創新人事檔案管理制度與模式的路徑分析

王珍

【摘要】本文分析和研究了新時期人事檔案管理的現實意義，闡述了人事檔案管理制度與管理模式存在的問題，在此基礎上研究了優化檔案管理模式的方式和方法。

【關鍵詞】人事檔案 管理制度

一、新時期人事檔案管理的意義重大

（一）對事業單位

只有單位人事檔案之中的記錄才能精確地、完整地記載每一個職工的基本情況。如果事業單位重視人事檔案管理，那么就可以在海量的檔案信息之中摸清職工的工作軌跡、工作績效，并為人才選拔和晉升提供經驗及教訓，為科學招聘、科學管理提供更加重要的參考依據。為了做到選賢舉能、任人唯賢，單位就要盡最大可能地了解每一個職工，查閱其檔案資料將成為單位最全面了解職工的重要手段，了解基本情況，考察思想素質，黨性修養，個人業務水平，工作經歷，工作表現等信息能夠幫助單位領導在最短時間內挖掘、測評出最合適的人才，讓職工個人能力和單位發展有效融合，進而節省大量的時間成本、物資成本。

（二）對個人

每個人的人事檔案都是對其工作、學習、生活情況最真實、最客觀的記載。尤其在參加工作之后，單位在人事檔案之中更新的信息是單位對其工作成果最有力的證明。且人事檔案在職工工作調動，提職的過程中都發揮著舉足輕重的作用。

二、目前人事檔案管理工作存在的問題

第一，缺少對人事檔案管理價值的客觀認識。人事檔案管理往往被視為人力資源管理的一個輔助部分存在。個別中小單位為了節約成本，甚至不進行人事檔案管理。部分人事檔案管理人員也認為檔案管理工作不甚重要。因此，人事檔案管理在總體上呈現出資料編排混亂、資料保管不規范、設備配置不符合檔案管理工作需求、缺乏足夠的資金支持等多方面的問題。事實上，人事檔案管理工作是人力資源管理的核心，其內容繁雜，但是在總體上卻是為所有職工服務的。雖然面臨不同類型的職工和領導，但卻是崗位調動、人員調動、了解職工真實情況的主要手段。人事檔案管理工作絕不應該僅僅是檔案保存和查閱工作，更應該是檔案深入挖掘和利用。只有將其中的價值彰顯出來，才算實現真正意義上的重視人事檔案管理工作。，也沒有對人才的潛能進行深入的挖掘。

第二，單位人事檔案管理手段落后。在單位經濟規模、管理手段逐步擴張的情況下，其發展需要各種專業人才的支持，與之相關的檔案管理工作量也顯著提升。如果依然延續傳統檔案管理工作模式，我們是難以跟上單位發展腳步和時代發展要求的。因此，在檔案管理查閱、保存、利用和檔案管理精確度上都面臨著更高的要求。受到信息技術時代的沖擊和檔案管理空間、時間、溫度、濕度的限制，傳統檔案管理工作的缺陷將會暴露無遺。大型單位雖然已經借助EXCEl等電腦軟件實現了檔案電子化管理，但是這距離數字化和智能化檔案管理還有很大的距離。

三、新時期人事檔案管理的提升措施

第一，實施智能化、人性化人事檔案管理。當今時代是互聯網技術和信息技術快速發展的時代，這為檔案管理工作模式的創新帶來了機遇也帶來了挑戰，事業單位應當與時俱進、抓住契機，以最快的速度過渡到智能化和網絡化人事檔案管理模式之中來，既要提升檔案利用效率，也要提升檔案信息控制力度，與人力資源檔案管理部門之間構建完善的數據對接平臺，最大限度降低物質成本、人力成本和時間成本。因此，未來的檔案管理模式應當是網絡化管理和智能化管理的雙重整合，在將檔案管理系統統一保存了案卷目錄和姓名之后，單位領導和部門領導的資源共享也就實現了，這樣可以在提升保存質量的同時還提升了查閱的便利性。

第二，構建科學的人事檔案管理制度。任何工作都需要完善和嚴謹的制度作為基礎和前提，正所謂無規矩不成方圓。人事檔案資料具有動態性、零散性、來源渠道多元化的特征，要保證每一個職工的人事檔案都能高效、準確地歸檔，就需要完善人事檔案管理制度作為約束。傳統制度管理傾向于資料的收集和整理，在這過程中，我們需要意識到部分檔案資料涉及到個人隱私問題，所以新時期檔案管理工作亟需制定保護個人隱私的相關制度作為保障。

第三，構筑科學的人事檔案分類系統。單位可以根據職工參加工作的時間、工作崗位的性質等不同進行人事檔案分類系統的建設。干部檔案工作條例可以作為參考，并在此基礎上予以細化。不同事業單位可以根據自身特點進行針對性人事檔案管理系統設計，尤其是那些面臨著幾千名員工人事檔案管理任務的單位，系統設計更要精細化和精確化，以最小門類和范圍的專業領域對專業技術人員和管理人員予以分門別類檔案管理。這樣檔案資料的收集、檔案資料的歸檔將會更加地邏輯清晰、有理有據，管理者也可以通過檔案一目了然地了解到員工工作經驗和工作履歷，極大地提升人才選拔效率。

第四，提升檔案管理工作的服務屬性。檔案管理部門需要主動開展對接工作，從多個視角去考慮人事檔案管理工作開展路徑，持續不斷地提升自身服務意識。傳統檔案管理工作模式在服務效率、服務能力方面都差強人意。新的檔案管理模式可以加大對檔案資源的利用，通過提高人事檔案利用效率、進行檔案資源二次整合的方式來提升服務性。比如，單位可以根據檔案資料對領導、職工的工作經歷畫出折線圖，讓單位能夠在挖掘和利用人才時獲得最準確的數據支持，進而為單位發展提供最強大的智力資源。