高校大型貴重儀器設備開放共享保障體系建設—以西部地區某省屬重點高校為例

于樂兵, 尹洪峰, 初士興, 郭振宇, 顧慧敏

(西安建筑科技大學 實驗室與設備管理處, 陜西 西安 710055)

大型貴重儀器設備的數量及利用水平是衡量高校辦學實力的重要指標之一。隨著我國綜合國力的增強和對創新驅動發展的追求,政府與企業對于研究平臺的投入越來越大,高校、研究院所和企業的研究條件得到極大改善。盡管如此,也很難有一所高校或一家企業實驗室,僅憑自有的研究條件,能夠完全滿足其教學或研究人員的所有儀器設備需求,這就需要學校、企業、研究院所之間，以及單位內部不同的研究與教學單位之間實現儀器設備共享,以便物盡其用，尤其高校實驗室更應如此。然而由于實驗資源條件、儀器設備管理水平、實驗技術隊伍等方面差距較大,導致各高校開放共享實施效果不一,如何提高大型貴重儀器設備的使用效益是各高校面臨的共同課題。本文在對近年來國內部分高校在大型貴重儀器設備開放共享模式及管理機制進行調研的基礎上,深入分析我校大型貴重儀器設備開放共享面臨的問題,提出了實施大型貴重儀器設備開放共享的具體措施。

1 設備開放共享存在的問題

1.1 管理體制機制不夠健全

大型貴重儀器設備開放共享是一個系統工程,需要依靠各方的團結協作與共同努力,涉及到儀器設備管理部門、學院、實驗室以及設備操作員(管理員)幾個層級,理順管理體制機制尤為重要[1]。目前我校大型貴重儀器設備的使用在各學院、各實驗室、學科點、課題組分散管理,造成大型貴重儀器設備缺乏宏觀統一管理,影響使用效率和效益,同時也造成大型貴重儀器設備重復購置現象的發生[2-5]。

1.2 長期形成的傳統觀念影響開放共享

很多高校的實驗室及儀器設備長期以來都沿用分散式管理的傳統方式,設備多用于本學院教師及學生的教學科研,學院間共用共享程度不高,開放力度較小,導致大型貴重儀器設備長期為某一學科或某一實驗室服務。此外，部分教師受傳統觀念的束縛,共享意識不強,使相當數量的大型貴重儀器設備,特別是科研經費購置的儀器設備不能實現共享,儀器使用率偏低,甚至被長期閑置。由此可見不轉變傳統的思想觀念,就無法建立資源共享的理念,更難以實現大型貴重儀器設備的開放共享[6]。

1.3 缺乏開放共享的相關制度保障和激勵措施

建立科學、合理、可操作性強的開放共享管理制度和激勵措施是實現大型儀器設備開放共享的先決條件,只有做到有章可循,才能保證設備開放共享的良性運行。激勵機制是提高大型貴重儀器設備開放共享體系管理水平和運行效益的重要推動因素[7-8]。

1.4 設備使用效益考核評價機制不健全

目前對大型貴重儀器設備使用效益缺乏科學嚴格的考核。一方面,缺乏完整的考核機制和獎懲制度,或有制度卻沒嚴格執行,無法約束和激勵提高大型貴重儀器設備的利用率。另一方面,考核體系不夠科學,無法全面客觀地考核設備的使用效益。

1.5 開放共享的信息化管理水平有待提高

隨著大數據時代的到來,互聯網、物聯網、云計算、人工智能等先進技術推動了高校儀器設備管理信息化技術的發展[9]，促進了管理模式和管理手段的創新,提高了管理效率和服務質量。信息化管理平臺是大型儀器設備開放共享管理的重要載體。需結合學校實際,制定儀器設備功能及服務對象清單,將大型貴重儀器設備納入校級管理,建立統一管理、科學調配、資源優化的儀器設備使用平臺和信息平臺。

2 注重頂層設計,加強制度保障

制度建設是一個制定制度、執行制度并在實踐中檢驗和完善制度的動態過程,在理論上沒有終點。加強制度建設是保障大型貴重儀器設備實現開放共享、規范運行的有效手段。為了推進實驗室開放共享,尤其是大型貴重儀器設備的開放共享,我校先后出臺了“實驗室開放共享管理辦法”和“實驗室技術服務管理辦法”。

2.1 明確管理體制機制，加強制度建設

實驗室與設備管理處是學校實驗室開放共享和技術服務的管理部門,各學院主管院長(主任)負責本單位實驗室技術服務工作及建立健全本單位實驗室技術服務管理制度,實行項目責任制并嚴格實施,以確保服務質量。實驗室是設備開放共享和技術服務活動的基層實施單位。

