圖書情報檔案信息一體化管理探究

孫東淵

摘 要：信息時代的大趨勢使得信息技術滲透到社會生活的方方面面，同時也引起了各行各業的重大變革。從圖書情報檔案信息管理工作的實踐來看，信息時代的新變革對傳統的管理模式提出了新挑戰，也為創新管理途徑、提升管理實效創造了廣闊的發展空間?？梢哉f，圖書情報檔案信息一體化管理已經成為行業參與者關注的重點問題。本文首先對于一體化管理在圖書情報檔案信息中的應用進行了必要性與價值分析，與傳統的管理模式存在的不足形成對比，力求為國企在信息時代的圖書情報檔案信息一體化管理工作提供參考。

關鍵詞：圖書情報檔案信息；一體化；管理分析；路徑參考

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.11.187

一體化管理應用于圖書情報檔案信息已經是信息時代的必然趨勢，其利用了高精度、高效率的現代信息技術的優勢，打破了傳統管理模式下的時空壁壘，大大提升了圖書檔案信息資源的管理與利用效率。當前國企中，由于一體化管理起步較晚，因此圖書情報檔案信息一體化管理仍然需要深入的研究與探索，以實現對傳統模式的改進，適應信息時代的發展要求，更好地完成對圖書、檔案、信息三方資源的優化利用。

1 一體化管理應用于圖書情報檔案信息的必要性與價值

在當前信息膨脹、更新速度極快的時代背景下，圖書情報檔案信息管理的難度更隨之提升，計算機信息網絡系統的引入可以有效解決當前信息冗雜、分類混亂、無用信息摻雜的現實情況，為圖書、情報、檔案三方面的多樣內容融合成為新的大門類創造了條件。

從微觀層面的組織來看，圖書、情報、檔案在企業中處于輔助性的職能地位，尤其對于市場競爭激烈、業務更新速度快的企業來說，很難將圖書、情報、檔案管理作為企業的核心工作，這也就決定了配置給其的人力資源、物質資源相對有限。因此，企業要想做好圖書、情報、檔案的管理工作，讓其成長為助推企業發展的強大輔助力量，就必須堅持高效率的基本原則，而三者的一體化管理正是契合了這一現實要求，可以為企業降低管理成本、增強管理失效提供動力。除此之外，現代化的市場競爭要求企業能及時把握豐富的理論信息及動態資源，這就要求企業要占領高效、充實的信息管理的高位，可以說，圖書情報檔案一體化管理已經成為新時期企業發展的重要命題。

2 傳統模式下圖書情報檔案信息管理的缺陷及不足

在傳統模式下，圖書情報檔案信息管理的主要問題為效率的低下，很難滿足信息資源豐富、更換速度日益提升的現實要求。這一問題根源于信息管理尤其是圖書情報檔案信息管理本身所面對的規模龐大、內容復雜的資源，也源于傳統模式忽視了效率管理的高要求。在現代社會，一項信息資源是否能被有效利用，往往取決于在獲取及攝入這一資源時的難度與復雜程度，這一現實要求使得傳統模式下圖書情報檔案信息管理暴露出落后的一面。另一方面，傳統模式下圖書情報檔案信息管理過于強調方向的割裂，而事實上很多時候獲取及利用信息資源需要綜合調動多方面信息的聯系效應。以一項科研任務為例，豐富多樣、涉及廣泛的文獻資料均是其參考研究的一部分，要想完成一項滿足科研要求的項目就必然要盡可能調動豐富的研究成果與學術信息資源、情報信息、檔案資料，但傳統模式下的圖書情報檔案信息管理忽略了這一具體問題，并沒有針對此作出有效性及提升利用程度的對策研究。也可以說，一體化管理正是對這些現實情況的有效呼應。

3 一體化管理滿足圖書情報檔案信息管理要求的具體方式

3.1 實行“實體分別整理保管、信息統一開發利用”管理模式

圖書、情報、檔案三者是有機聯系的，但是從其本質上來說，三者又存在著顯著的差別，因此，針對于圖書情報檔案信息一體化的管理必須充分結合三者的特點，采用針對性的方法進行綜合管理，這也是管理過程中必須遵循的客觀規律。從宏觀上來看，圖書、檔案、情報資料可劃入同一的高位類，即其屬于信息資源的范疇，而從細分視野來看，其在低位類上有各具差異。這就要求管理者必須采取綜合的管理手段：從整體管理視角來看，需要以低位類的不同特點為重要參考，選取多樣化的整理與保管手段；從實際使用角度出發，又要尊重其在高位類上的共同點，認識到其信息資源的重要作用，從而進行有效的一體化開發與利用。所謂“實體分別整理保管”模式，即要求在綜合性信息管理機構中，要盡可能確保三種信息資源的獨立性，從而根據其不同的業務特點進行分門別類?！靶畔⒔y一開發利用”則聚焦于整合效應，在集成思想的引領下充分發揮好現代信息技術的整合作用，避免三者的相互割裂，為一體化管理信心系統的構建注入活力，也向使用者展現一個綜合開發、高效利用的集成信息服務窗口。

3.2 集成圖情檔一體化系統和企業各信息管理系統，實現知識管理目標

在知識經濟的時代背景下，企業要想提升管理水平與綜合實力，在激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須做好知識管理目標的貫徹與落實。如何挖掘好圖書情報檔案資源的深刻價值、綜合已有的顯性認知、從而形成企業深厚的知識力量已經成為企業管理者必須關注的重要命題，把握好企業顯性知識與隱性知識的有機聯系、促進二者的靈活轉化也成為企業圖書情報檔案信息一體化管理水平的重要評價標準。企業可以以一體化管理系統為基礎，整合數字化的圖書、檔案及數據庫資源，利用好企業的各種現代業務信息管理系統（如 PDM、ERP、OA、MES系統），以多樣化、高水平的現代信息技術為輔助動力，利構建以企業各 PC 端口為信息末端、以各業務信息系統為流通平臺與知識收集匯總平臺、以數字圖書館和數字檔案館各專業數據庫為知識倉庫，讓企業在走在知識水平、技術能力、理念創新的前列，從而為企業核心競爭力的提升打下堅實基礎。

4 結束語

圖書情報檔案信息管理一體化已經成為信息時代的大勢所趨，這也要求行業參與者不斷提升信息資源管理水平，不斷推動信息資源的優化利用，創造出更加先進、更具有創新價值的管理路徑。

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