淺議企業(yè)采購活動過程中的內部審計

陶廣東

摘要：為了進一步提升企業(yè)采購管理的效率，有效利用財務資源，遏制采購腐敗和浪費，從而實現企業(yè)經營管理效率的綜合提升，要加強企業(yè)物資采購內部審計工作力度，針對內部審計過程中遇到的問題和難點進行分析，及時提出相應的改進建議。

關鍵詞：企業(yè);物資采購;內部審計

物資采購是企業(yè)生產經營的基礎性工作之一，在實際的采購過程中總是會出現各種各樣的漏洞和問題。為了保證企業(yè)內部控制和財務管理工作的順利開展，要加強對于物資采購的內審工作，避免出現資金浪費的情況。

一、企業(yè)物資采購內部審計

（一）物資采購內部審計的目的

在物資采購的過程中開展必要的內部審計工作，可以完善和規(guī)范企業(yè)物資采購活動，建立健全采購活動的內部控制制度，把控制風險最小化，確保采購部門和人員有效履行采購職能，控制企業(yè)生產經營成本。另外在企業(yè)預算管理的過程中，也會涉及到物資采購的內部審計，即強調企業(yè)采購程序的合規(guī)性和合理性，并為財務記錄的完整性和真實性提供依據。

加強物資采購的內部審計可以暴露出企業(yè)的貪污腐敗情況，揭露出企業(yè)內部控制的弱點和缺陷。避免出現虛假采購、虛假付款以及虛假出庫的違規(guī)行為，從而讓物資采購和實際經營活動更好的對應起來。防止出現賬款記錄出現誤差的情況，規(guī)避企業(yè)資產私人化的風險。

（二）物資采購內部審計的范圍

在企業(yè)的物資采購內部審計環(huán)節(jié)中，從企業(yè)的內部控制到供應商的選擇都是屬于內部審計的范圍。換言之，企業(yè)物資采購所涉及的每一個程序和環(huán)節(jié)都會是內部審計的內容，主要是針對采購活動過程中每一個節(jié)點，包括采購計劃的制訂和執(zhí)行、采購價格的確定、貨款結算的程序和物資入庫以后的倉儲管理等活動。

二、采購活動內部審計中的問題點

（一）采購活動的內部控制流程及制度存在瑕疵

在公司物資采購活動內部審計過程中，因為采購活動的內部控制流程及制度存在瑕疵導致了內部審計的結果質量不高。因為很多內審人員在企業(yè)物資采購的審計過程中，總是輕視甚至忽視內控制度本身的合規(guī)性和合理性，直接根據企業(yè)已有的采購活動內部控制的流程及制度等文件來檢查采購活動執(zhí)行制度的情況，并根據內控制度的執(zhí)行情況來發(fā)表內部審計意見，會出現由于這些內控制度本身不符合國家在內部審計制度上相關規(guī)范的相關規(guī)定，導致內審意見不準確、不真實和不客觀。

（二）采購計劃不符合實際

物資需求部門在申請物資采購計劃時，經常有意或無意的申請多于實際需求的物資數量，對該申請計劃進行審核的部門或人員也經常疏于核實倉庫的庫存量和申請部門的實際需求量，有時也為了個人利益，就簽字通過。財務部門在進行預算匯總檢查時，只是以已經簽字審核的采購計劃為依據，而不是實際情況。這樣由于在采購申請計劃及審核階段沒有嚴格把關，導致了財務資源在預算時就已經超支和浪費，給后續(xù)的內部審計工作帶來了非常大的困難。

（三）采購員和供應商的串通腐敗

在企業(yè)實際的采購活動過程中，采購員和供應商主要存在以下問題：1.采購人員為了自己的既得利益，對采購活動過程中的一些違規(guī)違法情況相互包庇和串通，隱瞞實際情況;2.采購人員與供應商相互勾結，以虛報價格的形式進行利益輸送，獲取自己的回扣。3.部分采購員在利益面前，放棄采購工作的原則與底線，對一些質量有隱患的配件物資視而不見，這不僅是職業(yè)道德的問題，還會給以質量為生命的企業(yè)持續(xù)經營上面埋下了巨大的地雷;4.在供應商的選擇上面，供應商由于商業(yè)利益的驅使，會千方百計的對有決定權的采購員進行賄賂，而抵制不住誘惑的采購員就會為了個人的私利和供應商串通起來，使得行賄的供應商在被選擇的過程中處于有利位置，這樣不僅企業(yè)的采購成本會上升，而且在提供的產品質量上面可能也存在隱患。

