檔案社會效益的發(fā)揮探究

郭冬霞

摘 要：檔案的終極目的在于服務(wù)人民群眾，更好地服務(wù)于國家建設(shè)。文章認(rèn)為，檔案的根本目的在于利用，文章就檔案的利用作出初步探索，以期更好地發(fā)揮檔案的社會效益，從而發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)于國家建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案；社會效益；發(fā)揮

眾所周知，檔案的作用在于服務(wù)人民群眾，更好地服務(wù)于國家建設(shè)，使其得到最大的利用。搞好檔案利用工作，需要豐富的檔案資源，需要高素質(zhì)的檔案工作人員，還取決于檔案用戶的利用需求。要搞好檔案利用工作，就必須對檔案用戶進(jìn)行研究，分析檔案用戶心理，了解其利用動機(jī)、利用需求產(chǎn)生的規(guī)律及其在利用過程中的行為特點，以便有針對性地采取措施，提供服務(wù)。

1 加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化利用

加強(qiáng)檔案利用宣傳，消除用戶的不良心理由于長期以來，檔案工作在宣傳上過分地強(qiáng)調(diào)保密，使檔案用戶認(rèn)為檔案館（室）是保密重地。利用者即使鬧著“饑荒”，嗷嗷待哺，也不習(xí)慣于到檔案部門利用內(nèi)容豐富翔實的檔案材料，讓檔案材料在檔案館室）中酣睡。檔案用戶的懼怕心理，嚴(yán)重影響了檔案的利用工作。為此，檔案部門要加強(qiáng)檔案利用宣傳工作，增強(qiáng)公民的檔案利用意識，促進(jìn)檔案用戶對檔案工作的了解、信任，從而積極、主動地利用檔案；用戶要求檔案館（室）能滿足各種門類的檔案需求。

2 建立科學(xué)的檔案體系

檔案部門要根據(jù)自身實際，豐富檔案內(nèi)容，使其門類齊全，內(nèi)容完整，具有一定深度，能滿足各種不同檔案用戶的需要。同時，為滿足用戶的揭秘心理，消除用戶的回避心理，檔案部門可以定期或不定期地舉辦檔案展覽，挑選館（室）藏的珍貴檔案公布于眾，或是報道利用檔案取得積極效果的事例進(jìn)行宣傳。這樣做，既可滿足利用者獵奇、揭秘的心理，也可表現(xiàn)檔案館（室）豐富的信息量。

3 提供多元的產(chǎn)品

檔案作為大眾資源，需要面向大眾。但由于特定的檔案對于歷史事物的揭示角度相對單一，對歷史事件的概括性較差，而且檔案文獻(xiàn)浩繁、蕪雜的特性，使用戶很難從中獲取滿意的信息。從檔案文獻(xiàn)中開發(fā)通俗的大眾性讀物（如人物傳記、歷史知識讀物、歷史趣聞、書籍），就顯得尤為重要。檔案工作者若合理地利用從眾心理的積極導(dǎo)向，就能借機(jī)使用戶自發(fā)的相互宣傳，擴(kuò)大檔案利用工作的影響。要達(dá)到這種自我宣傳效果，檔案工作者必須做到：善待每位用戶，杜絕不良的從眾反應(yīng)；利用報紙、電臺等媒介及展覽的機(jī)會，報道利用檔案取得顯著效益和解決重大難題的事例；編寫檔案目錄，當(dāng)本館（室）無用戶所需的檔案時，可向用戶介紹其它可獲該檔案的檔案館（室），以解除用戶可能產(chǎn)生的失望心理和回避心理。

4 熟知服務(wù)對象心理

檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代化手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。目前，許多檔案部門的方法還只局限在應(yīng)用打印檔案目錄，而大部分的檔案還是采用傳統(tǒng)的手工管理。檔案的提供利用不能只滿足于一般的查閱檔案，而是要求進(jìn)一步廣泛地開發(fā)和傳遞信息資源。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與電子檔案主體地位的逐漸確立，利用者將會從心理上逐漸排斥傳統(tǒng)的查檔方式，利用互聯(lián)網(wǎng)的方便、快捷、時空無限和資源共享等優(yōu)勢，進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱檔案。因此，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。要運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，為快捷、準(zhǔn)確、完整地利用檔案信息資源奠定扎實的基礎(chǔ)；要加強(qiáng)電子文件歸檔、電子檔案管理和檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點內(nèi)容，積極探索解決信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的信息安全等新問題，確保信息技術(shù)條件下各類檔案得以全面收集、安全保管和有效利用；要把檔案工作與辦公自動化相結(jié)合，積極推行文檔一體化管理，逐步實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，檔案檢索全文信息數(shù)字化，逐步實現(xiàn)數(shù)字化檔案館（室），使檔案部門成為社會的信息中心。

5 加強(qiáng)編研工作

用戶到檔案部門查檔，不但希望能又快又準(zhǔn)地獲取檔案信息，而且追求在其他服務(wù)場所擁有的那種“上帝”感覺。對此，檔案工作者應(yīng)做到：盡量延長開放時間，保證檔案用戶在空余時間能隨到隨查；簡化查檔手續(xù)。可借鑒國外經(jīng)驗，向不同的用戶發(fā)放不同的檔案閱覽證，取代現(xiàn)在憑介紹信、工作證或身份證還要寫明用意的做法；對于持不同閱覽證的用戶，給予不同范圍與深度的服務(wù)；盡可能多地提供復(fù)印件，避免檔案原件丟失或供不應(yīng)求；不論用戶身份、性別和查檔目的，都應(yīng)平等待人，熱情服務(wù)，始終像對待“上帝”一樣為用戶提供服務(wù)。優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，往往能從情感上吸引更多的用戶；根據(jù)社會各個層次的需要，有預(yù)見的、有針對性的、有目的的搞好檔案編研工作，提供經(jīng)過加工整理的具有專題性、集中性、科學(xué)性與系統(tǒng)性的檔案文獻(xiàn)，使檔案用戶從查閱檔案原件到查閱系統(tǒng)的編研成果.使用戶從多種利用方式中感到“方便易用、查有所獲”；不斷改進(jìn)檢索手段，簡化查閱手續(xù)，提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。有些檔案用戶由于工作的緊迫性，求快、求準(zhǔn)、求助的心理很強(qiáng)烈，不但要求有豐富的館藏，而且要求檔案部門簡化查閱手續(xù)，提供多級檢索工具，以提高查全率和查準(zhǔn)率。檔案部門提供的多級檢索工具，應(yīng)該是多角度、多層次、多功能的，以使檔案用戶在較短的時間內(nèi)查閱到準(zhǔn)確、全面的信息。搞好檔案利用工作是實現(xiàn)檔案社會價值的關(guān)鍵。

綜上所述，檔案的終極目的在于服務(wù)人民群眾，更好地服務(wù)于國家建設(shè)。因此，檔案部門要采取切實有效的措施，發(fā)揮檔案的社會效益，從而發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)于國家建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]毛福民.在全國檔案局長館長會議上的講話[J].中國檔案，2006（1）.

[2]許桂清，王志.信息化變革檔案管理探析[J].中國檔案，2006（3）.