醫院職工人事檔案管理的信息化建設分析

崔奇

摘 要：人事檔案在醫院職工管理、任用、分配等方面發揮著重要作用，醫院需要重視人事檔案管理，并對其管理開展信息化建設工作，使其信息得到全面有效管理。信息化技術及其所在的信息管理系統可以使檔案管理方式得到優化，可以為醫院人力資源分配提供參考建議，還可以使檔案信息利用率達到最大。在人事檔案管理信息化建設的過程中，也會遇到很多問題，醫院技術人員還要采取有效策略來保證檔案管理的有效性。

關鍵詞：醫院職工；人事檔案；管理；信息化建設

人事檔案管理直接關系到醫院綜合管理水平，醫院需要抓住信息技術優勢，創新人事檔案管理新契機，使人力資源對應的所有檔案都得到有效管理。檔案管理信息化建設中，技術人員需要預防人事信息丟失或被篡改等安全隱患，需要提升信息網絡防御技術水平，使人事檔案管理有發揮大價值的機會。本文主要針對醫院職工人事檔案管理的信息化建設進行分析。

1 醫院職工人事檔案管理信息化建設存在的問題

1.1 醫院對人事檔案信息化管理重視力度不大

在醫院信息化建設中，大部分的資金和技術都投入到醫療設備或醫療服務體系建設中，雖然這可以提高醫院的服務水平，但不能保證全部職工應用的合理性和科學性。人事檔案信息化管理雖然不能為醫院帶來直接利益或可視化利益，但其對醫院的可持續發展及人力資源價值挖掘大有裨益，如果醫院繼續忽視該人事檔案信息化管理，人力資源利用率不會提高，人事檔案信息化建設工作也不能得到有效開展，相關的醫院領導人員還要深入了解該工作，了解其重要性[1]。

1.2 基礎設施有待完善

當醫院無法重視人事檔案信息化管理和信息化建設工作時，人事檔案管理信息化建設中的設備支持和技術資金支持是無法得到保證的，這意味著人事檔案信息化基礎設施會存在不完善情況，相關的信息采集、傳遞及處理儲存等環節的工作效率和效果也無法得到保證。醫院還需要為人事檔案信息化建設提供足夠的設備和功能齊全的用房。

1.3 優質管理隊伍缺乏

人事檔案信息化管理工作對管理人員素質要求較高，該管理工作并不簡單，沒有管理經驗的普通人或素質低下的管理人員無法掌控信息管理技術，無法應對信息系統管理工作，所以人事檔案信息管理總會出現各種問題，甚至出現職工信息丟失等安全隱患[2]。在醫院，很多優質的信息化管理人員都被安排在醫療服務中，其懂得相關的信息技術和管理技術，所以能使醫療服務水平提升。但留給人事檔案信息化管理的人員則是傳統型人員，其在信息化管理方面多呈現出不專業、不規范缺陷，這無法保證檔案信息化管理質量，也無法為檔案管理信息化建設提供輔助力量。

1.4 人事檔案管理存在信息安全隱患

利用信息設備和網絡技術管理信息時，總會面臨信息安全隱患問題，這些問題會使信息丟失、被篡改等，所以信息安全隱患一直都是信息管理的重難點，對于人事檔案管理來說，亦是如此，管理人員需要重視信息安全隱患問題。但在實際中，醫院檔案管理人員無法具備清晰的信息安全意識，其在檔案信息管理中，也無法及時發現異常，或提供有價值的信息保護措施。甚至有些管理人員在管理中，因為瀏覽病毒網頁，而造成檔案中毒，信息丟失問題。

