城鄉(xiāng)居民社保檔案的特征及管理優(yōu)化策略

涂雅涵

摘 要：當(dāng)今時(shí)代我國(guó)人們的生活水平不斷提高，生活的舒服性和質(zhì)量也在提高，人們開(kāi)始思考自己的養(yǎng)老問(wèn)題。對(duì)城鄉(xiāng)居民而言，當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)是未來(lái)養(yǎng)老的主要保障，是未來(lái)養(yǎng)老的主要渠道來(lái)源。所以有必要做好城鄉(xiāng)居民社保檔案的管理工作，切實(shí)保護(hù)好城鄉(xiāng)居民的利益，使社保檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。社保檔案關(guān)乎到城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老實(shí)際問(wèn)題，管理部門(mén)要引起足夠重視。本文主要分析了城鄉(xiāng)居民社保檔案的特征，并對(duì)此進(jìn)行了具體的管理優(yōu)化措施，望城鄉(xiāng)居民社保檔案管理部門(mén)借鑒，借此提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民;社會(huì)檔案;管理;優(yōu)化;策略

隨著我國(guó)醫(yī)改的不斷深入，社保檔案已成為城鄉(xiāng)居民重要的檔案資料，且檔案是不可以丟失的。隨著我國(guó)檔案管理工作的提高，城鄉(xiāng)居民的社保檔案在管理方法和管理形式上也不斷進(jìn)行改進(jìn)，但仍存在一定的問(wèn)題。管理部門(mén)需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的管理，提升內(nèi)部管理效率，不斷地對(duì)社保檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，才能充分發(fā)揮社保檔案的作用。

1城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特征

社保檔案里面詳細(xì)記載了城鄉(xiāng)居民有關(guān)辦理社保中的文字、聲像等資料，包括了城鄉(xiāng)居民的個(gè)人信息和社保信息等主要內(nèi)容，是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老的證明材料，該檔案由國(guó)家機(jī)關(guān)部門(mén)記錄在案，具有法律效力。社保檔案體現(xiàn)了城鄉(xiāng)居民辦理的全過(guò)程，是居民社保的內(nèi)容全部體現(xiàn)。

1.1檔案管理信息化要求較高

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，城鄉(xiāng)居民的社保檔案也提出了信息化管理的要求，檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不斷完善，社保檔案管理更加的科學(xué)、高效，信息化技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步提升了檔案管理的水平，提高了檔案的管理效率。將檔案信息統(tǒng)一錄入電腦，方便查詢，也加強(qiáng)了檔案管理的安全性。

1.2社保檔案保存時(shí)間較長(zhǎng)

檔案一般都有一定的保存期限，就城鄉(xiāng)社保而言，因?yàn)槭怯嘘P(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，按照我國(guó)目前人們的退休年紀(jì)，社保檔案的保存將是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。隨著人口的不斷增加，城鄉(xiāng)居民的社保辦理量會(huì)持續(xù)增加，社保檔案也隨之增多。每個(gè)城鄉(xiāng)居民的社保資料都要進(jìn)行資料采集、建檔，都要專門(mén)建立每個(gè)人的檔案，這也使檔案管理工作量持續(xù)加大。

1.3社保檔案安全要求高

根據(jù)國(guó)家退休制度，城鄉(xiāng)居民在辦理退休時(shí)需要相關(guān)的證明材料才予辦理，這其中社保檔案最為重要，是直接的證明材料。因此城鄉(xiāng)居民的社保檔案的安全系數(shù)要求非常高，不允許出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，以免影響到居民的養(yǎng)老保險(xiǎn)領(lǐng)取。目前社保檔案的形式有紙質(zhì)也有電子版本，由于檔案的唯一性和不可替代，社保檔案的管理部門(mén)要建立安全的保管措施，嚴(yán)加保管，由于檔案信息體現(xiàn)著居民的個(gè)人信息等，還要嚴(yán)禁泄露、惡意篡改居民信息的情況出現(xiàn)。

2城鄉(xiāng)居民社保檔案管理優(yōu)化措施

2.1加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高社保檔案管理意識(shí)

隨著我國(guó)的大力投入，社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面也越來(lái)越廣泛，社保從業(yè)的隊(duì)伍也在不斷壯大中，但由于人們對(duì)于保險(xiǎn)工作的認(rèn)識(shí)不清，還存在一定的問(wèn)題。對(duì)于社保檔案的管理存在消極怠工的現(xiàn)象，并沒(méi)有意識(shí)到社保檔案的重要性，在工作中對(duì)于檔案沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待，出現(xiàn)隨意放置，雜亂無(wú)序，給后面的工作帶來(lái)了很大的因擾。這些思想和行為已嚴(yán)重阻障了我國(guó)的城鄉(xiāng)居民檔案的管理。

