淺談高中學校檔案管理與工作效率的提升

【摘要】隨著我校教育工作不斷取得新的突破，招生數量不斷增長，對校內的檔案管理工作也提出了更高的要求。盡管一線的檔案管理工作者在工作中不斷地總結、摸索，但仍然不乏有一些影響工作效果的問題存在，如何進一步提升檔案管理工作效率已經成為了當前急需思考和解決的問題。本文立足于高中學校，分析當前存在于檔案管理工作中的問題，并提出幾點有效的解決對策，希望能夠為檔案管理工作效率的提高起到實際的促進作用。

【關鍵詞】高中學校；檔案管理；工作效率提升

【中圖分類號】G632 【文獻標識碼】A

引言

檔案管理屬于學校的一項基礎性工作，管理的內容包括基建檔案、設備檔案、實物檔案、聲像檔案、科研檔案以及教學和人事檔案，關乎著教師的晉升、調動，學生的升學以及對教學活動的研究等。在學校不斷發展的過程中，檔案數量無疑會不斷增長，對于檔案管理工作來說，面臨著更加艱巨的任務。必須及時解決現存問題，摸索出進一步提高工作效率的方法，使學校的教育教學、研究工作有序開展，實現對教師和學生信息的統一管理。

一、高中學校檔案管理中普遍存在的問題

（一）對檔案管理工作沒有給予應有的重視

高中的教育任務十分繁重，大部分的教師都將主要的精力投放在了教育教學方面，為學生獲得理想的高考成績而緊鑼密鼓地努力著。而對于檔案管理這樣一項看似與日常教學活動沒有較大關聯的工作，明顯缺乏投入和關注，致使檔案管理的設備、技術得不到更新，沒有建立起完善的工作制度，檔案管理工作的開展具有較大的隨意性，不能第一時間解決一些突發問題，難免會影響學校教育工作的開展。

（二）檔案管理工作人員的專業素質有待提升

伴隨著辦學規模的不斷擴大，學校中的工作人員也在不斷擴招，但對于一些剛剛就職的檔案管理工作者沒有進行及時的上崗培訓，在實際工作中難免會出現許多問題。如不能熟練地操作現代化檔案管理設備，保密工作落實不到位，不能在工作中及時地總結問題、提出建議，制約了學校檔案管理工作水平的提升。

其次是一些檔案管理人員身兼數職，并非專門負責該項工作，而其他工作任務繁忙，很難在檔案管理工作上投入更多的時間和精力，導致工作效率較低，無法保質保量地完成檔案管理任務[1]。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

高中學校大多都在長期的工作中建立起了基本的工作制度，但一些制度由于沒有及時更新，已經無法滿足工作的需要，與當今的工作實際相脫節。當今對于學校檔案的管理已經基本實現了現代化，因此，就應建立起有關信息化檔案管理的機制和規范。但從實際來看，一些學校還沒有做到與時俱進，沒有跟隨工作的調整來建立相應的制度，因此，一些工作環節仍處在沒有依據的狀態，不能有效地防范一些問題，影響了工作開展的實效性。

（四）檔案管理的信息化程度不高，漏洞較多

學校對于檔案信息化建設的意義缺乏正確的認識和重視，在這方面投入的精力和經費都不足，導致學校檔案基礎設施嚴重落后。此外，檔案信息化系統的安全系數不高。檔案信息化建設與網絡有緊密的聯系，但是在網絡安全方面還缺乏足夠的監督手段，導致網絡存在不安全因素，一些重要的檔案信息有被竊取的可能性，安全系數較低[2]。

二、高中學校檔案管理工作效率的提升對策

（一）加強對專業檔案管理人員的培養

能否高質高效的開展檔案管理工作，取決于工作人員的個人能力和工作水平。學校必須設立專門的崗位，培養出專業的檔案管理人才，通過強化培訓等手段，提高其信息化管理水平，不斷提高檔案管理效率。在人員的選拔和任用方面，應把握以下準則：具備相關工作經驗；熟悉檔案管理的具體流程和方法；具備保密意識和能力；具有較強的學習能力；工作認真、細致，具備條理性。檔案管理工作者自身也應不斷學習更新、更有效的檔案管理方法，如借助信息系統和軟件，實現檔案資料的快速錄入、查找，對信息進行歸類，使檔案內容井井有條，能夠在需要時迅速調取。這需要不斷提升自我的信息化檔案管理水平，同時還需要增強防范意識和手段，做好檔案信息的保管、傳遞，避免盜取、泄露，嚴格做好保密工作[3]。學校應多為檔案管理工作者提供學習、培訓的機會，不斷提高其工作能力。