（四）物資采購價格虛高

在物資采購實務當中，很多中小型企業(yè)沒有建立完善的主要供應商的信息檔案數據庫，也沒有有效的采購員的降本考核機制，導致企業(yè)的主要材料的價格供應商說了算，采購員沒有能力，也沒有動力去深究供應商價格波動的原因，企業(yè)的價格復核人員由于不了解物資的市場行情，導致其價格復核工作成為了一種擺設，內部審計人員更是對物資價格審計頭疼不已，能避則避，導致很多中小型企業(yè)的部分物資采購價格虛高。

（五）材料入庫驗收走形式

在材料物資采購驗收入庫的過程中，物資送到企業(yè)后，倉庫保管員應及時通知材料物資入庫檢驗員及使用部門的人員進行驗收，并將驗收結果通知經辦的采購人員，并辦理入庫手續(xù)，但實際入庫過程當中，要不采購員充當了檢驗的角色，要不供應商直接送貨入庫，所有的驗收手續(xù)只是象征性的走一下形式，給內部審計工作埋下重大的風險，也影響了企業(yè)經營管理的實際效果。

（六）采購付款內控程序不嚴謹，審核把關不力

很多中小型企業(yè)的采購付款審批程序設置不合理，一支筆現象嚴重，要不授權過當，要不授權不足，再加上付款審批人員要不因為個人利益，要不對具體情況不了解，導致付款審批環(huán)節(jié)沒有起到應有的作用，就算是設置了較為完善的付款審批流程，部分人員仍然違反規(guī)定報銷付款，給企業(yè)的貨幣造成了流失的風險。

三、采購活動內部審計的方法和措施

（一）審查采購活動內部控制制度的合法合規(guī)性

內部審計人員在進行采購活動內部審計時，應先做好審計計劃，對擬審計的采購活動涉及的程序、規(guī)章等文件進行通盤的了解，看看這些規(guī)章制度及流程是否符合國家法律法規(guī)，及內部審計制度的要求，這樣首先在內部審計的依據上站穩(wěn)腳跟，一些不合規(guī)、不合理的程序文件應該作為內審發(fā)現的問題在內審報告上進行披露，并提出建議解決措施和完成時間，這樣先確保企業(yè)采購活動的內控是完善和合規(guī)的。

（二）審查采購申請計劃的合理性

采購計劃不僅是采購活動的起點，也是采購預算編制和采購內審的依據之一，所以應審查采購計劃復核人員是否對計劃采購的物資的實際庫存了解清楚，并對物資使用部門的實際需求量進行調查，使得經復核后的采購計劃符合企業(yè)的實際需求。同時審查財務部門在進行預算匯總檢查時，是否從資金預算的實際情況出發(fā)，對采購預算提出建議，從而使得以上述采購計劃為依據的采購預算在需求上是實際的，在資金上是合理的。并抽取近期的采購計劃進行內控測試。

（三）審查采購人員和供應商的日常

1.審查是否將采購人員應該遵守的原則作為日常培訓的一項內容并貫徹始終;2.審查是否對采購人員負責的供應商定期進行輪換，防止長期合作滋生腐敗;3.審查采購之前，有無通過各種方式了解供應商是否和特定采購人員存在利益關系;4.審查有無對供應商的日常供貨品質、交貨及時率等信息進行收集整理，并進行打分考核，作為對供應商進行選擇和淘汰的依據，以減少人情等不合理因素對供應商選擇的干擾。

（四）審查采購人員跟蹤物資價格市場行情和比價流程

1.將企業(yè)的采購入庫價格與同期的物資市場行情進行比較，檢查差異是否在合理范圍之內;2.對執(zhí)行比價制度的物資采購，審查采購的比價過程，及最終采購價格批準流程。

（五）嚴查驗收入庫流程及手續(xù)

在入庫的內部審計過程當中，嚴格審查已入庫物資是否有企業(yè)的采購計劃單、供應商的送貨單和企業(yè)負責物資驗收人員簽字的檢驗單，嚴格禁止未經驗收直接入庫的行為，對車間退下來的有質量問題的材料追查至入庫手續(xù)和流程。

（六）嚴格檢查付款流程和權限，并檢查付款的準確性

內部審計人員要檢查發(fā)票內容與申請單、驗收單是否一致，從而確保采購金額的正確性。要重視核查付款支付的授權審批程序的合規(guī)性，仔細核對申請單、發(fā)票的合法性和完整性。

四、結束語

企業(yè)的采購活動對企業(yè)非常重要，是企業(yè)生產的前提和基礎，因此保證采購活動的內部控制制度合法合規(guī)和切實有效執(zhí)行就顯得尤為迫切，它關系到企業(yè)的生產成本、產品質量，以及運營效率，所以采購活動的內部審計不光是找問題，而是要針對問題提出建議和解決措施，并監(jiān)督整改落實，轉化為實實在在的審計成果，體現內審的價值。

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