關于強化企業會計檔案管理的幾點思考

徐曉東

摘 要：企業會計檔案管理存在著一系列問題，如制度不健全，管理不到位，不能實現紙質檔案與電子檔案的同步歸檔，會計人員本身的檔案管理意識淡薄，能力欠缺等。要加強企業會計檔案管理，就要從健全制度入手，實施以確保會計檔案的安全性和完整性為重點，以提高會計人員的綜合素質為途徑的有效策略。

關鍵詞：會計檔案；企業會計；檔案管理

會計檔案管理是企業會計工作的重要組成部分。懂得會計檔案規范化管理的基本實務知識，是財會人員的基本素質之一。但是長期以來這一部分重要工作沒有的得到足夠的重視。特別是在信息技術飛速發展的今天，會計電算化的范圍及程度越來越高，使得會計檔案管理的情況更加復雜。在這樣的背景下，如何強化企業會計檔案管理，這是值得我們每一位財會人員認真思考的問題。

一、會計檔案管理存在的問題

我國會計檔案管理一直都是企業財務管理中的一個薄弱環節。一方面企業領導普遍不重視對會計檔案的管理，使得會計檔案管理常常漏洞百出；另一方面，企業缺少專業的會計檔案管理人員。企業會計檔案管理工作都是由財會人員自己來承擔的，而大多數財會人員對檔案管理的規范性操作知之甚少。

（1）會計檔案管理制度不健全

會計檔案管理屬于一項專業的檔案管理。財政部對此專門下達了《會計檔案管理辦法》等文件，對會計檔案管理具體實施提供了法規依據。企業會計檔案的管理應該依據這一法規制定一整套具體的制度，使得會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用有章可循，有規可依。但是目前企業會計檔案管理制度普遍不夠健全。有的雖然建立了一些制度，但只是籠統地提幾條，缺乏可操作性。有的雖有制度，但沒有相應的執行措施，使得制度要求得不到落實。

（2）沒有實現紙質檔案與電子檔案的同步歸檔

在信息化發展的今天，會計檔案的載體發生了很大的變化，由傳統的紙質載體發展到了多元化載體并存的局面。在實現會計電算化的條件下，會計檔案信息資源的數字化建設是一種發展趨勢，只有更好地將各種不同的載體如紙質、磁盤、光盤、縮微、膠卷等檔案信息轉化為電子化載體，實現紙質檔案與電子檔案同步歸檔，才能更好地滿足時代發展對會計檔案管理提出的新的需求。但是多數企業并沒有能夠實現會計紙質檔案與電子檔案的同步歸檔。一方面對會計紙質檔案不能及時處理，隨意堆放在辦公桌上或柜子里，顯得凌亂而不安全。另一方面，對于電算化過程中產生的電子會計檔案不夠重視，在歸檔的時候只留下紙質檔案。有的雖然對會計電子檔案進行了保存，但安全意識淡薄，沒有對電子檔案進行多個異地保存。

（3）財會人員缺乏對會計檔案管理職責的認同

會計檔案工作顧名思義，就是對在會計工作過程中形成的重要資料進行整理和歸檔，并按照檔案法規的有關規定進行保管。因此，對財務資料的整理和歸檔工作理應納入財務人員的日常工作之中，成為財務人員的一項基本職責。但是目前很多企業財會人員包括領導在內，對這一職能并沒有真正認同，表現為只重視會計核算而輕視會計檔案管理。由于在思想意識上就沒有把會計檔案管理放在應有的位置，平時就不會組織會計人員進行會計檔案管理方面的培訓了。會計人員自身也很少會去注意有關會計檔案管理知識方面的學習了，造成了會計人員對檔案管理知識和實際操作能力的缺乏，造成了檔案工作的頻頻失誤。

二、加強企業會計檔案管理工作的對策

（1）加強會計檔案管理的制度化、規范化建設

加強企業會計檔案管理工作首先要從制度建設入手，使其納入制度化、規范化的軌道。

一是要依法建章。會計檔案管理應該遵守《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等的相關規定。企業的會計檔案管理制度不能有悖于國家的相關法律法規。例如企業會計檔案的收集整理，應該有明確的收集整理的操作規程，包括收集整理的范圍，怎樣進行分類，怎樣進行裝訂成冊，怎樣進行編碼和排列，都要有統一的標準和規范。二是強調會計檔案管理制度的合理化。會計檔案管理制度建設要注重合理化，除了模范遵守相關法律法規外，還應當從實際出發，注重企業的自身條件，制定合理的制度。如會計核算化程度比較高的企業，就要重點加強對電子檔案管理制度的建設，要針對新的情況擬定新的規程，提出新的防范措施。三是制度建設的重點是確保制度執行的力度。往往是一些制度只是寫在紙上，掛在墻上，就是不落實在行動上。要提高會計檔案管理制度的執行力，除了企業領導要高度重視外，還要建立問責制度，把會計檔案管理的責任落實到人，并有相應的獎懲措施。

