論人事檔案管理工作的分析與研究

石泉

【摘 要】隨著社會的發展，人事檔案的作用日益突出。人事檔案是人事工作中重要的原始記錄和干部歷史情況的直接反映，是干部考核、任用、提拔、等多項工作的重要依據。這就要求人事檔案全面、真實、完整，從而使人事檔案充分發揮作用，而這就要靠科學的人事檔案管理，也是當前人事檔案管理工作的首要任務。

【關鍵詞】人事檔案；管理；問題及對策

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中的形成的，記述和反映個人經歷和德才的表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。人事檔案是人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。如果人事檔案缺失，就會影響職稱評定、考研政審、勞動保險及日后的離退休手續辦理，也會影響今后各單位選拔、任用、考核。人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業管理內容和要求的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

一、當前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）意識淡薄重視程度不高

在人事檔案管理過程中，人們對人事檔案管理工作的意識淺薄，以為就是對人事檔案的簡單保管，只要不丟失能夠隨時查閱就可以了，通常對人事檔案管理工作都持一個冷漠的態度，很多單位也因此減少對人事檔案管理人員的配備，減少對人事檔案管理工作所投入的資金，導致了人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發展。

（二）管理制度不規范不健全

人事檔案的管理制度，收集、整理、編目等檔案的整理規范不健全，人事檔案管理工作沒有制度的制約，沒有規范所遵循，人事檔案管理質量自然就難以保證。例如，人事檔案收集歸檔工作制度不健全、執行不嚴格，往往造成收集歸檔工作被動、不及時。干部檔案材料需統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料，以及對那些不規則破損，卷角褶皺的材料，都要進行技術加工，折疊，剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有a4紙規格的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》、《晉升職稱審批表》、《先進工作者呈報表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地，漫無邊際”，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

（三）信息化管理程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案已經普遍采用信息化手段來進行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進的技術手段還沒有被使用，計算機技術還沒有在事業單位人事檔案管理工作中廣泛地運用，不利于提高人事管理效率，同時也造成一定的人事檔案管理資源的浪費。

（四）管理人員綜合素質不高

人事檔案管理人員的綜合能力是影響檔案管理工作開展的重要因素。隨著信息時代的發展，很多單位部門的人事檔案管理也在逐漸向信息化、現代化發展，對人事檔案管理人員的素質同樣提出了更高的要求。但在人事檔案管理的過程中，人事檔案管理人員的業務技能、職業道德素養等都還有待進一步提高，比如有的工作人員不能對各種計算機技術進行有效地利用，不能對人事檔案管理模式進行改進等，都會影響人事檔案管理工作的效率。

二、加強人事檔案管理工作的對策

保守檔案機密，對人事檔案進行妥善的保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。在檔案的保管與利用上是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

（一）重視人事檔案管理工作

隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立人事檔案管理工作領導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決；建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案管理工作的有序開展。

（二）建立健全人事檔案管理制度

人事檔案部門要制定有關人事檔案管理的制度，實行責任追究制，將責任分解到具體管檔人員，保證工作質量，明確每一級負責人與管理人員的工作責任任務，并列入個人考核中，以促進人事檔案管理工作的發展。同時，要定期檢查人事檔案歸檔工作，在錄入人事檔案時遵守制度與規范，以保證人事檔案材料的準確與完整，維護人事檔案的真實性與嚴肅性。形成材料歸檔制度，新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

（三）加大人事檔案管理的信息化建設力度

加大資金投入，建立并完善人事檔案信息數據庫，利用人事檔案信息資源完成各種人事相關工作，并能夠更好地進行日常管理。要不斷摸索人事檔案應用軟件與實際工作的結合點，利用計算機應用技術研發更完善的數據庫，建立更加可行的檔案信息系統，強化數據的再分類、再提取、再分析、再加工，提高人事檔案數據的實用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率與人事檔案內容的質量。增加人事檔案的內容，尤其是增加反映個體特點，業績和誠信方面的有效內容，是實現人事檔案信息開發利用的前提條件，采取建立人事檔案信息數據庫，全文數據庫，人事檔案，信息服務網絡和建設人才開發的權威機構等措施，開發人事檔案信息資源，實現人事檔案工作的現代化管理，最終實現把人事檔案中心建設成為當地的人才信息基地，黨和政府實施人才工作決策的參謀部，以及進行人才預測開發的權威機構的目標，為人才的優化配置和合理流動發揮積極的作用。

（四）提高人事檔案管理工作人員素質。

為適應工作發展，人事檔案管理部門要不同程度地引進相關專業人才，對已有的人事檔案管理人員進行全面培訓，學習人事檔案管理工作的專業知識，積累管理經驗，提升管理水平。同時，人事檔案工作人員要不斷熟悉管理業務，加強學習，在工作實踐中逐漸成長為既懂得管理知識，又掌握信息化技術和信息化應用管理技術的復合型人才，成為人事檔案管理工作的行家里手。

三、結語

人事檔案管理工作對單位的發展具有十分重要的意義。隨著市場經濟的快速發展，在當前的經濟發展過程中，人力資源成為單位發展的核心競爭力，越來越多的單位對人事檔案管理工作的重視程度都在逐漸提高。因此，更需要我們創新工作思路，不斷提高人事檔案管理工作的質量，管理好、利用好人事檔案，為促進人才資源開發和促進和諧社會建設的全面發展更好地服務。

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