關(guān)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式的相關(guān)探討

楊麗麗

摘要：傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)只負(fù)責(zé)進(jìn)行記賬、結(jié)算還有出具相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表等業(yè)務(wù)，盡管當(dāng)前的信息系統(tǒng)在不斷地升級(jí)，但財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)的升級(jí)仍然是不可避免的趨勢(shì)，包括內(nèi)部流程的改革，集中管理和結(jié)算，以及一些資源的重新分配。企業(yè)的財(cái)務(wù)管理方式經(jīng)歷了從分散到集中的財(cái)務(wù)共享服務(wù)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展，這種創(chuàng)新的財(cái)務(wù)管理模式被越來(lái)越多的企業(yè)集團(tuán)關(guān)注。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將分散在不同區(qū)域的具有相同職能的操作業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理，從而提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本和提高服務(wù)質(zhì)量。中國(guó)企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式在實(shí)施的過(guò)程中會(huì)面臨很多的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，本文就當(dāng)前財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式的優(yōu)化進(jìn)行了簡(jiǎn)單的討論。

關(guān)鍵詞：共享服務(wù)中心;問(wèn)題分析;管理模式;優(yōu)化策略

引言：

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍一直在向外、向更多的國(guó)家擴(kuò)展，甚至是跨經(jīng)營(yíng)范圍的拓展。這就不得不對(duì)財(cái)務(wù)提出一些更高的要求，比如全面預(yù)算、資本重置、決策支持等等。盡管目前的信息系統(tǒng)也在不斷升級(jí)，但為了適應(yīng)企業(yè)的迅猛發(fā)展?jié)M足企業(yè)的更高財(cái)務(wù)要求，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)的升級(jí)是一種不可避免的趨勢(shì)，包括內(nèi)部流程的改革、集中管理和結(jié)算，以及部分資源的再分配。

1 目前財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中所存在的一些問(wèn)題

1.1 組織機(jī)構(gòu)的問(wèn)題

由集團(tuán)總部直接管理的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心除了為屬于集團(tuán)的各子公司或者分公司服務(wù)，同時(shí)也會(huì)為其他業(yè)務(wù)單位提供服務(wù)，但對(duì)此類(lèi)單位的具體業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)他們的具體需求也不夠清楚。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心賬戶(hù)的自動(dòng)分配模型和每個(gè)業(yè)務(wù)單位在完成審批手續(xù)后遵循的審查方法，雖然能夠大大提高了公共服務(wù)中心賬戶(hù)的效率，使管理人員能夠控制計(jì)算過(guò)程的進(jìn)展，并消除延遲工作的效率，但這樣很容易在工作中不能做到有效地溝通甚至是不溝通，極易出現(xiàn)重大錯(cuò)誤和失誤，又不能確定具體責(zé)任人。

1.2 人員流失的問(wèn)題

眾所周知，這種形式的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有一定的優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也有一定的缺點(diǎn)。比如財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作會(huì)給員工的個(gè)人發(fā)展帶來(lái)一定的局限性，職業(yè)前景不太好，未來(lái)發(fā)展不夠樂(lè)觀。財(cái)務(wù)共享服務(wù)只專(zhuān)注于重復(fù)大量的會(huì)計(jì)入賬業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)做帳的人員和管理人員為了保證高效的工作持續(xù)處于高度緊張的工作狀態(tài)，不利于他們的身心健康。員工的工作是單調(diào)的，長(zhǎng)時(shí)間的工作可能會(huì)造成疲勞，對(duì)工作的熱情較低。財(cái)務(wù)總監(jiān)的工作也是高度重復(fù)的，每天都在集中監(jiān)管各項(xiàng)會(huì)計(jì)任務(wù)中重復(fù)進(jìn)行，這種工作也會(huì)枯燥無(wú)聊。隨著時(shí)間的推移，各級(jí)員工的積極性下降，精神疲勞更加難以回復(fù)，除了對(duì)健康和個(gè)人發(fā)展不利，人工流動(dòng)率大幅上升，也不利于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的健康發(fā)展和逐步壯大。

1.3 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的賬戶(hù)形式相對(duì)特殊，存在一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)主服務(wù)中心以統(tǒng)一的方式管理其活動(dòng)后，會(huì)計(jì)部門(mén)完全獨(dú)立與其他部門(mén)。中心和業(yè)務(wù)單位的財(cái)務(wù)人員不再控制活動(dòng)，因此可見(jiàn)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性無(wú)法保證。共享的財(cái)務(wù)信息缺乏真實(shí)性和完整性，有待持續(xù)論證。

1.4 核算流程的問(wèn)題

首先，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的業(yè)務(wù)效率較低。報(bào)銷(xiāo)單通常通過(guò)郵件發(fā)送到財(cái)務(wù)共享中心。會(huì)計(jì)核查組的工作是很繁瑣，枯燥、切不能出現(xiàn)任何紕漏。核查工作要熟悉各部門(mén)相關(guān)管理人員的簽名及各級(jí)報(bào)銷(xiāo)流程。由于報(bào)銷(xiāo)周期長(zhǎng)，又很容易影響其他部門(mén)工作開(kāi)展。這不僅影響了整體企業(yè)工作的效率，而且經(jīng)常受到其他部門(mén)的誤解乃至投訴。其次，付款程序（應(yīng)付款項(xiàng)）的付款情況很差。財(cái)務(wù)金融服務(wù)中心不做到按時(shí)支付的事實(shí)，部分原因是由于過(guò)度的大工作量和延遲的通知，影響了公共服務(wù)中心和客戶(hù)的運(yùn)營(yíng)效率。由于員工的所需憑證掃描，很多時(shí)候無(wú)法確認(rèn)清晰明了。現(xiàn)在，這些問(wèn)題，在幾天內(nèi)形成沒(méi)有報(bào)告，也沒(méi)有及時(shí)報(bào)告，直接影響企業(yè)的工作效率。與此同時(shí)，發(fā)票的交付時(shí)間更長(zhǎng)，發(fā)票丟失或損毀的情況時(shí)有發(fā)生，任何錯(cuò)誤都可能對(duì)整個(gè)支付過(guò)程產(chǎn)生重大影響。

