醫院檔案管理中數字檔案的應用

畢琨艷 徐莉婭 馬媛蕊

[摘 要] 在現今時代大環境的前提下，“信息化”“大數據”等詞匯越來越多地出現，離人們的生活也越來越近，醫院作為一個保證人民生命健康的機構，也應該以全新的角度和全新的方法去面對接踵而至的問題和挑戰。醫院的檔案管理也應該緊跟時代的腳步，做到檔案的數字化管理，建立健全相應的數字檔案。在今后的治療、管理、研究過程中，提高自身效率，提升醫療治療水平，為人民的幸福健康提供更堅實的保障。

[關鍵詞] 醫院檔案 數字檔案 檔案管理 數字檔案建立

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A

檔案是一個機構開展其業務活動和技術研究的重要工具和基本憑證，是這個機構的核心信息資源與重要的資產。而醫院的檔案就更具有特殊性，醫院檔案不僅有病人病情病歷狀況、醫院醫療設施記錄、醫院工作人員信息登記、醫療用品和藥品數量統計等類目，還記載著一家醫院的核心醫療科研技術成果。

一、醫院數字檔案建立的必要性

每家醫院都有自己的文字檔案，但由于醫院是一個龐大的體系結構，每天都有著相當復雜和巨大的信息錄入和數據更改，如醫院工作人員的流動升調情況、病人病情的日常變化、藥物使用量和采購量的出入對比、醫療器材定期的維護和保養周期等都需要進行錄入和更改。因此，以傳統的文字式檔案來管理醫院的事物，會很容易出現誤差和紕漏[1]。而數字檔案可以借助計算機的算法程序，檔案管理人員只需要輸入每日變化的數據，計算機就可以自行算出收支數字，并呈現在檔案上。而且當檔案中的某一數值趨近一個臨界點時，計算機還可以自主提醒檔案操作者。對于建立健全醫院數字檔案，是一個相當重要也十分必要的事情。這不僅方便了醫院的檔案管理工作，也可以使醫院各部門的辦事效率有所提高，還可以減少醫院因為文字檔案管理時導致的醫療設施維護保養不及時，藥品更新不迅速，有過期變質情況的發生[2]。

二、醫院數字檔案建立的方式

建立醫院數字檔案，是要根據醫院自身這一特殊的情況來制定的。在此，可以參考“云南省名人檔案管理辦法”的某些分類條目。首先，根據“云南省名人檔案管理辦法”的第二章第六條的第一點和第二點，可以讓醫院的各個部門自行整理自己部門的相關檔案，然后將其加以補充和錄入到數字檔案中，再由專門的人員進行核查，看有無缺漏，這樣就把醫院龐大的文字檔案劃分為一個個小的檔案庫了。由本部門的人員填寫自己部門的信息，是因為自身熟悉本部門真實情況，既可以減少錯誤，也可以對以往檔案中有所缺失的部分進行補充。其次，在“云南省名人檔案管理辦法”的第二章第一十六條中，提到了名人檔案的整理方法。醫院的數字檔案也可以借鑒這一方案，將醫院中的各個檔案進行分類和編號排序，將文字檔案和數字檔案都統一編號管理，做到兩份檔案可以在序號上一一對應，這可以防止在以后需要再用到文字檔案時，找不到相應的文字檔案材料的情況。再次，在建立醫院數字檔案時，需要建立一個強大的保護程序和備份功能。醫院的檔案都是屬于機密性高、且十分重要的信息，因此，強大的保護程序可以防止有不法分子通過各種手段竊取醫院數字檔案，而備份功能則可以讓保存數字檔案的計算機在死機或者是中病毒的情況下正常使用數字檔案，保證檔案中的信息不會丟失[3]。最后，醫院在建立數字檔案時應考慮到簡潔清晰，做到數據信息明了化，讓需要使用到這些數據的人員在查看時可以快速獲得自己想要的信息，能真正幫助到醫院的工作。