（2）確保電算化條件下會計檔案的安全與完整

在電算化程度越來越高的背景下，電子化會計檔案越來越多。與紙質化會計檔案相比，電子化會計檔案具有得天獨厚的優勢。但是大量的電算化下，必然形成了大量的復雜的電子會計資料，如何及時處理這些會計資料，保證電子檔案的完整性，的確是會計人員面臨的一次新的挑戰。電子會計檔案有一個致命的弱點并是容易出安全問題。

首先是電子會計檔案修改的方便，給保證會計檔案真實性帶來了一定的困難。它不像紙質化檔案是一種真真切切的實物化存在，具有原始的真實性。電子會計檔案容易篡改，因而可信度要比紙質檔案差。如法律界把電子檔案的舉證看作沒有紙質檔案那么有力。從保存的角度看，紙質化檔案容易保存，在保存過程中只要注意防火、防水、防化學腐蝕就可以。而電子檔案容易因計算機病毒的侵入，或者設備的故障而使全部檔案銷毀。

針對以上情況，我們可以采取一些相應的措施。一是電子會計檔案必須在專用的計算機上進行備份，而且要有多種載體在不同的地方進行備份，以防一損具損，保證會計數據信息資源的安全。二是保證電子檔案建立的及時性和完整性。在平時就要根據會計檔案的分類進行篇目，及時將新近產生的會計檔案歸入相應的欄目之中。在建立的檔案文件名中分層表明檔案類別，年月日期，內容目錄，備份人姓名，并用密碼加鎖。三是利用多媒體技術的集成功能對不同載體的檔案進行數字化處理后，用U盆、光盤進行保存。如利用多媒體技術制作檔案目錄的檢索系統，可以方便檔案信息的查閱。利用光盤貯存檔案信息，不僅可以把文字、錄像、錄音、圖片等按照多種不同的標準分類貯存在一起，而且在貯存時間和貯存空間上也大大超越了磁帶和磁盤。

（3）提高財會人員的檔案意識和檔案管理能力

我們應該清晰地認識到加強企業會計檔案管理無論是對企業的發展，還是企業會計檔案自身功能的發揮都有著十分重要的意義。企業會計人員要把會計檔案管理看做是自己的份內之事，做好會計資料的建檔工作會計人員責無旁貸。會計人員的檔案意識最主要的是表現在平時會計工作中對檔案資料收集與整理的重視，還有對會計檔案管理知識學習和操作過程培訓的自覺性。為了提高會計人員檔案管理的意識和能力，我們可以讓會計人員適當參加一些培訓活動，提高他們的業務水平，提升職業道德操守。企業要結合實際情況，開展專題講座，主題性拓展訓練，邀請專家指導，外出參觀學習等多種形式的培訓活動，來促進會計人員綜合素質的提高。同時在對會計人員的考核過程中，把對會計檔案的管理工作納入考核的內容之中，建立獎懲分明的考核機制，提高會計人員的責任感和使命感。

（4）實現會計檔案信息資源的有效利用

會計檔案的最大功能是存史功能，但也有利用功能。在檔案信息資源利用價值越來越受重視的背景下，會計檔案的利用功能也日益發揮著重要的作用。企業會計檔案信息資源的開發最終目的是為企業發展服務，而服務的直接對象是有獨立意志的人。因此企業會計檔案服務，要堅持以人為本的理念，全心全意為用戶著想，擴大服務范圍，提升服務質量。企業會計檔案服務的腳步要緊緊跟隨信息化的步伐，要針對信息化背景下用戶的不同需要，轉變服務職能和服務方式。從服務方式上，要實現由被動服務向主動服務轉變；在服務類型上，要實現由內向型向外向型轉化；從服務層次上實現由簡單訴求服務到深層的問題解決的服務。

值得的注意的是企業會計檔案是一種專業性較強的檔案，它的開發利用受到保密性的限制。因此，我們要建立好會計服務的一些具體制度。如查閱會計檔案必須辦理審批手續，查閱會計檔案資料要有主管人員陪同，不外借會計檔案資料。如需要復印，必須辦好手續，在有關負責人監管之下復印。不得把裝訂好的賬本拆開，更不允許對原始會計數據作任何的改動。

參考文獻

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