高等職業技術學院檔案管理工作淺見

曹志峰

◆摘 ?要：高等職業技術學院是我國高等教育中的重要教育機構，承擔著為社會輸送實用型人才的任務。隨著近些年來高等職業技術學院建設水平不斷進步，人們對高等職業技術學院的教育管理重視程度不斷提升。檔案管理是高等職業技術學院教育管理的重要內容，因此高等職業技術學院需要結合自身的實際情況，規范檔案管理，不斷提高檔案管理工作水平，從而更好地為高等職業技術學院的教學活動服務。

◆關鍵詞：高等職業技術學院;檔案管理;檔案價值

檔案管理是高等職業技術學院建設的重要工作，管理質量對于學院未來的發展具有一定的影響。隨著我國職業教育事業的不斷進步，高等職業技術學院的檔案管理也獲得了一定的發展。為了更好的發揮檔案管理的作用，提高檔案資料的利用率，從而為高等職業技術學院的發展提供支持。

一、高等職業技術學院檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理的認識不足

檔案管理是現代高等職業技術學院提高自身競爭力、實現可持續發展的重要方法，因此受到現代高等職業技術學院的廣泛關注。很多高等職業技術學院在檔案管理方面的觀念和思想較為滯后，沒有重視提高員工的工作積極性，這就導致領導的觀念不符合社會發展的趨勢，存在很多誤區，沒有認識到檔案管理與高等職業技術學院發展的關系，對檔案管理的認知不夠全面，這樣一來導致管理方法滯后且單一，也沒有起到推動高等職業技術學院發展的作用。

2.檔案管理機構設置不合理

很多高等職業技術學院由于規模和資源的限制，通常沒有建立獨立的檔案管理部門，通常都是開設一個檔案室，并配置了專職人員進行管理，從而對各種檔案進行統一管理。這種方式的管理效率極為低下，且很多教師要想利用檔案信息也非常困難，由于專人負責管理，工作量較大，無法提高檔案管理的質量。

3.資金投入不足

檔案管理是學校教育管理的重要工作，雖然無法直接體現其作用，且需要消耗一定的資金，但是這項工作產生的效應也逐漸被人們所重視，目前很多高等職業技術學院與學校都開始關注檔案管理。學校在教學評估中所提供的檔案都是學生教學情況的反饋，能夠證明學校的教學水平，從而在社會公眾面前展現學校的實力，獲得大眾的認可，也能夠吸引更多的生源。因此，高等職業技術學院需要將檔案管理經費加入學校預算始終，將有限的資金投入到檔案管理，并購入相適應的設備。

二、解決現代高等職業技術學院檔案管理問題的對策

1.提高領導對檔案管理的重視

但是從我國目前高等職業技術學院檔案管理現狀分析，仍存在許多的問題有待解決。例如很多高等職業技術學院沒有關注檔案管理方法，對檔案管理認識不完善，管理制度過于形式化，也有與相似部門的職能混淆現象的發生，這些都影響了檔案管理活動。很多高等職業技術學院在檔案管理中沒有聘請專業的管理人員，且管理方法粗放，沒有形成系統的管理體系，導致管理流于形式，失去了檔案管理的作用和意義。高等職業技術學院領導需要不斷更新自身的管理觀念，做到與時俱進，關注和重視檔案管理，同時不斷充足對檔案管理的了解，做好檔案管理的定位，加強檔案管理與高等職業技術學院發展的聯系。因此，可以通過組織相關人員參與培訓活動，定期在管理部門開展會談講座，提高部門員工對檔案管理的認知程度，制定科學的檔案管理目標。此外，還需要通過有效的考核方式評價參與培訓活動員工的學習水平，并結合檔案管理的實際狀況對其中存在的問題進行改革，從而提高檔案管理效率，更好的發揮檔案管理的作用。

2.完善現有檔案管理制度

高等職業技術學院需要不斷完善現有的檔案管理制度，同時可以通過加強對高等職業技術學院檔案管理的監督與控制，從而確保檔案管理的真實性。通過建立系統化、科學化的管理制度，從而確保檔案管理規范落實，更好的推動高等職業技術學院的發展，將檔案管理與高等職業技術學院未來發展目標相結合，在充分考慮高等職業技術學院實際情況的同時根據人才的專業、工作能力、年齡以及職業規劃等方面進行合理安排，從而最大程度的利用人才資源，提高高等職業技術學院經營管理目標。

3.提高管理人員的專業水平

檔案管理工作與學校管理有著密切的關系，滲透到學校管理的方方面面。這是由于學校管理的各項活動都需要以檔案的形式進行整理。因此，學校需要設立獨立的檔案管理部門，提高檔案管理人員的專業水平，在工作中不斷的學習，適應學校教學科研工作的需要。同時，現代化技術的應用也對檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求，需要檔案管理人員能夠學會相關軟件的操作，能夠靈活運用計算機。因此，學校需要開辦相應的培訓班，通過專家進行業務培訓，也可以與其他高等職業技術學院進行交流，開發檔案資源共享平臺，從而提高檔案資源的利用率。

4.加強檔案管理的信息化建設

檔案管理信息化建設是指利用現代信息技術對學校現有文字、圖像、視頻等檔案信息進行整理歸納，包括教師的課件、專業題庫、課堂筆記、科研成果以及師生信息等方面的信息，并建立相應的數據庫，從而為學校的教學、科研工作提供支持，最大限度的提高檔案資源的利用價值，從而實現檔案管理在推動高等職業技術學院發展中的作用。

三、結束語

檔案管理是高等職業技術學院管理的重要內容，需要重視檔案管理工作，從而更好地為學校教育活動提供支持。

參考文獻

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