實驗室對校內用戶提供技術服務,須與委托方簽訂服務協議(或清單),內容應包括但不限于：委托方與實驗室所在單位、服務項目、服務內容及要求、收費標準和計價機時數或樣品數、收費總額等,服務協議(或清單)經雙方簽字并加蓋單位公章后生效；實驗室對校外用戶提供技術服務,須與委托方簽訂服務合同,內容應包括但不限于：雙方信息、服務清單、收費標準、數量及價款，服務方式和期限,結果驗收和交付方式、地點、付款方式、雙方的權利和義務、違約責任和解決爭議的方法等,服務合同經學院審核,并加蓋學校合同專用章后方為有效。

實驗室與委托方簽訂服務合同或協議(清單)的同時,應進行嚴格、規范的登記管理,合同或協議(清單)、服務收費登記表須于每學期結束前由學院統一報實驗室與設備管理處備案。

承擔技術服務的工作人員,要嚴格遵守有關法律法規和標準,不得弄虛作假,要誠實守信,實事求是,對服務結果的真實性負責；要熱情周到,努力提高服務質量和服務水平。

2.2 建立有償使用機制

實驗室技術服務收費實行統一領導,校、學院兩級管理,集中核算的辦法。學校對外出具蓋有學校發票專用章或財務專用章的收費票據。實驗室技術服務費用嚴格執行收支兩條線管理,統一上繳學校財務部門,并按照學校教育服務收入管理辦法等規定按比例使用。

實驗室技術服務收費標準由各學院根據儀器設備、房屋、場地使用費,設備折舊費,材料消耗費,水電費,人工費和技術的難易程度等,參照市場價格,區分校內校外合理制定,報實驗室與設備管理處審核,經校財經委員會批準后實施。各學院不得任意提高或降低收費標準。國家、行業和學校已有收費標準的按相關規定執行。學院可根據實際情況,對新入職的優秀青年教師在工作啟動期內適當減免服務收費。

實驗室技術服務收入的分配使用,以當年實際到款額為基數按比例進行,任何單位和個人不得私自收取現金或將服務收入轉入校內外其他賬戶。

2.3 設立開放共享基金

為保證大型儀器開放共享機制的良性運行,鼓勵教師多用、用好大型儀器,在制定完善的大型儀器收費辦法的基礎上,學校設立大型儀器開放共享基金。通過申報、確認等程序,將開放基金主要用于配套資助教師使用大型儀器所需耗材及維修等費用的支出。

2.4 制定獎懲措施

學校鼓勵實驗室在不影響教學、科研工作任務的前提下,積極開展技術服務,各學院及有關職能部門要支持實驗室開展技術服務工作。學校對教學科研使用率較高且開展技術服務成績顯著的單位和個人,進行表彰獎勵。

實驗室技術服務活動要維護學校聲譽,不得損害學校利益。對違反相關規定的實驗室和個人,學校將依法依規追究責任；對服務質量差及因違規引發實驗事故造成損失,給學校名譽帶來不良影響的實驗室和個人,須承擔由此引起的經濟和法律責任。

實驗室技術服務過程中有下列行為之一的,所在學院實驗室與設備管理年度業績考核指標中的相應項目不得分,學校根據情節輕重給予當事人和相關人員處分：(1)未經批準私自開展項目服務的；(2)虛報、冒充以合作課題名義為校外提供分析測試的；(3)將校外分析樣品假冒校內課題樣品進行分析測試的；(4)虛報、瞞報、漏報服務收入或坐收坐支的；(5)其他損害學校利益的。

2.5 建立設備使用效益考核評價機制

儀器設備尤其是大型貴重儀器設備,學校重點考核其在學生培養和科學研究工作中的利用率。建立實驗室開放共享和技術服務績效動態通報制度,健全完善績效考核指標體系,上下聯動,層層推動,務求工作實效。對在教學科研工作中使用率低或長期閑置,又不開展技術服務的儀器設備,學校將在全校范圍內及時調劑,以發揮其使用效益。

3 構建大型貴重儀器設備開放共享機制

3.1 建設校級分析測試中心

為了支撐學科建設、專業建設、人才培養、科學研究和對外服務,本著集中資金辦大事的原則,對于專業需求多、設備價格高、對操作人員要求高的設備,納入校級分析測試中心,學校進行集中管理,以便充分發揮設備效益。以前期大型分析測試設備及功能需求論證方案為基礎,充分調研、科學論證,制定完善的中心設備購置方案,由學校統一部署安排,集中管理,更加有利于開放共享。與此同時,加強制度保障,優化場地安排,做好人員配備,建成面向學校和社會開放的大型設備共享測試平臺、現代分析重要基地和學科交叉創新平臺。