三、醫院數字檔案建立的作用

醫院建立數字檔案有眾多益處，其中最直接的就是可以讓醫院的醫師在為病人看病時，可以快速了解到病人之前的治療情況，可以根據之前醫師制訂的治療方案和所開藥品，制訂新的治療方案，在開藥時也可以避免重復開藥或者是開出藥性相沖的藥品。對醫院的采購人員來說，可以按需采購醫院的各類物品，對于使用率高、消耗過快的物品，可以大量采購，而那些極少用到、可以多次重復使用的物品就可以只采購少量，甚至是先不進行采購。而醫院的后勤部門也可以通過醫院的數字檔案了解到醫院各部門醫療設施的購買時間，可以快速知道什么時間什么醫療設施需要更新換代、需要保養維修，這不僅降低了醫療設施的損耗率，同時對病人的生命安全也是一種極大的保護[4]。不僅如此，醫院的管理人員還可以通過數字檔案快速知道哪個部門極需專業人員，哪位醫生到了快要退休的年齡，哪名醫師治療出色經驗豐富可以升職，也可以及時調整醫院人員構成、招人數量，把握醫院人員升遷合理、人員數量的大體穩定，防止部門人員過多或缺少的情況。總而言之，醫院建立數字檔案，是有益于醫院各個部門的一項工程，數字檔案的建立，可以極大地提高醫院的辦事效率、醫療科研技術水平等各個方面。

四、醫院數字檔案的管理辦法

醫院的數字檔案和文字檔案的管理是有所相似，卻又不盡相同的。在通常情況下，醫院的文字檔案通常配備有多個人員管理，有人負責錄入更改信息；有人負責檔案上面灰塵清掃，紙張保護工作；有人負責檔案室安全問題；還需要有人負責檔案的調借、卷宗的歸還。而數字檔案的建立可以減少檔案管理人員人數，只需要有專人負責后臺維護，保證數字檔案可以正常運行，不被他人竊取即可。而數字檔案的數據錄入和更改，可以直接讓每個部門的主要負責人登記，這樣可以最快地把各個信息的增減記錄，信息可以做到同步，而且也減少了由中間多人轉交信息而出現的錯誤[5]。同時，對于醫院的數字檔案，還需要設有專門的權限，權限越高的人員可以查閱的檔案數量越多，而權限低的就只可以查閱自己所在部門的相關信息，這就避免了有人越級查看其他部門的情況，也是對數字檔案信息的一種保護。醫院數字檔案管理還需要做到醫院每一個可查看數字檔案的工作人員都有自己相應的賬號，在每個人查閱數字檔案時，都可以看到他的瀏覽記錄和瀏覽時間，且不允許將自己的賬戶借給他人的情況，避免盜用他人賬戶查看數字檔案的情況。

五、結語

醫院的數字檔案的建立是一項十分巨大的工程，但一旦這個數字檔案建立起來，醫院的各個部門、各個方面都會發生巨大的變化，這些變化都將是醫院歷史上的一次重大飛躍。因此，建立醫院數字檔案是一件有百利而無一害的工程。文章從其必要性、如何建立，以及數據檔案建立后的實際作用和如何對數據檔案進行管理都做出了一個大體的方案提出。雖然到真正實行過程中可能還會有新的問題或阻力，但這并不能成為不去建立醫院數據檔案的一大借口。畢竟，醫院數據檔案建立時的難題只是那一時間的，而當這個數據檔案建立成功后，其受益是持續的。

參考文獻：

[1]王一明.大數據時代醫院數字檔案資源的作用及其實現途徑研究——基于“大檔案”觀的分析[J].辦公自動化，2019（1）：47- 50.

[2]鄭曉稚，寧檸.探討數字化信息在醫院人事檔案管理中的實踐[J].中國衛生產業，2018（19）：153- 154.

[3]寧莉燕，施建紅.醫院數字檔案室構建及思考[J].江蘇衛生事業管理，2018（1）：75- 76+83.

[4]官瑞霞，李冬盎.淺議數字化信息應用在醫院人事檔案管理中的重要性[J].中國衛生產業，2017（19）：70- 71.

[5]張琰.數字時代醫院檔案管理系統建設研究[J].中國管理信息化，2017（6）：159- 160.