2 醫院職工人事檔案管理信息化建設措施

2.1 構建完善、規范的人事檔案數據庫

在醫院人事檔案管理信息化建設中，醫院應大刀闊斧，開展創新措施，一改過往溫吞不前進的建設方式，使人事檔案信息化管理更加規范專業。首先醫院需要構建完善的人事檔案數據庫，使各種職工的人事檔案的到專門化管理。在數據庫建設中，醫院人事部門需要做好職工信息采集工作，采集工作量很大，部門人員需要耐心收集各職工的基本信息和工作信息等，在信息采集中，還要做好核對簽字工作，保證職工信息的完整性和準確性[3]。在基本數據庫建立后，針對人力資源配置要求，醫院還要建立醫德醫風信息數據庫，專門收集醫務人員的服務信息，包括病患的反饋等，這些信息將會應用在績效考核中。在該數據庫中，也可設立普通職工信息采集模塊。在信息數據庫應用管理中，還應保證數據庫數據更新的及時性和有效性，管理人員需要采取動態管理模式，使數據庫更加健全。另外技術人員還要為數據庫更新升級提供技術支持。

2.2 構建人事網絡檔案館和信息管理系統

在構建人事網絡檔案館時，醫院需要借助多種信息辦公軟件系統，為檔案館建設提供技術參考和經驗，使人事檔案信息化管理體制與醫院整體信息化管理體制相適應。在正式構建過程中，技術人員需要做好管理系統完善工作，使檔案館的基礎設施、硬件設備等落實到位，基于此，和其它信息系統結合起來，利用其它系統分享的職工信息，建立專門的職工檔案專欄，使職工信息得到有效管理。另外技術人員還要利用系統分析預測職工發展需求，確定人事檔案信息化管理思路和方向。人事檔案有時會被應用在其它醫療服務或發展項目中，相關管理人員還要及時將信息歸檔，保證人事檔案信息的完整性和有效性。醫院還要創建檔案歸檔處理機制，使各部門受到機制約束，及時歸還檔案，或提供檔案信息，使這些信息及時歸檔，保證檔案管理的規范性。

針對人事檔案信息化管理工作，醫院還要建設專門的信息系統平臺，為各部門提供信息共享平臺，使檔案管理人員能及時接收醫院職工變動信息，如此人事檔案數據庫數據便可得到及時更新，職工的數據也能更加完整[4]。

2.3 醫院需要提供技術支持和資金支持

要大力開展人事檔案管理信息化建設工作，醫院領導人員還要對該工作改觀，認識到其重要性，將其作為開展重要項目之一，在做好指導監督關注工作同時，還要提供各種支持，使基礎設施落實到位，使技術人員和管理人員得到專門培養，還要為該工作開展研究提供資金支持，如此醫院的人事檔案信息化管理水平才會真正提高。

2.4 規避安全風險，減少信息安全隱患

在人事檔案信息化管理中，所有的技術人員和管理人員還要格外重視信息安全管理問題，減少安全風險和安全隱患應為日常工作。這些人員需要提高自己的技術水平，能為信息管理提供先進防御技術，使信息不會出現丟失或中毒問題[5]。另外在日常管理中，還要做好系統設備等方面的維護工作，使相關的技術和設備設施能為信息安全管理保駕護航。

3 結語

醫院職工種類多元，人數也很多，部分職工的流動性較強，加強職工管理可以保證醫院運行的高效性，而加強職工人事檔案管理則可以提高職工管理水平。在實現人事檔案信息管理的過程中，醫院還需要創建相關的數據庫和人事檔案信息管理系統等，在系統軟件應用運行中，還要提供技術支持和設備支持，使檔案管理信息化程度最高，如此人事檔案信息才能為人力資源價值挖掘提供輔助作用。

參考文獻

[1]謝林森，呂克琦.以信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理[J].江蘇衛生事業管理，2019，30（01）：82-83+87.

[2]王賀名.新時期醫院人事檔案管理信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務，2018（21）：129.

[3]梁宇.新醫改背景下醫院人事檔案管理信息化建設探究[J].蘭臺內外，2018（05）：9-10.

[4]楊亦君.芻議現代醫院人事檔案管理的信息化建設[J].中國管理信息化，2018，21（15）：144-145.

[5]林晨.淺析醫院人事檔案信息化建設與信息化管理的實現途徑[J].中國管理信息化，2018，21（14）：162-163.