政府部門(mén)要組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括檔案管理的細(xì)則、社保檔案的重要性和社會(huì)檔案的作用。檔案管理員要熟悉檔案管理的流程，明確自己的職責(zé)范疇，社保檔案從建立到維護(hù)、保存要實(shí)行規(guī)范化操作。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)抓管理質(zhì)量，提高部門(mén)人員管理意識(shí)，提高檔案管理員素質(zhì)，使其重視檔案管理工作。社保管理部門(mén)要建立專人保管制度，保證管理的安全性和規(guī)范性，并且專人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸檔，提高了檔案的管理水平和工作效率。

2.2采取科學(xué)地檔案管理方法

城鄉(xiāng)居民社保檔案由于特性導(dǎo)致管理工作的內(nèi)容多、難度大。對(duì)此檔案管理部門(mén)要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，采取科學(xué)的管理方法，優(yōu)化現(xiàn)有管理手段，以應(yīng)對(duì)不斷增加的管理需要。將新興技術(shù)和新興的管理方法應(yīng)用到檔案管理中，建設(shè)新型的管理模式。可以采取分類的管理辦法進(jìn)行優(yōu)化。優(yōu)化管理是將檔案進(jìn)行分類，進(jìn)行差異性歸檔，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化。在分類時(shí)制定一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，如可以按照檔案的文號(hào)、類型或文件時(shí)間，還可以根據(jù)養(yǎng)老保險(xiǎn)的記錄管理部門(mén)、時(shí)間等來(lái)進(jìn)行分類，這樣使檔案雜而不亂，實(shí)現(xiàn)有序管理。城鄉(xiāng)居民社保檔案要進(jìn)行科學(xué)編號(hào)，編號(hào)連續(xù)不間斷，規(guī)范編號(hào)步驟，方便查找和歸檔。在管理中還要注意社保檔案的動(dòng)態(tài)性，要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)檔案管理辦法，進(jìn)行檔案管理的合法性管理。在管理過(guò)程中對(duì)于特別重要的檔案資料要進(jìn)行備份處理，進(jìn)行雙重保障。

當(dāng)前我們正處在高速發(fā)展的信息時(shí)代，城鄉(xiāng)檔案管理可以借助信息化管理手段，加快信息化管理進(jìn)程，加大信息化投資力度，加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)配置，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科技化、智能化、自動(dòng)化。由于網(wǎng)絡(luò)化管理也存在一定的不安全性，所以還要加強(qiáng)對(duì)電子版檔案的安全管理，加強(qiáng)電腦的維護(hù)、升級(jí)，保證資料的安全、不泄露，以此推動(dòng)城鄉(xiāng)居民社保檔案管理工作的健康發(fā)展。由于檔案管理的長(zhǎng)期性要求，同時(shí)要采取一定的技術(shù)方法保證檔案資料的完整性，以免受到外在環(huán)境的損傷。

3結(jié)束語(yǔ)

城鄉(xiāng)居民社保檔案是城鄉(xiāng)居民最主要養(yǎng)老保障資料，國(guó)家的相關(guān)檔案管理部門(mén)要配置專業(yè)化的檔案管理人員，同時(shí)配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理設(shè)備，進(jìn)行檔案管理工作的不斷優(yōu)化。檔案管理部門(mén)要針對(duì)目前存在的檔案管理中的不足，如加強(qiáng)檔案的有序管理、城鄉(xiāng)居民查詢的便捷性等方面進(jìn)行管理優(yōu)化。現(xiàn)階段對(duì)于城鄉(xiāng)居民社保檔案管理工作提出了更高的要求，只有對(duì)檔案管理工作不斷優(yōu)化、不斷完善，才能真正發(fā)揮社保檔案的作用，提高社保檔案管理中的效率，提高人們的滿意度，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。城鄉(xiāng)居民社保檔案管理質(zhì)量的高低，不僅反映著我國(guó)檔案部門(mén)的管理水平，也涉及到城鄉(xiāng)居民的切身利益。要通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理問(wèn)題的分析、研究，制定相應(yīng)的管理優(yōu)化方案，使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，更好地造福民生。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋，陳曉，張秋燕.關(guān)于人事檔案管理改革指導(dǎo)思想的理性思考[J].北京檔案，2018（3）：21.

[2]劉瓊.對(duì)規(guī)范我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作問(wèn)題的探討[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2014-03-15.