基于PDCA模式的人力資源信息管理系統實踐助推醫院精細化管理

張彤　朱虹　錢玉琪

[摘要] 該文通過分析人力資源信息管理所面臨的問題，以興化市人民醫院人力資源信息管理系統平臺建設為依托，運用PDCA循環方法就人力資源信息管理系統在實踐中反饋的問題進行持續改進，將精細化的要求逐漸貫徹在各個環節之中，促進人力資源管理規范化、信息化，從而助推醫院精細化管理。

[關鍵詞] PDCA循環;人力資源信息管理系統;精細化管理

[中圖分類號] R197.34 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）03（a）-0089-04

Human Resource Information Management System Practice Based on PDCA Mode Promoting Hospital Refined Management

ZHANG Tong， ZHU Hong， QIAN Yu-qi

Xinghua People's Hospital， Xinghua， Jiangsu Province， 225700 China

[Abstract] This paper analyzes the problems faced by human resources information management， and relies on the construction of human resources information management system platform of Xinghua People's Hospital. The PDCA circulation method is used to continuously improve the feedback of human resources information management system in practice. The requirements of refinement will be gradually implemented in all links to promote the standardization and informationization of human resources management， thus promoting the refined management of hospitals.

[Key words] PDCA cycle; Human resource information management system; Refined management

隨著醫療體制再造，醫院管理由過去粗放型管理模式逐步向精細化管理邁進。人力是醫院實現可持續發展的重要因素，是醫院管理的核心內容，該院現行的人力資源管理流程已經初步規范，但仍留有傳統人事的管理痕跡。從醫院總體發展戰略規劃來看，信息化程度正是人力資源管理工作進一步開展的薄弱環節，面對當前現狀醫院管理者以此為契機，將信息技術引入到人力資源管理中，構建人力資源信息管理系統平臺，以信息技術作為驅動力探索人力資源精細化管理，逐步實現醫院的精細化管理[1]。

1? PDCA循環方法

①美國質量管理學家戴明（W.EdwardsDeming）根據管理工作中的客觀規律總結出來的PDCA循環，由計劃（P）、實施（D）、檢查（C）、處理（A）組成的管理周期反復循環，是對持續改進、階梯式上升的科學總結[2]。

②人力資源信息管理系統PDCA循環模型，如圖1 所示。

2? 制定人力資信息管理系統實施計劃（P階段）

2.1? 醫院人力資源信息管理存在的主要問題

2.1.1 醫院人員基礎數據不準確? 醫務工作人員不斷擴招，不同科室、部門人員流動較大。人員分類卻沒有統一劃分標準，員工個人信息錯錄、漏錄情況較多，這些都增加了醫院人力資源數據信息管理的難度，導致人員基礎數據不準確。

2.1.2 人員數據處理以靜態為主? 人員數據信息主要以Excel形式儲存，其他部門對數據修改更新，人力資源部的數據不卻能聯動變化。靜態處理數據無法及時準確反映人員變動情況，不能有效地對人力資源各項數據進行分析，管理工作缺乏科學性和準確性。

2.1.3 科室人員流動、考勤上報問題? 近年來醫院新進人員、進修實習人員不斷增多，其中多數人員都需要輪轉科室，人力資源部不能及時掌握醫院人員動態，不能對科室人員做出合理的調動及配置。

醫院考勤模式是各部門于每個月月底填報考勤數據通過OA系統發送到人力資源管理部門，再由人力資源管理專員匯總，結合工資、獎金標準核發待遇，這種考勤方式降低了工作效率也易出錯。

2.1.4 人力資源管理子模塊功能未整合? 目前關于人力資源部的相關信息系統，如工資核算系統、職稱崗位系統、績效考核模塊都是相互獨立、系統分離。各子系統相互不兼容，統計數據口徑多樣化，經常重復手工錄入，導出數據格式不一致，信息化效率低下嚴重影響了人力資源管理整體功能的發揮。