2 解決財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心問(wèn)題的相關(guān)策略

2.1 組織機(jī)構(gòu)出現(xiàn)的問(wèn)題的優(yōu)化方法

首先，加強(qiáng)對(duì)分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的監(jiān)督職能。財(cái)務(wù)管理模式從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)共享服務(wù)模式，功能從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)監(jiān)管。如果出現(xiàn)問(wèn)題，共享中心和當(dāng)?shù)氐倪\(yùn)營(yíng)單位必須相互通知，他們的財(cái)務(wù)職能必須明確界定，獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰必須明確界定。第二，實(shí)施分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)要求。例如，在支付賬戶(hù)中，分支機(jī)構(gòu)控制發(fā)票，為了避免大量的積累工作，根據(jù)發(fā)票的數(shù)量確定發(fā)票的出票頻率，這大大提高了財(cái)務(wù)共享中心的工作效率。第三，優(yōu)化管理。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員部門(mén)正在積極清理。關(guān)于發(fā)展的長(zhǎng)期目標(biāo)，仍有一些責(zé)任需要重新定義和定義。這些人在具體工作環(huán)節(jié)也必須被監(jiān)督，以此提高財(cái)務(wù)賬目的完整性和準(zhǔn)確性。計(jì)算過(guò)程必須不斷地整理，澄清，必須從易錯(cuò)點(diǎn)、關(guān)鍵問(wèn)題和優(yōu)先事項(xiàng)中得出結(jié)論，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候找到并解決、優(yōu)化這些優(yōu)先事項(xiàng)。

2.2 人員流失的優(yōu)化方法

第一，是幫助員工規(guī)劃職業(yè)生涯，為其制定良好、合理的職業(yè)規(guī)劃，鼓勵(lì)員工在工作能力和工作回報(bào)上取得更直接的進(jìn)展;第二，加強(qiáng)對(duì)共享中心員工的培訓(xùn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心同時(shí)還需要非常重視員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì)，提高在財(cái)務(wù)、稅務(wù)和管理等方面的技能;第三，通過(guò)團(tuán)隊(duì)間的相互交流來(lái)培訓(xùn)員工。通過(guò)定期與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行面對(duì)面的訪問(wèn)、問(wèn)題的探討和知識(shí)的交流，當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)人員同時(shí)也可以參與到共享服務(wù)模式的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中去，使財(cái)務(wù)共享中心的人心得到穩(wěn)定，而從達(dá)到降低人員流動(dòng)率的目的。

2.3 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)化

應(yīng)充分注意財(cái)務(wù)共享中心的檢查和監(jiān)測(cè)工作，并根據(jù)其風(fēng)險(xiǎn)控制能力審查賬目的質(zhì)量。共享中心需要制定不同的管理制度，主要指標(biāo)應(yīng)定期審查和隨時(shí)抽查。各種單項(xiàng)指標(biāo)也必須每天檢查，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，如果出現(xiàn)問(wèn)題，責(zé)任劃定必須明確，個(gè)人負(fù)責(zé)。在與業(yè)務(wù)單位的交流中，必須對(duì)新企業(yè)的需求進(jìn)行隨時(shí)更新和理解，為了更好地支持企業(yè)，必須清楚地了解每一項(xiàng)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.4 核算流程的優(yōu)化方法

首先，員工費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程的優(yōu)化可以利用信息技術(shù)自動(dòng)解決費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的問(wèn)題，而企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的改進(jìn)可以為所有人提供一個(gè)報(bào)銷(xiāo)的模塊。需要報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的員工可以在自己的頁(yè)面上咨詢(xún)和進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的程序，這是非常實(shí)用和方便的。其次，優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的流程可以從增加初步發(fā)票審查程序開(kāi)始。當(dāng)?shù)毓ぷ魅藛T自己檢查收到的金額是否符合規(guī)定，是否重復(fù)，是否批準(zhǔn)。通過(guò)降低溝通成本，提高工作效率。其次，必須確保檢查了票務(wù)處理的時(shí)間限制，并確保員工定期檢查他們的收款情況。在處理延誤的情況下，應(yīng)及時(shí)通過(guò)系統(tǒng)向工作人員報(bào)告。最后，要優(yōu)化應(yīng)付賬款的流程必須確保財(cái)務(wù)共享中心與供應(yīng)商能夠聯(lián)系，并及時(shí)通知付款的狀況。在按照每張發(fā)票的最后期限提前付款的情況下，應(yīng)在業(yè)務(wù)單位核查和批準(zhǔn)后才能付款。一旦付款完成，系統(tǒng)自動(dòng)通知供應(yīng)商可以有效地減少供應(yīng)商的咨詢(xún)時(shí)間和人力。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是財(cái)務(wù)系統(tǒng)新出的一種新的管理模式，它比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式的優(yōu)勢(shì)多得太多了，它不但使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)有效的分離了，也讓企業(yè)有效的降低了成本增加了效益，使企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力得到了提高。當(dāng)然，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理也有一定的困難性和復(fù)雜性，從中也存在著不足，所以，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式還要不斷的進(jìn)行優(yōu)化，讓它的優(yōu)勢(shì)能夠充分的發(fā)揮出來(lái)。

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