程，需要高校辦公室給予足夠的重視，要加強信息化工作的建設和辦公室人員的能力培養，對相關管理工作進行科學有效的監督，從而落實高校的一系列管理工作。

【參考文獻】

[1]蔡潔.基于信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作改革研究[J].長江叢刊，2018（25）：156.

[2]鄒海燕.探討高校辦公室業務管理結構優化的有效路徑[J].辦公室業務，2018（15）：185.

[3]李藝霞.運用移動辦公平臺推動新聞網站辦公室管理工作初探[J].秘書之友，2018（07）：46-48.