2.2? 總體實施計劃

根據以上人力資源信息管理存在的問題，興化市人民醫院自主研發并構建了具有針對性和操作性的人力資源信息管理系統。

①從長遠發展視角將人力資源管理信息系統建立分為4個階段，如圖2所示。

②因人力資源信息管理系統目前還處于試用、探索、完善階段，在實踐過程中將系統建設的著力點放于前3個階段：資料庫階段、獨立功能階段、功能整合階段。以實現人力資源管理系統的功能整合為基礎，逐步實現系統整合[3]。

③人力資源信息管理系統平臺初步計劃構建框架，如圖3所示。

3? 人力資源信息管理系統運行現狀（D階段）

3.1? 建立精細化的數據信息庫

3.1.1 收集人員基本信息? 從粗放型數據收集向精細型數據收集轉變，不再局限于人事管理事務中某一方面的信息收集，而是從學歷、工作經歷、職稱情況、繼續教育、論文、獲獎情況、科研項目、年度考核、個人薪資等多個方面收集整理信息。

3.1.2 建立標準信息數據庫? 由于人員基數過大、標準不統一，造成信息零亂現象。各部門有獨立的數據庫，同一個名稱有不同的叫法，如南京醫科大學又叫南醫大。我們將所有的信息數據進行匯總篩選，參照通用標準建立對應的數據字典，形成規范的人員信息庫。這全面提高基礎性信準確率，縮短信息傳遞鏈條。

3.2? 人員信息更新維護

系統初次錄入原始數據，按照規范格式統一導入，在保證數據準確的同時，亦可省去大量信息錄入的工作量。后期信息數據的維護，主要以個人填寫信息、人力資源部統一審核方式為主。開通員工自助登錄平臺，設置員工權限自助修改更新信息，相比于傳統單向的人員信息管理模式保證數據的準確性與及時性。

后期將在人員基礎信息中加入上傳相關證明材料掃描件的窗口，逐漸將紙質化材料轉為電子檔材料備案。

3.3? 科室人員調轉模塊

通過分配賬號與設置權限，將科室人員輪轉調配權限分配給各部門，部門根據當月人員流動情況在系統中進行科室的人員調轉，這種方式打破了以往信息靜態管理的弊端，實現人員動態管理[4]。

3.4? 人員考勤模塊

對各部門考勤員開放權限，可以通過網絡終端直接登錄人力資源信息管理系統，填報科室內部人員出勤情況。人力資源管理部當月月底在系統上直接審批，系統自動匯總考勤報告用于工資獎金發放、員工出勤率考核等工作。

計劃在人力資源信息管理系統開發第二階段擴展考勤模塊功能，添加值班、休假、事假等信息的登記統計模塊，建立自動銷假報警功能[5]。

3.5? 績效考核模塊

在績效考核標準中將定量指標與定性指標相結合，兼顧員工的行為表現、工作成果，再根據工作重點、難度，設置不同的權重[6]。系統從以下5個方面進行上報考核：手術、工作質量、工作量、工作強度、行為規范，如圖4所示。在考慮了工作量、工作強度、工作質量等硬性指標的同時，又將醫務工作人員醫德行為納入核心指標，每季度由人力資源部與院黨委辦公室聯合進行考察。

通過信息系統上報方式，縮短了績效考核的周期，由過去的季度考核變為月度考核。科室負責人也逐步轉換觀念，變被動考核為主動考核，主動對照考核標準糾偏改錯，讓績效考核真正幫助員工改進工作。

3.6? 人員統計查詢、圖表模塊

登入人力資源信息管理系統可以進行個人信息數據的整體瀏覽，也可根據需要信息篩選導出。系統可以根據性別、學歷、職稱、科室等基礎數據生成簡單的數據統計、圖表分析。

4? 人力資源信息管理系統運行的反饋意見（C階段）

人力資源信息系統試運行一段時間后，該院對平時接觸系統較多的128名工作人員進行了使用訪問，系統運行反饋表現如下。

4.1? 人力資源信息錄入評分機制缺失

信息數據的錄入更新是人力資源信息系統良好運行的基礎。在建立信息數據庫階段，頻繁出現不報、延遲上報的情況，在后期數據維護階段此類現象依然嚴重，加大人力資源管理系統建立的工作難度嚴重拖后工作進度。缺乏機制對不報、遲報、漏報人員進行約束。

