對機關檔案工作者綜合素質提升的思考

蘭菊慧

【摘 要】機關檔案管理在機關發展過程中發揮著重要作用，特別是在當前網絡高速發展的大數據時代，機關檔案管理的內涵向更廣、更深的方向延伸，與此同時，新的歷史時期對機關的檔案管理工作者提出了更高的要求，不僅要求其具備扎實的理論知識基礎，還要求其具備精湛的業務技能與較高的業務素養。一個單位檔案管理工作水平的高低與其檔案管理工作者綜合素質的高低整正比。

【關鍵詞】機關檔案；綜合素質；提升

一、機關檔案管理發展方向

（一）信息化

隨著信息時代的到來，機關各項工作越來越多地運用到網絡和電腦，人們對信息數據資源的關注度格外高漲，這種熱情進一步推動了大數據快速發展，檔案管理各階段也從傳統的檔案室轉到外圍空間。將來大眾對檔案的關注不再局限在管理和保管上，更多是對檔案管理工作進行創新、利用、傳播和開發。除此之外，檔案信息的種類也比較繁多，信息化發展是其必然趨勢，這既保證了檔案管理工作高效高質發展，也使檔案管理及利用更加快捷、便利、多樣。

（二）資產化

當今社會，知識管理已成為機關管理的新方向，對機關而言，知識是其發展的動力和根源，是為機關創造無限價值的無形資產。站在知識資產的角度來分析機關檔案管理，其記錄的是機關在各個歷史時期所形成的的社會、政治、經濟、文化方面的活動，包含了機關核心技術和信息，是機關日常工作存儲的“精華”，因此，這部分檔案很多都是機關知識資產的一部分。比如常見的有科技檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等。所以，立足今后發展方向來看，知識管理水平將會在很大程度上決定機關檔案管理水平，知識管理將會對檔案利用效率、提升機關競爭力等方面提供強有力的支撐。

（三）人文化

機關檔案的實質也是一種文化，其不但對機關的發展痕跡進行記載，還和機關文化建設方向一致。基于機關的文化建設看，不難發現機關檔案記錄了其重要歷史發展的整個過程，并且以文字記錄的形式加以保存，為社會、國家乃至個人都提供了十分珍貴的原始資料，讓機關各個歷史時期有跡可循。檔案切實記錄了機關整體運行和文化建設，這體現了機關文化儲存的主要形式，反映了機關的整體形象。例如，機關大量的檔案信息資源，不僅向社會展示出整個機關單位的奮斗歷程，還能幫助梳理機關規章制度，策劃機關整體形象，進而促進機關文化建設。機關檔案文化建設是機關發展的客觀要求，也是其增強自身軟實力、提高檔案工作管理水平的重要途徑。

二、檔案管理人員的素質現狀

當前，檔案行業的發展呈現出一系列新趨勢、新方向，在這樣的大環境下，檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來。如部分檔案工作者綜合素質不高、對機關整體發展中出現的新問題，應對解決能力薄弱，提供檔案利用服務的水平較低，大部分停留在低層次的應付程度上。

（一）專業水平有待進一步提高。長期以來，社會上對檔案管理工作的認識普遍停留在表象，認為該工作清閑、安逸，沒有太多技術要求可言。許多機關單位在人員配置上考慮不周，出現部分從事檔案工作者文化程度低、專業不對口、臨時兼任、無證上崗及零基礎知識等問題，導致這些機關在檔案管理工作中，出現了檔案歸檔程序不規范、檔案鑒定不準確、分類不正確、脫離機關實際需要、檔案編號編排不合理、檔案標題書寫錯誤、檢索效率低、檔案內容沒有利用價值等現象。檔案管理是一項綜合性很強的基礎管理工作，它涉及了較為廣闊的知識領域，尤其是網絡信息的快速發展，網絡技術進一步延伸，促使檔案工作各個領域也得到現代化發展，這也就要求檔案工作者不斷提高自身綜合素質，適應時代的發展需要。

