提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

溫貴偉

摘 要：一直以來，檔案管理工作都在默默支持著事業單位日常工作的有序開展，在事業單位的正常運行中發揮著極其重要的作用。隨著我國經濟體制的改革和社會的發展，事業單位對于檔案管理工作也提出了更高的要求。在當前信息技術快速發展的背景下，信息化建設成了我國事業單位檔案管理工作未來一段時間的必然發展趨勢。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；策略

信息化技術的高速發展，使得人們能夠獲取檔案資源更加便捷方便，而多種檔案資源的需求給新時期事業單位檔案管理加速信息化建設，提升服務功能提出了機遇和挑戰。作為一項長期性、基礎性工作，檔案管理在事業單位發展及促進社會功能完善等方面有著的重要作用，事業單位深化檔案管理信息化建設，促進信息化建設健康全面發展，是應該充分重視的課題。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.1 有利于檔案的整理

對檔案資料采取有效的保管利用，是事業單位檔案管理的重要工作內容。而原始的檔案資料占用較大空間，不利于保存與查詢，許多珍貴的資料無法發揮作用，得到最好的利用。對這些檔案采取信息化管理，通過信息技術進行保管和利用，能夠充分減少儲存空間的占用，極大的方便查閱與使用這些檔案，使這些檔案的使用價值能夠充分發揮，有效的促進檔案管理的信息化建設。

1.2 提升檔案管理人員工作效率

傳統的檔案管理，管理方法原始落后，管理程序較為復雜。由于事業單位需要保管的檔案比較多，而且查詢不夠便捷，造成利用率較低。通過信息化建設，事業單位檔案管理的相關人員能夠對檔案資料進行有效的管理，減少不必要的環節，能夠大幅度提升工作效率。

1.3 增強檔案資料的安全性

通過信息化建設，能夠使檔案采用電子方式保存，安全性與穩定性較強，在使用時十分便捷。同時，在資料的傳輸與儲存等過程中，大幅度的提高了安全性能，這種方式與傳統的紙質檔案管理相比，能夠延長檔案保管時間，使檔案資料安全性與穩定性大幅度增加。

1.4 發揮檔案資料的利用作用

由于傳統的檔案管理方式需要較大的在空間，使得檔案保存比較分散，如果不能合理的規劃，將降低檔案的利用效率。在信息技術高速發展的基礎上，利用網絡平臺，使絕大部分檔案信息能夠共通共享，檔案資料的使用便捷性大幅度提升，使檔案的利用率得到提高。

2 提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

2.1 明確檔案信息化建設的規范標準

傳統檔案管理工作是在實體模式下進行的保護與管理，在新興信息技術快速發展的時期，對檔案進行信息化管理，使檔案資料和信息通過在線共享得以充分的利用。在新時期，要更好的發揮檔案的共享性，在事業單位檔案信息化建設過程中，要進一步明確和完善信息化管理體系，增強檔案信息化管理的規范性與標準性。要以國家相關標準為依據，結合單位實際情況和發展特點，構筑內部的管理體系，檔案錄入時對標識、格式、文字等信息內容，嚴格遵守管理標準和國家規定。檔案管理數據采用的軟硬件應統一規范，做到標準一致，為檔案數據的高度共享奠定基礎。

2.2 增強檔案管理信息化建設的安全

事業單位要采取檔案系統安全穩定的保證措施，在檔案管理信息化建設中提升檔案管理質量。由于高度共享的網絡，使得事業單位檔案資料安全性有了極大的隱患，要避免泄密現象的發生，采取安全措施，加強身份識別、訪問權限等安全性的保護。在實際管理運用中，要從安全性角度考慮，防控好檔案上網內容。對檔案管理系統做好科學的維護，要加強設置防火墻、殺毒軟件等系統保護措施。同時，在日常管理和使用中應當使用好除濕、除塵設施，充分保障檔案信息的安全。

2.3 建立完善的檔案管理信息化推廣模式

事業單位提高檔案管理的工作效率，建立完善的檔案管理信息化模式，都是為了保證事業單位檔案管理工作順應時代發展的要求，給相關人員的檔案使用提供方便，因此，檔案管理人員應該丟掉過去傳統的觀念，加強自身的服務意識，第一，檔案管理人員要積極宣傳信息化管理的這個平臺，并且準確仔細地把檔案的信息進行信息化共享，盡量避免因為信息錯誤，影響了檔案使用者的使用情況。第二，建立科學完善的信息化推廣模式，一切以使用者的方便為前提，使檔案的使用者能夠快速地找到想要使用的檔案。

2.4 建立實用的檔案信息網站

檔案信息網站主要作用是通過網頁的形式，向檔案管理工作人員提供檔案服務功能，方便相關人員利用網絡完成對檔案資料的查詢、歸檔和下載等操作。這種網頁服務的方式是檔案信息化管理中極其重要的一種手段和標志。與此同時，事業單位的檔案信息化管理中又將檔案管理操作系統納入事業單位管理信息系統之中，使其形成一個全方位的傳送系統，有效提升網絡信息資源共享的效率。事業單位要建立檔案信息網站，首先在選擇檔案信息管理操作系統時，應盡可能選擇具有升級功能和再開發能力的系統，以方便之后檔案信息化管理更新和發展的需要，以及更好地凸顯檔案信息網站的服務功能。其次，在設備設施的選擇上，必須要求其符合國家相關標準和規范，且盡可能是當前市場占有率相對較高的產品，如果有條件的話，還可以盡量與國內外相關的科技公司取得練習，量身打造最適合本單位檔案管理工作的操作系統，以保證事業單位檔案信息化建設取得更好的成效，確保檔案信息化管理系統能夠不斷進行升級更新，從而在一定程度上降低成本。

2.5 整合檔案信息資源，完善基礎設施建設

推動檔案信息化建設，首要一點是完善相關基礎設施，打造一支數字化檔案館。檔案館建設中，應該配備專門的檔案干部隊伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時，檔案管理部門需要結合實際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設施，促進檔案管理系統不斷更新和完善，建立操作性較強的實施平臺。對于傳統的紙質檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統，實現紙質檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動事業單位檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率和質量。

3 結束語

由此可見，檔案管理的信息化建設是我國事業單位迫在眉睫需要進行改革的工作，在國家新的形勢和發展要求下，只有盡快實現檔案管理的信息化建設才能更好的適應時代的發展，為國家人力資源的建設和管理貢獻出自己的力量。

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