4.2? 數據信息沒有形成結構化

目前醫院人力資源信息共享是通過分配賬號與設置權限，醫務部、科教科、護理部、財務部等部門均可自行登陸系統管理相應模塊人員信息，暫時解決信息共享問題。但在實際工作中把某個工作人員的所有數據進行完整挖掘和展現，需要多個界面整合分散在不同的系統中的數據，各系統間缺乏有機整合，不利于從戰略高度進行人力資源的全面管理。

4.3? 人力資源信息分析決策功能薄弱

分析決策功能可以充分利用大量的數據倉庫進行在線分析處理，有效幫助決策者提高決策水平和質量。目前的人力資源部信息管理系統可以根據簡單的人員數據信息，形成條形圖、餅圖表，但這離完成系統信息分析決策功能還有很大差距。

4.4? 數據輸出功能單一

人力資源部每年有大量的數據統計報表需要上報，但人力資源信息系統中只能導出簡單的人員信息電子表，還需通過逐項統計匯總才能上報，耗費人力時間。信息數據利用率不高，降低了工作效率。

5? 人力資源信息管理系統持續改進（A階段）

結合醫院實際情況，將使用人力資源信息系統的反饋意見與信息科對接，根據系統可操作性進行模塊調整與功能添加，做好人力資源信息管理系統持續改進工作，同時將未解決的問題或者新出現的問題轉入下一循環。

5.1? 建立人力資源信息錄入評分機制

計劃建立人力資源信息錄入評分系統，按照個人填寫信息得分標準分為“填寫是否為正常值域”和“填寫是否審核通過”兩個部分，并將員工填寫信息的考評得分作為個人考核的一部分，激勵員工按時完成基礎信息的錄入工作。

5.2? 打造信息集成平臺，實現數據共享與交換

信息集成平臺的建立可以解決數據結構化問題。如財務部門需要對醫院成本進行分析，需要人員薪資、人力成本等數據;人力資源部在薪酬管理方面需要與財務科、審計科配合。信息集成平臺的建立可以使人力資源信息管理系統與多部門管理系統部分模塊相互關聯，通過局域網以實現有關數據的共享與交換[7]。

5.3? 擴展人力資源信息分析決策功能

能夠根據往年退休人員、可控因素離職人員，預測醫院未來人員流失數據。依據科室人員流動情況及各部門工作強度、工作質量的變化趨勢等情況分析，為人力資源需求預測提供數據支持。自動生成科室人員配置合理性數據報表，為管理者分析決策提供有效依據。

5.4? 提高數據輸出功能

加強數據輸出功能模塊建設，形成多途徑多式樣輸出功能。系統能夠根據數據庫自動生成報表，滿足上級主管部門不同形式的報表要求。從數據庫提煉生成的數據統計、圖形分析可導出再次利用，只有加強數據的輸出功能才能充分發揮出人力資源數據信息庫的作用。

6? 結語

通過該院自主研發人力資源信息管理系統的建設和運用，不僅提高了醫院人力資源管理日常工作的效率，也實現了醫院信息化與精細化的同步運行。醫院精細化管理不是一蹴而就的事情，也不是通過某一部門的精細化管理就能完成的，它必然是依靠多部門聯合協作形成完整的精細化管理體系，應遵循PDCA循環的理念，“苦練內功，持續改進”，才是醫院贏得發展的有效途徑，也才能真正將醫院精細化管理落到實處。

[參考文獻]

[1]? 陳美萍.信息化推進企業管理精細化[J].科技創新導報，2011（27）：200.

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[4]? 陳燕.醫院人力資源信息管理系統的發展和應用探討[J].中國醫院管理，2010，30（6）：34-35.

[5]? 周典，吳丹，張勤.新形勢下醫院人力資源管理探討[J].中國醫院管理，2009，29（5）：55-56.

[6]? 張彤，張敏敏，王玉芳.PDCA循環在公立醫院績效管理中的應用[J].現代醫院，2017，17（2）：180-183.

[7]? 張永敏，趙霞，李楊.現代醫院精細化管理淺談[J].南京醫科大學學報：社會科學版，2012，12（5）：362-364.