（二）觀念陳舊，不適應時代的需要。部分檔案工作者對信息時代以計算機技術、通信技術、信息存儲技術為代表的新知識、新技術、新方式產生了一種巨大的心理壓力。有的望而卻步，怕字當頭，怕趕不上、怕不適應、怕被淘汰，恐懼感應由而生；有的因循守舊，用老陳舊觀念看待發展，對新領域、新方法無法接受，甚至產生抵觸的情緒；有的目光短淺，看問題片片面，無法以全新視野審視自己的想法觀念，做不到及時調整角色定位，導致角色扮演失調。

偏頗的認識、陳舊的觀念，導致行為上的梗阻。究其原因，首先，有的機關領導檔案意識比較淡薄，對檔案管理工作重視度不夠，認為檔案工作人員相當于一個單位“倉管員”的角色，未能認識到從事檔案工作的人員必須具備較高的綜合素質和較強的專業基礎。有的機關領導只重視在位期間單位創造的業績，重視對財務、工程等部門的專業技能培訓，忽視了檔案工作人員的繼續教育培訓，對檔案工作人員的職業規劃沒有給與足夠的支持。再者，機關單位對檔案工作的資金投入力度不足，直接導致檔案管理設備得不到及時更新，檔案工作采取的技術遠遠落后于同類部門。其次，部分檔案工作人員沒能清楚認識到自身面臨的巨大挑戰，有的滿足現狀，因循守舊，不僅不懂得接受新知識、新理念、新技術，還缺乏主觀能動性，不愿花時間和精力來整合提高新的技能。

三、提升機關檔案工作者綜合素質的可行途徑

（一）組織開展形式多樣、針對性強的學習培訓，促進機關檔案工作者的專業技術水平得到提高

結合當前的工作實際，各機關單位在以往零星學習培訓的基礎上，要努力尋找培訓的新途徑，完善培訓機制，創新培訓方法，助力機關檔案工作人員充實自身的專業知識。比如，加強與其他機關檔案工作者的交流，建立工作交流群，分享工作經驗，發揮集體力量，共同解決檔案工作的新問題。

（二）多措并舉，提升機關檔案工作者對檔案管理工作的重視

由于主客觀原因的制約，機關檔案管理部門往往被認為是清水衙門，檔案管理工作呈被“邊緣化”“孤立化”，收獲的關注度大大不足。因此，檔案工作者應付式處理檔案管理工作的情況較為普遍，導致有的機關檔案管理工作混亂不堪，甚至出現檔案丟失的現象。針對此種情況，機關應建立健全檔案工作人員相關的規章制度，明確責任，并付諸實施。

（三）檔案工作者要有高度的責任感，并充分認識自身工作的重要性，著重提升自身綜合素質

檔案工作者要充分認識到檔案管理工作的重要意義，主動學習，積極參與各類檔案繼續教育培訓，積累牢固的基礎理論知識，掌握最先進的業務技能，通過科學、便捷的管理方法，不斷提高工作效率，進一步提升服務質量。同時，還要著重認真學習《中華人民共和國檔案法》、《保密法》等法律法規知識，避免缺乏法律意識而違法違規。

（四）加強軟件、硬件設施建設，提高檔案信息化管理水平

全面實現專人、專室、專柜管理以及檔案管理的信息化全覆蓋是機關檔案管理工作的最優狀態。但從現階段的情況來看，實現這種最優狀態仍需要做更多的準備。目前，機關檔案工作者可以從加強崗前培訓和在崗教育提升工作技能。檔案室（館）內使用的電腦要加裝安全防護軟件，配備專用電腦，禁止連接外網，同時配備齊全的檔案硬件設備，努力實現檔案信息化、安全化管理。同時，加強機關檔案工作“軟實力”建設，購買并合理使用專用的檔案管理軟件，將檔案基本信息按照密級進行信息化管理，加強保密工作，進一步促進檔案管理科學化、信息化水平。

【參考文獻】

[1]張艷. 提高檔案人員素質 為現代機關服務[J]. 中國管理信息化，2016，19（09）：196-197.

[2]吳京. 論知識管理時代機關檔案工作者應具備的素質[J]. 科技創新導報，2016，13（12）：113-115.