信息化管理在辦公室業務中的作用探究

呂津毅 劉永鑫

【摘要】隨著信息技術和網絡的快速發展，信息化在辦公系統的應用過程中顯得越來越重要，從業人員必須明晰信息化辦公系統對自身發展的重要意義，在實時應用過程中不斷總結和歸納經驗，進而不斷優化辦公系統軟件，確保信息化辦公系統的健全和完善，從而達到深化思考的目的。

【關鍵詞】信息化辦公 信息化建設 OA系統

隨著信息技術的發展，信息化辦公、無紙化辦公已然成為一種主流，信息化建設也成為國家和社會發展的重要任務。辦公室各項日常事務辦理往往需要多方溝通、協作，傳統事務辦理方式有的需要來回奔走，有時還需要大量信息維護、統計分析等，耗費大量時間，嚴重降低工作效率，而相對獨立、功能單一的傳統辦公應用系統也僅能實現部分事務辦理的信息化處理。根據諾蘭模型信息化發展階段論，只有發展到應用整合階段，信息技術才能深入融合業務應用。建設新一代信息辦公應用，能夠有效支撐辦公室日常辦公及管理，提升效率、降低成本。

1信息化辦公應用現狀分析

科技快速發展的今天，信息化辦公意識有了很大提升，傳統辦公方式已不能滿足各級人員對高效、便捷辦公的需求。大多數單位都引入了不同程度的辦公應用系統，開展信息化辦公，但還有待進一步提升。當前信息化辦公應用存在以下不足：重視度不夠，首先表現在領導沒有帶頭使用，導致信息辦公應用推動困難，使用人數較少;其二，負責信息化建設的部門授權不足，在使用過程中難以實施有效監督，讓信息辦公應用成為擺設，不能起到提升效率的作用。很多單位自行開發OA系統，但后續開發及服務缺乏穩定團隊，導致開發的OA系統不能穩定、有效運行;有的單位選擇的技術體系相對落后，或技術架構未考慮到將來發展的可擴展性，成為系統擴展的障礙。多數單位目前采用的是相對獨立的辦公OA系統，功能比較單一，不能與其他應用系統互聯互通，反而成為信息化應用的阻礙，降低了職工對信息化應用的熱情。

2信息化辦公的功能及其重要性

信息化辦公是一個包含文本處理、數據加工、辦公業務操作、信息管理系統和決策支持在內的一個全面一體化新型辦公系統。其主要功能有以下幾方面。

2.1文本處理操作

文本處理工作是辦公室的重要工作當中的一項，傳統的處理手段都是依托于紙、筆，不同人員的反復修改、校對，費時費力。利用新型信息化辦公，通過計算機可以編輯、排版、打印、存儲、復制和自動校對等輕松操作，簡化工作量，提高工作效率。數據處理是通過對數據的采集、保存、處理、運算和傳遞等操作的總稱。其意義是從海量的初始化的數據中提取、分析出對于有價值的信息，為下一步行動和決策提供參考和依據。當今是大數據時代，科學計算機可以快速、高效、批量記錄、存儲、分類、檢索和閱讀各種信息資料。從眾多的數據庫中檢索出所需要的資料可能僅需要幾秒鐘的時間，這不是人工所能比擬的。

2.2網絡通信功能

如今互聯網快速的成長和完善，是網絡信息時代的集中表現。網絡通信的不斷迭代，現代化網絡技術的廣泛運用，使地球村得以實現。通過計算機網絡可以實現把整個部門關聯起來，打破時間和空間上的限制，繼而實現資源的共享，提高辦公系統穩定性，分散協調工作。伴隨著計算機技術日趨成熟和不斷完善，信息技術已經運用到各行各業中，并且實現著舉足輕重的作用和意義。現代信息化辦公可以更好地促進辦公高效化，規范化，集成化，構建信息化辦公平臺，能夠達到更好的交流和溝通，明確職責和分工內容，進而提高辦事效率。

3信息化辦公系統的優化手段

3.1優化信息化辦公系統

關于信息化辦公系統的優化問題，我們必須嚴肅對待，因為它關系到辦公室的正常化發展和前進步伐，而且影響到辦公室的整個信息化建設進程。因此，在辦公室信息化辦公系統的應用過程中，首先必須深化好辦公室的信息化辦公規劃方案，確保辦公室制定的發展朝向與目標標準合理且明確，確保方案能夠按次序、步驟完美進行。其次，需要促進辦公系統的各個流程緊湊協調，促進辦公室信息化建設的穩步前行。最后，我們還應時常注意各環節的調試和更新，建立分步實施的項目管理原則，將信息共享提升到一個較高的層次，推進系統的現代化和信息化水平。

3.2健全辦公系統的視頻會議

會議電視系統是一種新穎的會議形式，它主要是通過人與人之間的網絡傳輸，實現實時溝通的目標，加之互傳影視資料，在提高溝通水平的基礎上強化自身工作質量與效率。為了深化網絡傳輸系統設備的應用，確保會議系統的健全，辦公室需要引進視頻會議系統，并事先運用于小型會議中，將電話、傳真、電腦三方結合，確保小型會議應用的風聲水起，隨后在不斷地擴展。同時，信息化辦公系統可以通過具體的網絡手段，實現公文的網絡處理協同合作，并且定期發布一些實時信息，既提高了工作人員的辦公效率，也促進了辦公室內部各環節的協調。

3.3應用多種信息化具體手段

在辦公的過程中，為了確保辦公室內部生產辦公系統的優化，我們有必要更新自身的管理模式，而且也需要應用多種信息化的手段，促進辦公室信息化辦公系統的應用水平，最終提升辦公室的管理效率。現下，手機作為人社交交流的一項必備通訊工具，辦公室可以巧妙地借助手機普及化、廣泛化的特點，在上傳下達中盡情發揮其價值，比如：在具體的活動中，可以通過“微信”或者“郵箱”的形式將信息發給職工，達到一種點對點的服務和傳送。除此之外，辦公室需要深化協調內部人員結構，提高信息化建設隊伍的綜合素質，重視上下級部門間的溝通和交流，從而提升辦公室信息化辦公系統水平。

4結束語

信息科學技術的日漸成熟為辦公室帶來了重要遼闊的成長機遇，同樣科學信息建設也是促進辦公室完成調整結構加快轉型升級的一個點。在科學信息越發高速發展的今日，科學技術不斷完善和進步，信息化智能設備更新換代日新月異，移動化和智能化將成為未來企事業機關單位的發展和突破方向。利用先進的無線移動互聯網技術，達到打破時間和地域等條件的限制，簡便輕松地完成辦公等。不斷加強信息化處理技術在辦公中的運用，完善單位各部門信息辦公系統，落實加強辦公室管理和工作效率的保證。未來信息化辦公的發展將對現代化信息化建設格局產生重要影響，現代信息化產業的進步和完善又會推動信息化辦公的進步，二者相輔相成，共同促進。