網絡化背景下的人事檔案管理方式創新

崔永濤

摘要：醫院人事檔案管理是醫院人力資源管理中的重要組成部分，先進的人事檔案管理系統是醫院開展人才招聘、人才培訓與再教育、職稱評聘等人力資源工作的基本保障。本文詳細闡述了當今信息化時代和醫療改革不斷深入的形勢下，醫院人事檔案管理面臨的挑戰和問題，并就如何提高醫院人事檔案管理工作水平提出了自己的思考。

關鍵詞：醫院;人事檔案管理;人力資源管理

當前醫院管理工作受到各方面的重視，其中比較重點的內容即為醫院人事檔案管理工作。醫院人事檔案管理工作如果能夠順利開展，那么醫院整體的管理工作就能順利實施，同時其也是不斷提高醫務人員專業技能、提升醫院醫療服務水平的重要關鍵點。目前由于多種因素的影響，醫院人事檔案管理工作中有很多問題突顯出來，成為順利實施管理的障礙，對此，要根據實際情況提出改進措施，以確保醫院人事資源檔案的完整性、安全性與準確性，進而不斷提升醫院管理工作質量，全面促進醫院的可持續發展

一、人事檔案的定義

人事檔案的定義為：人事檔案是指人事管理部門、組織或勞資等部門在培養、使用和選拔人員等工作活動中逐漸形成的，記述和反映個人經歷、能力和品德的表現，以個人為單位整合保存起來，以備組織考察的人事文件材料。人事檔案的主要內容包括：個人的學歷、工作經歷、思想品德、社會關系、業務能力、獎懲情況等方面。人事檔案的信息化創新，就是將人事管理過程與現代先進的計算機網絡手段相結合，以提高人事工作效率并更加妥善的保存人事檔案。

二、人事檔案的重要性

在當前形勢下，人事檔案在醫院人力資源管理中發揮著越來越重要的作用，它可以在選擇人才的時候提供有力的依據，幫助醫院制定更加合理的薪酬制度。為醫院人才的開發提供豐富的信息資源。

1.人事檔案提供人才信息和用人依據

為了提高醫院的服務水平，很多醫院都在建立多支年齡、學歷結構合理專業和輔助人員配置科學的醫療團隊，這樣的團隊合作可以服務更多的人。首先，人事部門要對創建團隊的人進行深入了解，包括他們的年齡狀況、學識水平、知識結構、個人素養、工作能力和工作經驗，這些都作為考慮因素。這些信息的重要來源就是人事檔案。通過對人事制度的改革，選拔一批符合要求的優秀人才，在他們的試用期間，領導者可以參考人事檔案中的重要數據，做出正確的選擇。

2.人事檔案為薪酬制定提供依據

醫院每年的薪酬制度會根據實際情況有所更改，這也是一個不斷完善的過程。薪酬制定要經過三個主要的環節，前期醞釀、中期修正和后期討論等，在會議上討論通過之后才能實施新的薪酬制度。薪酬制定的時候主要是參考每一位職工的工作經驗、工作能力、職務、職稱、學歷和崗位風險等級等有關方面的情況，在現有的工資上進行合理的改善，正是因為有人事檔案的存在，才能使這個薪酬工資制度的制定順利完成。

3.人事檔案為醫院的人才開發提供豐富的資源

為了更好的了解個人的發展情況，人事部門需要對人事檔案的信息進行分析和研究，通過各方面信息的綜合了解，可以大概的清楚個體的德能勤績，同時還可以深層次的了解人才的隊伍結構，為人才的培養提供依據。根據不同專業的需要，為人才不足的專業引進人才，使得各個專業之間協調發展。

三、改進人事檔案管理的對策

1.強化宣傳力度，以不斷提升全院人事檔案管理的意識要將醫院各種可用資源進行充分地應用，在宣傳欄、院報、醫院網站等處實施人事資源管理相關知識的宣傳，從而不斷提高全院人員對人事檔案管理工作重要性的認識。醫院領導應不斷提高其對人事檔案管理的關注度，并采取加大投資力度、強化宣傳力度等措施來不斷提高醫院人事檔案管理的工作質量。

2.建立健全人事檔案管理準則。醫院需盡快完善人事檔案管理準則，讓管理人員有章可循。通過借鑒、提取其他人事管理準則，根據醫院的自身發展情況與管理要點，設置包括檔案歸檔制度、收集制度、審閱制度、管理制度等內容于一身的管理準則，利用科學的管理方式優化醫院的人事檔案管理項目，從根本上解決管理問題。

3.提高工作人員的專業素質。醫院應積極培養檔案管理人員專業素質，從傳授相關醫療知識入手，不斷優化其管理職能和管理技能，建立人才培養計劃，并展開不定期的培訓與實踐項目，鍛煉工作人員專業技能和職業素養，同時還要注重對其細心、耐心態度的培養。設定鼓勵機制，對表現優秀的工作人員予以褒獎，提高工作積極性的同時提升競爭意識。

4.采用信息化的人事檔案管理模式

信息技術背景下的人事檔案管理工作的重點正應從傳統的實體管理向網絡化、信息化的管理方向轉化。信息技術的發展，使得人事檔案管理由已往的手工入檔、保存以及統計等方式，轉變成在廣域網以及局域網上，通過計算機軟件和程序進行對信息比較匯總、排序檢索、分析統計、篩選查詢的人事檔案信息管理的工作模式。為此檔案人員要創新工作思路，運用信息化管理手段進行人事檔案的制定，不斷創新檔案管理手段，注重培養自身的創新能力，盡可能地縮短立卷歸檔的周期，以提高工作效率。

目前電子化管理已普遍實行。電子檢索、利用，已成為根本手段。因此，作為人事干部要充分利用現有科技手段建立電子人事檔案系統。將每一位員工的基本情況錄入電子檔案中，對文本原件等材料可進行影印掃描等再現工具進行歸檔。同時，要養成良好的工作習慣，一些人事干部往往習慣將材料堆放一邊，待有空時才能整理。可是如果一個個任務下來，一旦沒有時間就會疏于整理。幾年下來，甚至自己也不知道該如何歸檔復位。所以人事干部必須養成良好的習慣。一月、一季一整理，一階段一過程一完畢，要成為自己的工作定則。以免造成材料的遺失、破損、不能歸位等現象。

總之，醫院的人事檔案管理工作是很重要的，因此必須做好。醫院相關的部門要根據實際的情況制定改進措施，全面提升檔案工作的時效性，全面促進檔案工作的發展，使醫院的整體達到進步與發展。

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