3.2 依托學院管理開放共享

鑒于目前學校大型貴重儀器設備管理現狀,儀器設備主要放置在實驗室,由學院統一管理,安排學院正常教學任務,學校可依托學院在原有管理模式不變的情況下實施對大型儀器設備的開放共享。具體流程為：大型貴重儀器設備開放共享平臺前臺網站發布各學院開放共享的大型設備信息,用戶發出使用設備申請(申請人、項目、樣品信息及申請時間),設備操作員對申請信息進行審核并安排,用戶實際上機后設備操作員記錄實際上機情況(包括上下機時間、費用、違約等)。這樣對于專業性較強的大型設備通過網上發布信息,可以實現對外服務,促進其共享,提高設備使用率,充分發揮設備潛能。

4 搭建信息化管理平臺,提供技術支撐

整個平臺設計[10-12]分為前臺網站和后臺管理兩部分。前臺網站主要用于對大型貴重儀器設備信息的查詢、瀏覽、預約及個人預約單的管理；后臺管理主要是設備操作員(管理員)實施對前臺預約網站發布的儀器設備的信息進行完善以及預約審核、使用登記、測試結果上傳、違約記錄管理和數據統計等操作。

4.1 前臺網站

(1) 查詢瀏覽儀器設備信息。登陸前臺網站(http://sgch.xauat.edu.cn/dxyqweb),可查詢、瀏覽開放共享的大型貴重儀器設備信息,包括儀器編號、儀器名稱、所屬學院、實驗室、設備型號、狀態、設備管理員、購置價格、安置地點、主要功能、主要技術指標、服務領域及范圍、注意事項、樣品要求、收費標準等；也可查看設備預約動態及預約排行；還可對自己的預約單進行追蹤查詢、管理及評價。平臺發布的大型貴重儀器設備信息如圖1所示。

(2) 預約大型設備。校內用戶憑一卡通號及密碼登錄,校外用戶首次登錄需注冊。預約人填寫個人、實驗、樣品等信息及選擇機時預約或樣/次預約后提交,預約成功彈出操作員姓名、聯系方式等信息。對機時預約的設備,用戶按預約的時間段進行上機實驗；對按樣/次預約的設備,用戶可根據審核發布后的預約單信息查看具體時間或與操作員電話溝通確定實驗時間。

(3) 預約單管理。可查看待審核、審核退回、已發布、已退約、繳費完成、測試完成的預約單信息以及執行修改、刪除、提交、退約等操作；也可下載管理員上傳的測試結果信息,并對設備的使用或服務進行評價。

4.2 后臺管理

(1) 儀器設備信息管理。對前臺網站發布的大型貴重儀器設備信息進行維護管理,如基本信息(存放地點、功能、服務領域、技術指標、注意事項、樣品要求、圖片)維護、信息查看、開放機時設置、按樣/次預約設置、收費標準設置等。

圖1 平臺發布的大型貴重儀器設備信息

(2) 網上預約單審核。對預約信息(人員信息、項目信息、預約時間)進行審核,確認后安排發布,對不能滿足實驗條件的預約信息予以駁回,同時需填寫駁回理由；也可以對已發布的預約單進行上機時間的調整。

(3) 使用過程管理。列表默認顯示所有已發布的未確認繳費的預約單信息,用戶上機完成實驗后,設備操作員需對實驗實際上下機時間及收費情況據實記錄,上下機時間將為大型貴重儀器設備利用率考核提供數據來源。記錄完成后即可打印繳費單,一式兩份,分別由實驗室和財務處留存,通過點擊“打印繳費單”按鈕打印繳費單據,繳費單如圖2所示。

(4) 測試結果上傳。對已完成繳費的預約單,測試結果(電子版、非保密的測試結果)可上傳至系統提供下載,并確認測試完成狀態,用戶通過前臺網站可查看測試進度。

(5) 違約記錄管理。對違約預約單(不按預約時間使用、不繳費等)進行記錄,記錄后該用戶將不能預約所有設備,需在說明情況后方可重新授權。

(6) 查詢與統計。可查詢統計每臺大型貴重儀器設備的效益收入及利用率統計情況。

圖2 繳費單據樣表

5 結語

高校大型貴重儀器設備開放共享隨著人們觀念的轉變和一系列引導政策制度的出臺,已取得長足的進步，但依然存在資源供求不平衡、重復購置和設備潛力未得到充分挖掘等問題。高校應充分整合大型貴重儀器設備優質資源,從根本上建立新的大型貴重儀器設備開放共享運行管理體制,在制度約束和政策引導下,大力推進大型貴重儀器設備的開放共享和對外服務,為高校人才培養、科學研究、社會服務提供強有力的支撐。