信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新探索

劉兆麗

摘要：在經濟社會穩步發展的進程中，行政事業單位對于檔案管理工作的重視程度日漸提升，為了更好的迎合信息時代的發展，主張對行政事業單位檔案管理工作路徑加以創新，使其可以符合當代社會的發展要求，滿足行政事業單位的發展需要。本文重點探討的就是信息化背景下行政事業單位檔案管理工作的創新的途徑，結合著行政事業單位的特殊性，分析開展檔案管理工作的意義，在明確現階段工作狀況的基礎上，提出較為可靠的建議。

關鍵詞：信息化;檔案管理;行政事業單位;創新途徑

行政事業單位涉及到的工作內容較為繁瑣，擁有著復雜的工作流程，尤其是檔案管理工作的開展過程中，需要面對多個部門的具體工作情況，針對于部分資料主張積極的整合到位，由此才能為后續的使用提供可靠的參考。傳統的人工管理方案無法適應信息化時代背景下行政事業單位的實際需求，需要對實際的工作模式加以創新，采取科學的創新思路，確保檔案管理工作的實效性能夠穩步的提升。[1]

一、行政事業單位中檔案管理工作開展的意義

在經濟社會穩步發展的進程中，市場經濟的腳步日益加快，行政事業單位對自身的發展方向和基本的要求等做出了較為合理的調整，同時開始將關注的重點適當的轉移至檔案管理工作上。積極的落實檔案管理工作，能夠為行政事業單位的發展創造良好的效益，單位想要實現穩定的前進，必然需要檔案管理工作有條不紊的開展，這是整體工作中的關鍵組成和可靠保障。檔案管理工作現已逐步的滲透至多項工作中，必須要結合著信息化時代的發展進程，對檔案管理工作的路徑進一步創新。單位的進步和發展需要多種工作的協調配合，無論是哪一個環節出現問題，都會影響到單位整體的發展進程，因此必須要切實保障多個環節的有效配合，在綜合分析工作流程和模式之后，采取合理化的方案，保證相關工作的進展對單位的長遠發展起到積極的影響。當前，檔案管理工作正處于改革、創新的關鍵時期，因此需要尋找到合理的落腳點，積極的收集相關的信息，將檔案整理工作落實到實處，同時針對于檔案的基本內容展開合理化的分析，依照時代的發展狀況，對企業展開科學的評估，由此更好的確定企業的未來發展方向，保證單位能夠與時代共同進步。科學合理的檔案管理工作能夠讓企業獲取可靠的保障，強化企業的發展水平，使其經濟效益能夠上升至新的高度。

二、信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新途徑

（一）逐步的改變傳統的檔案管理模式

傳統檔案管理工作中常常接觸到的工作內容是管理照片、錄音以及紙質資料等，很多資料的收集與管理都需要人工操作，這對于檔案管理人員來說具有較大的工作量，所涉及到的步驟繁瑣且復雜。[2]在傳統的檔案管理工作中，如果受到相關因素的影響，檔案管理部門將無法對儲存的資料進行信息的提煉，這就使得很多的資源被浪費，難以實現合理的利用，對于檔案管理工作十分不利。現階段，信息化時代的影響使得多媒體技術、光盤刻錄等誕生，給檔案管理工作注入了新的活力，主張檔案管理部門積極的了解未來的發展動向，逐步的轉變傳統檔案管理模式，實現實體管理向著信息管理模式的轉變。應該在行政事業單位中積極的學會利用現代化信息技術，讓多種檔案資料實現信息化加工，通過科學的整合，完成對檔案資料的數字化處理，保證資源被充分的運用到位，不會出現被浪費的情況。另外，檔案資料的信息化管理可以讓檔案資料服務更加的全面，由此推動社會經濟的穩步發展，逐步的實現最優化的社會效益和經濟效益。

（二）穩步的構建檔案信息管理系統

為了讓檔案管理工作真正的體會到信息化時代的深刻影響，主張在行政事業單位中構建起檔案信息管理系統。首先需要及時的對檔案管理的流程逐步的優化并改進，確保符合當前檔案管理的實質性需求。其次則是開發檔案信息化系統功能軟件，使得文件管理工作在實際開展的時候，能夠真正的發揮出高效的利用價值。最后則是建立健全檔案管理內控制度，由此給檔案管理工作的開展提供相對于可靠的保障。在運用電子檔案的時候，應該密切的關注電子檔案的安全程度，在信息化時代的背景下，檔案管理工作雖然提升了相應的效率，但是面臨的危險因素較多，需要在構建起相對于完善的檔案管理系統之后，強化計算機的防范力度，避免黑客的攻擊和病毒的侵入，使得電子檔案的信息被嚴格的保護起來。電子檔案的真實性也是需要重點關注的問題，因為電子文檔在生成到存檔的全過程都無法確保元數據的完整，所以需要行政事業單位逐步的完善電子檔案的管理辦法，同時結合著國家現階段尚在完善的法律條文對其實施合理的保護。

（三）進一步實現檔案管理的安全化

信息安全素質對于信息化背景下檔案管理人員十分的重要。在行政事業單位中，參與檔案管理工作時，相關人員需要積極的重視信息安全素質的提升，這樣才能符合檔案管理工作特殊性的基本要求，使得相關的信息得到可靠地保障。[3]面對繁瑣的新技術和新載體，檔案管理工作的模式呈現出多元化的發展趨勢，行政事業單位中的檔案管理工作迎來了新的機遇和挑戰。檔案管理人員需要具備發展的眼光看待新的事物，積極的將服務觀念和服務意識等逐步的深化，確保檔案管理的實效充分的顯現。需要正視新時代背景，更新服務的觀念，通過逐步的拓展服務領域，使得服務方式有效變革，推動經濟的進一步發展，同時促使社會實現全面的進步。

三、結語

二十一世紀是信息化的時代，多種工作的開展開始重視信息化手段的融入，在行政事業單位中檔案管理工作也不例外。為了讓工作的效率穩步提升，保證將檔案管理的工作成果逐步優化，主張積極的利用信息化時代的優勢，將傳統的檔案管理工作模式加以改變，使其更符合新時期新時代的要求。

參考文獻：

[1]謝岳峰.基于新形勢下行政事業單位財務檔案管理工作的研究[J].辦公室業務，2018（19）：92.

[2]王靜.探討行政事業單位大數據時代信息化檔案管理[J].辦公室業務，2018（08）：74-75.

[3]李東賓.行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].時代金融，2018（06）：260.