（二）建立完善的檔案管理工作制度

伴隨檔案管理工作的不斷改革，工作制度也需要進一步的完善和調整。首先，應做好工作職責的的劃分。檔案管理人員需要積極做好檔案信息資源的開發工作，不斷提高工作質量和工作效率；樹立和加強保密觀念，做好文件、資料、檔案的保密、保管工作；對各類檔案進行接收、分類、編目、編制，對檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全、完整；定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。只有明確地劃分了責任，才能使檔案管理的各個環節有序開展，對于期間出現的疏漏和問題進行追責和處理。

面對如今學校檔案管理工作信息化水平不斷提高的形勢，還必須建立起相應的信息化檔案管理工作制度。首先，要嚴格落實密鑰管理和身份認證，將學校內網與外網隔離，建立防火墻，加大防范力度，避免出現信息盜取的問題。同時，嚴格落實崗位責任制，嚴格進行保密工作的審查，對檔案管理者在系統中的操作行為進行監控和管理，在出現問題時就能夠明確地劃分責任，對檔案管理工作者的日常工作起到規范作用。

（三）提升信息化檔案管理工作水平

傳統的檔案管理工作存在諸多弊端：不規范、易損壞、易泄密、易丟失、保存成本高昂，無法統計、查詢不方便等，往往要找一個文件需要花很長時間到檔案室翻閱查找。近年來，隨著信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，傳統管理環節或增加或復雜或弱化，尤其是檔案接收的范圍、時間、載體和實現方式、利用形式等發生了很大的變化，傳統的檔案管理模式無法滿足現代化的工作需要，已經面臨全面改革。檔案管理工作的信息化建設是順應潮流，適應時代發展的新舉措、新要求，檔案作為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式。通過局域網、政務網、互聯網進行計算檢索、閱讀電子檔案為迎接檔案信息服務新環境的挑戰、提高管理水平、提高效率、增強檔案管理的服務水平、為檔案內部管理及面向學生和教師提供高效率的全面服務。信息化的檔案管理具有安全、保密性高，技術先進、兼容性和可擴展性強的特點，能夠大大提高檔案管理工作效率和質量，是未來檔案管理工作的主要發展趨勢[4]。

高中學校應建立起信息化檔案管理的完整工作流程，具體應包括：（1）檔案領取和整理。也就是將需要變為數字化檔案的紙質檔案進行整理、劃分，其中可包括文字檔案、聲像檔案和照片檔案等；（2）目錄建庫。將紙質檔案按照分類錄入到系統，錄入數據主要包括文件號、頁數、類型、存放柜號、文件建立的時間和保存的期限等；（3）數據校驗。逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數是否正確、目錄和掃描文件是否一致，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等；（4）數據備份。為防止系統出現操作失誤或系統故障導致數據丟失，而將全部或部分數據集合從應用主機的硬盤或陣列復制到其他的存儲介質；（5）掛接入庫。檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總[5]。在這樣一體化的信息化檔案管理工作流程下，能夠使信息的錄入、檢索和查找更加快速、高效，實現了檔案管理業務的規范化、信息一體化、資源集約化、服務優質化，促進了檔案的收集、整理、移交、接收、保管、使用。

三、結語

總之，檔案資料涉及到學校師生的個人信息，直接影響著學生的升學、教師的就職任職以及學校的教研工作，其重要性是不言而喻的。而傳統的檔案管理工作問題和漏洞百出，已經不能迎合新時期學校發展對檔案管理提出的要求。因此，一線的檔案管理工作者必須摸索出更加高效的工作模式，在現有的基礎上進一步提高工作效率，為學校各項工作的開展提供重要的資料和依據，成為順利開展教育工作的后備軍。

參考文獻：

[1]韓冬梅.推進學校檔案管理信息化建設的具體路徑[J].黑龍江檔案，2017（4）：98.

[2]王秀珍.高中學校檔案管理現狀以及對策研究[J].辦公室業務， 2017（5）：111.

[3]林莉.試談學校檔案管理與工作效率的提高[J].科學中國人，2016（6）：92-93.

[4]張立云.學校檔案管理與工作效率的提高探討[J].經營管理者，2015（31）：332.

[5]黃粵.中學檔案管理工作的現狀和對策分析[J].辦公室業務，2014（15）：100，107.

作者簡介：張鴻（1976-），女，漢族，廣東龍川，檔案管理員，本科，研究方向：檔案管理。