談機關事業單位文書檔案管理的強化途徑

宋敏

摘? 要：在信息化技術不斷發展的今天，電子計算機網絡技術在機關事業單位的諸多工作中均扮演著重要的角色，因此文書檔案管理工作將面臨更加艱巨的挑戰，文書檔案管理工作發揮著十分關鍵的作用，其影響著機關事業單位的運行效率。高度關注并重視機關事業單位文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作的信息化建設水平，需要從多個角度分析和控制。該文就機關事業單位文書檔案管理的強化途徑進行了簡要分析。

關鍵詞：機關事業單位? 文書檔案? 檔案管理

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2019）02（c）-0237-02

1? 單位文書檔案管理工作的積極作用

1.1 有利于推動事業單位檔案工作的發展

統一化和集中化管理國家檔案能夠加強檔案的完整性和安全性，從而保證國家各項工作的順利進行，這也是我國積極開展檔案工作的根本目的。在國家建設與發展的過程中，事業單位發揮著不可忽視的作用。事業單位的文書檔案中記錄了事業單位的概況及發展歷程，所以其也是國家檔案當中不可分割的一部分，無可替代。事業單位文書檔案管理工作主要包括科學保護和管理工作中涉及到的所有文書檔案，上述檔案是國家發展中十分重要的歷史材料，其推動了我國事業單位檔案工作的發展。

1.2 文書檔案管理具有法律效力，可作為憑證和依據

事業單位發展中，文書檔案是多項活動記錄、變更和注銷的重要載體，其客觀地反映了事業單位登記管理工作的基本狀態和情況。所以，相關部門應將事業單位的文書檔案作為主要的原始材料，確保檔案管理工作具有科學性與合理性，讓其具有充分的法律依據，在發生訴訟案件時可作為重要的憑證。

1.3 提供優質的信息查詢服務

現如今，我國市場經濟發展速度不斷加快，市場經濟體制也不斷完善，事業單位作為市場的重要主體，在經濟建設與社會發展中也占據著越來越重要的位置，其記錄了事業單位的法人代表、住所、資金、業務范圍和分支機構等諸多的內容，按照規范的內容，應對上述因素加以科學開發與利用，進而為社會人士提供更為科學和全面的信息查詢服務，不斷提高信息查詢服務的整體工作質量。

2? 機關事業單位文書檔案管理的現狀分析

2.1 忽視文書檔案管理工作的重要性

在機關事業單位建設的過程中，因為未能對檔案管理工作重要性進行高度重視，所以導致在對檔案管理工作資源配置方面也存在著諸多的不足。比如，制度執行不夠規范。工作的重點主要集中在文書檔案的收集、分類、存放等方面。在文書收集工作中，一些工作人員并不能協調好各自的工作內容，使得檔案的內容不夠齊全，而這對檔案資料的質量和完整性也產生了較大的不利影響。

2.2 文書檔案管理工作制度有待完善

文書檔案管理單位雖然建立了規范性制度，但是制度的內容無法滿足時代發展的基本要求，甚至其約束力也明顯不足，制度執行落實效果不佳。比如，未嚴格按照文書檔案工作的要求完成檔案分類，對不同性質和不同時間的文書檔案并未采取有效措施加以規劃與管理。此外，不同類型的文書檔案在目錄管理上也存在著諸多的不足，不同性質和不同時間的檔案內容也沒有嚴格按照規范管理，這導致檔案內容查找的難度較大，尤其是文書檔案規模較大時，內容查找也比較困難。再加上不同的檔案收集人員在文書檔案分類管理的過程中缺乏必要的硬性處理措施，人員處理上缺乏科學性與合理性，未采取有效的精細化處理措施，先進技術支持的意識淡薄，這些問題均制約著文書檔案分類管理的順利進行。

2.3 文書檔案管理方式較為落后

目前，我國科技水平顯著提高，數字化以及網絡化的管理方式也大大提高了管理的質量和效率。但是機關事業單位管理人員數量有限，技術不足。這些問題會使文書檔案數字化管理的綜合水平受到極大的影響，不能真正地實現預期的目標。再者，事業單位在工作中多采取人工操作，數字化水平較低，這也影響了文書檔案管理工作的質量和效率。

3? 機關事業單位文書檔案管理的強化途徑

3.1 加強文書檔案管理宣傳工作

若要不斷完善文書檔案管理工作，就必須正確認識文書檔案管理工作的重要性，積極轉變以往的管理理念和管理模式，同時領導層也應積極關注和重視文書檔案管理工作，進而最大限度地調動管理人員的工作積極性，提高管理質量。另外，領導層在日常工作中要為文書管理工作配備專業的人才，投入較大的物力、財力以及技術支持，從而推動文書檔案管理工作的優化與完善，保證工作落實和執行的基本效果。

在單位領導的審核監督工作中，需將文書檔案管理作為一項重要的工作內容，以加大管理人員對文書檔案管理工作的關注度及重視程度，且嚴格考核與審查管理人員的文書檔案管理能力，讓其在日常工作中更加關注工作的規范性。對于不能積極配合文書檔案管理工作的人員，相關管理者應給予批評教育，從而保證所有管理人員均可積極配合日常管理工作，營造優越的外部管理環境。

綜上，文書檔案對單位的所有人員均有著十分重要的影響，只有不斷提高配合度，方可加強文書檔案管理的科學性和有效性。不僅如此，領導部門也應高度重視管理制度的建設，不斷優化管理制度，增強制度的實效性，全面發揮出制度的規范作用，確保制度的有效落實。

3.2 提高文書檔案管理人員的專業能力

文書檔案管理中，要不斷完善管理人員的專業水平，使其在檔案收集工作中提高協調和溝通的質量和效率。再者，分類存放管理也應充分滿足文書查閱的要求，以此保證文書檔案保存的完整性，編制完善的檔案信息目錄，提高信息查閱的效率和準確性。若要扭轉文書檔案片面重視保存工作的現狀，需在工作中始終堅持以人為本的原則，分類過程中滿足管理的基本要求，進而推動管理工作的順利進行。在管理人員方面，務必高度重視人員的培訓與管理，以增強管理人員的管理能力，使其能夠滿足時代發展的基本要求。且在檔案管理中還要傳授教導管理人員正確有效的溝通和協調方式，這樣才能確保管理工作的順利開展。

3.3 利用信息化技術開展文書檔案管理工作

時代發展中，文書檔案管理工作逐漸重視信息化處理技術的應用。信息化處理技術充分利用了電子檔案管理模式，保證了文書檔案存取的質量和效率。電子檔案占據的存儲空間不大，其以設備技術為基礎，并利用網絡化的管理模式，實現電子檔案內部網絡公開管理，為內部工作人員調取檔案資料提供了諸多的便利，而且其也不會受到空間和時間的局限。電子檔案是紙質檔案的備用材料，其也充分加強了檔案管理的科學性、有效性和安全性。在電子檔案管理中，要結合實際采取有效措施開展分級管理，且不同級別的員工對檔案的調取權限也有所不同，該設置有效避免了重要資料信息泄露問題。同時需積極聘請專業的信息技術操作人員組建內部文書檔案管理信息化平臺，不斷增強平臺建設的專業性，并積極完善日常管理與維護工作，防止由于系統故障問題發生數據的丟失。

4? 結語

現階段，事業單位文書檔案管理工作不斷進步，但是我們也應看到事業單位文書檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎上，針對工作中的不足采取有效的完善措施，以此不斷推動事業單位文書檔案管理工作的快速發展。

參考文獻

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