新時(shí)期加強(qiáng)基建檔案管理的途徑探討

王洋

摘要：在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，基建工作逐步受到了政府部門的高度重視，各單位基礎(chǔ)建設(shè)工程的順利進(jìn)行需要有完整的基建檔案支持。由此可見加強(qiáng)基建檔案管理工作意義重大。但是很多單位在基建檔案管理中還有很多問題，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)引起高度重視，為基建檔案管理提供更多支持。本文將通過分析基建檔案管理存在的問題，提出了新時(shí)期加強(qiáng)基建檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;基建檔案;管理

在基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)中將形成大量的文件資料，不僅保存價(jià)值極高，也為今后基建工作的開展提供了可靠支持。在單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中主要包括立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工監(jiān)理以及竣工驗(yàn)收等內(nèi)容，形成的資料信息通過圖文、聲像等形式進(jìn)行儲(chǔ)存，載體種類較多?；n案管理作為單位建設(shè)與發(fā)展中的重要內(nèi)容，需要不斷改進(jìn)工作方法，保證基建檔案管理工作水平不斷提升，發(fā)揮出在整個(gè)工程建設(shè)中應(yīng)有的作用。

一、加強(qiáng)基建檔案管理的重要性

基建檔案可以將整個(gè)基建工程建設(shè)情況反映出來，是工程建設(shè)與項(xiàng)目管理中的重要組成部分，包括基礎(chǔ)工程項(xiàng)目各方面信息資料，也能夠?yàn)榻窈蠊こ淌鹿试?、?zé)任認(rèn)定、工程竣工驗(yàn)收和日后管理維護(hù)以及擴(kuò)建修改等提供全面、完整的數(shù)據(jù)資料，有著真實(shí)性、綜合性以及準(zhǔn)確性等特征。對(duì)單位基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)來說，一般包括設(shè)計(jì)勘測(cè)、立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、施工監(jiān)管以及竣工驗(yàn)收等內(nèi)容，對(duì)基建檔案管理工作來說，主要是對(duì)各環(huán)節(jié)的如實(shí)記錄，形成相應(yīng)的文件資料。將各環(huán)節(jié)管理工作做到位，為基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的正常開展創(chuàng)造更加有利的條件。

二、基建檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

基建檔案管理工作，有著較強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)。由于當(dāng)前很多檔案管理人員實(shí)際操作能力不強(qiáng)，造成基建檔案資料收集不夠及時(shí)與規(guī)范，為今后的查詢與利用帶來了不利影響[1]。因?yàn)樗枷肷洗嬖诤鲆?，所以基建檔案管理職責(zé)也未真正落實(shí)，在發(fā)生問題后不能第一時(shí)間追究先關(guān)人員的責(zé)任。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中人員流動(dòng)性很強(qiáng)，將導(dǎo)致基建檔案管理工作發(fā)生脫節(jié)的問題，各部門溝通交流不暢，也嚴(yán)重影響了基建檔案記錄的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）檔案管理流程不科學(xué)

很多檔案管理人員忽視了基建檔案管理工作，對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不到位，由于存在延期歸檔的現(xiàn)象，經(jīng)常造成基建項(xiàng)目很多環(huán)境在資料整理上發(fā)生紕漏。同時(shí)在搬遷、改建等不可抗因素等影響下，基礎(chǔ)項(xiàng)目工程建設(shè)中也容易出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)行。一些檔案管理人員對(duì)中后期施工監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等過程中形成的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理，對(duì)前期設(shè)計(jì)勘察、投標(biāo)立項(xiàng)過程中的文件資料收集不夠重視，這樣也引起了基建檔案不完善的問題。

（三）檔案管理制度不完善

由于基建檔案管理缺乏規(guī)范的流程，導(dǎo)致基建檔案管理上顯得不夠標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，也造成了基建檔案管理工作水平的降低。因?yàn)轫?xiàng)目參建單位也比較多，在基建檔案管理過程中很難將操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一下來，在歸檔格式上存在較大差異，基建檔案質(zhì)量也不達(dá)標(biāo)，為今后基建檔案的查詢與利用帶來了不利影響。此外，由于基建檔案管理制度不完善，也無法將工作人員的職責(zé)明確下來，也讓基建檔案管理效率的提升遇到了阻礙。

