不動產權利和登記類型二維視角下的不動產登記檔案分類管理方法研究

鄧姝

摘要：不動產統一登記后，如何對原分散登記的存量檔案和統一登記后新增檔案實現科學管理成為亟待解決的問題。本文提出構建不動產權利類型和登記類型二維視角下的不動產登記檔案分類管理方法，以湖南省不動產登記檔案分類管理設計為例，為規范不動產檔案管理提供參考。

關鍵詞：不動產登記檔案;分類管理

不動產登記檔案是指在登記工作中收集、形成的，經過整理的反映不動產登記申請、審核過程和登記結果，具有保存價值的文字、圖表、聲像、數據等不同形式資料的總稱。不動產登記檔案分類管理方法作為不動產登記檔案管理的重要基礎工作，有較大研究價值。

1 不動產登記檔案管理的困境

1.1 缺乏統一的標準

不動產統一登記后，原分散管理的登記檔案移交到不動產登記機構保管，然而，國家層面至今未出臺任何專門關于不動產登記檔案管理的規范性文件。原管理部門雖出臺規章、制度，但分類管理標準大相徑庭。各級不動產登記機構對登記檔案如何科學管理壓力巨大。

1.2 傳統視角不適應新需求

分散登記時，由于國土、房產、林業等登記分屬不同機構，權利類型簡單，產生的檔案類別較為單一，一般以產生的時間順序進行分類管理，這是一維的視角。統一登記后所產生的檔案，不僅要考慮不同權利類型的登記檔案，還要考慮隨權利編號產生的首次、變更等不同登記類型的檔案，此前以時間為順序的分類管理方式，將造成不動產登記檔案排列的不確定，各類檔案復雜交錯。

1.3 動態連續性考慮不夠

不動產存續時間長，如一宗土地從出讓到開發，再到權屬的設立、變更、轉移、消滅等都應登記，這將產生如首次、變更、轉移、注銷等多類型檔案。傳統管理方式下，上述檔案被存放在一起，使用一個檔案號，從土地出讓登記檔案開始，之后產生的檔案均要與原檔案合卷，缺乏對不動產登記檔案動態連續性的考慮，增加了工作量。

2 二維視角的不動產登記檔案分類管理方法

2.1 明確不動產登記檔案的關聯性

《不動產登記操作規范（試行）》及《不動產登記資料查詢暫行辦法》規定了不動產登記簿等登記結果及登記過程中產生的原始資料需歸檔。登記簿作為登記檔案的核心，包括了不動產的自然狀況、權屬狀況和其他限制、提示事項。不動產的自然狀況中，位置不變，但用途、街道名稱等有發生改變的可能;不動產的權屬狀況會因買賣、贈與等產生更多變化;其他限制、提示事項雖記載的是未發生權屬實際變動的預告、查封等登記類型，但其體現了風險的提示和權利的限制。以上三項內容一經變化，權利人應當申請相應類型的不動產登記，就產生新的不動產登記檔案，這些先后產生的、各類不動產登記檔案之間，有著不同的關聯關系。

2.2 遵循原則

正因為不動產登記各檔案之間有較強的關聯性，因此，其分類方法應綜合考慮不動產權利類型和登記類型兩個維度登記檔案之間的協調，遵循以下原則成套編排：橫向以“塊”狀分類，即按不動產權利類型分塊，以宗地為單位建立電子登記簿，確保登記檔案在空間位置上的相互區別;縱向以“線”狀排編，即按不動產的登記類型為分線，以各項不動產權利的設立、變更、轉移、注銷發生的順序排列，保證不動產登記檔案在時間上的相互關聯。只有同時保證其在時空上的相互關聯、相互區別，才能保證不動產登記檔案的完整和關聯性。

2.3 具體內容

2.3.1 設置一級類目

根據國土資源部、國家檔案局下發的《國土資源業務檔案管理辦法》規定，不動產登記類檔案是國土資源業務檔案分類體系中的一級類目，據此，可將不動產登記檔案的一級類目直接設置為“不動產登記檔案”。

2.3.2 設置二級類目

按照主線和支線兩大部分，不動產登記檔案可設置7個二級類目：

（1） 以不動產所有權或使用權變化為主線，設不動產權利登記1個二級目錄，依據《不動產登記操作規范（試行）》其歸檔范圍應包括集體土地所有權登記等6種權利類型，綜合考慮每種權利類型對應的首次、變更、轉移、注銷的登記類型設置歸檔范圍。

（2） 以所有權或使用權在發生的其他權利變化或受限制情況為支線，設地役權登記、抵押權登記、預告登記、更正登記、異議登記和查封登記6個二級目錄，綜合考慮每種權利類型對應的首次、變更、轉移、注銷的登記類型設置歸檔范圍。如圖1所示：

3 湖南省不動產登記檔案分類管理設計

湖南省國土資源廳在2017年3月印發了《關于加強不動產登記檔案管理工作的通知》，附上了《湖南省不動產登記檔案管理操作指南（試行）》，該指南對湖南省范圍內不動產登記檔案的收集、整理、保管和利用環節都作出了詳細規定，有較強可操作性，已在全省試行一年有余。目前，為進一步規范不動產登記檔案管理工作，該省充分結合不動產權利類型和登記類型的二維視角，開展了完善不動產登記檔案分類管理的進一步探索。結合湖南省的實際，設計湖南省不動產登記檔案分類管理體系如表1所示：

結語

不動產權屬每發生一次變化就會產生新的登記檔案，真實記錄了不動產的自然狀況和權屬變化、流轉過程，形成了一個個完整的、上下關聯、左右關聯的信息鏈。不動產權利和登記類型二維視角下的不動產登記檔案分類管理方法能準確將不動產登記檔案之間建立關聯，為不動產統一登記后的數據整合和檔案管理提供參考。

參考文獻

[1]《湖南省不動產登記檔案管理操作指南（試行）》（湘國土資辦發〔2017〕30號）

[2]王偉英.不動產登記數據整合和檔案整理的基礎—不動產登記檔案關聯關系梳理[J].檔案管理，2016（3）：50.

[3]燕楊.基于宗地統一代碼的不動產登記檔案集中管理體系研究[J].檔案建設，2015（12）：77.