三、新時(shí)期加強(qiáng)基建檔案管理的策略

（一）增強(qiáng)基建檔案管理意識(shí)

為了提升基建檔案管理工作質(zhì)量與水平，要做好基建檔案管理宣傳工作，讓更多人都認(rèn)識(shí)到基建檔案所發(fā)揮的重要作用，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要與工程人員形成工程，采取有效措施促使基建檔案管理水平不斷提升。基建檔案管理工作內(nèi)容較多，與建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位以及檔案管理部門密切相關(guān)，這需要各方都積極參與起來，給予基建檔案管理工作更多的支持與配合。同時(shí)檔案管理人員也要提高重視程度，規(guī)范操作，保證基建檔案管理成效實(shí)現(xiàn)提升。

（三）優(yōu)化檔案管理流程規(guī)范

檔案管理人員應(yīng)該從基建檔案管理流程出發(fā)，認(rèn)真開展整理工作，要及時(shí)進(jìn)行歸檔，完整進(jìn)行收集，并提升整理的規(guī)范化水平[2]?；n案在整理、組卷、編目、保管以及利用上都要有制度進(jìn)行約束，各參建單位必須將自身職責(zé)履行到位，認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)操作流程。檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合基建檔案具體類型，加強(qiáng)收集與歸類公眾，不斷優(yōu)化檔案管理流程，保證基建檔案管理效率實(shí)現(xiàn)提升，為今后的有效應(yīng)用創(chuàng)造良好條件。

（三）完善基建檔案管理制度

在基建檔案管理中應(yīng)該從實(shí)際情況出發(fā)，主動(dòng)引進(jìn)國外的成功做法，不斷完善基建檔案管理制度，并采取科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量管理體系[3]。我們要從基建檔案管理要求出發(fā)，充分考慮到基建工程項(xiàng)目實(shí)際特點(diǎn)，安排專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)基建資料的收集與整理工作，要將具體的職責(zé)明確下來，并注重各部門之間加強(qiáng)交流與合作，逐步形成完善的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。基建檔案管理工作環(huán)節(jié)眾多，需要在前期設(shè)計(jì)勘察、立項(xiàng)投標(biāo)、施工階段以及竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)做好資料檔案收集與整理工作。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)

在基建檔案管理工作中，要想保證更快規(guī)范和科學(xué)開展，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)，讓他們通過培訓(xùn)與教育，掌握更多新的工作技能，也熟悉相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，防止在具體工作中發(fā)生問題。單位要配置更多專業(yè)水平較高的檔案管理人才，對(duì)此單位應(yīng)采取培訓(xùn)、講座等多種學(xué)習(xí)方式，促使檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力實(shí)現(xiàn)提升。此外，還應(yīng)該維持檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性，從而全面掌握項(xiàng)目實(shí)施動(dòng)態(tài)，掌握基建檔案材料的流向，保證重要基建檔案資料的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性，更好的發(fā)揮出促進(jìn)單位建設(shè)與發(fā)展的作用。

四、結(jié)語

總之，基建檔案可以將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作具體情況反映出來，在基建工程項(xiàng)目管理中占有重要地位。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，基建工程項(xiàng)目受到了政府部門的高度關(guān)注，單位領(lǐng)導(dǎo)也要提高對(duì)基建檔案管理的重視程度，不僅要增加資金投入例如，也要完善各項(xiàng)規(guī)章制度，并培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才。這樣才能保證基建檔案管理水平實(shí)現(xiàn)提升，為單位建設(shè)與發(fā)展提供更加可靠的參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉曉慧.現(xiàn)代信息技術(shù)在基建檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案時(shí)空，2019 （02）：32-33.

[2]王淼.大數(shù)據(jù)背景下基建檔案建設(shè)分析[J].城建檔案，2019 （01）：23-24.

[3]陳麗華.新常態(tài)下基建檔案管理策略分析[J].城建檔案，2018 （12）：82-83.